Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイルを確認し、内容を転記してメールで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
手作業による転記ミスや対応漏れは、業務の信頼性にも関わる重要な課題です。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで即座に送信するため、こうした一連の業務を自動化し、課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで受け取った書類の内容確認や転記作業に追われている業務担当者の方
• 書類の処理から関係者へのメール連絡までの一連の流れを効率化したいと考えている方
• 手作業による転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 書類のアップロードから内容の読み取り、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるデータの転記ミスやメールの宛先間違い、送信漏れなどのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、読み取った情報を本文に含めてメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいファイルのIDを任意で設定してください。
• AI機能のOCR設定では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、読み取り言語などを任意でカスタマイズしてください。
• Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、メール本文の内容などを任意で設定してください。

■注意事項

• Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。