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組織変更のたびに、コラボフローのグループ情報を手作業で更新する業務に追われていませんか？
「手作業による設定ミスで承認フローが滞ってしまった」など、グループ情報のメンテナンスは、正確性が求められる一方で非常に手間のかかる作業です。
もし、Googleスプレッドシートにまとめた最新のユーザーリストを基に、コラボフローのグループ情報が定期的に自動で更新される仕組みがあれば、こうした面倒な作業から解放され、常に正確な情報に基づいたスムーズなワークフロー運用を実現できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、定型的な更新作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはコラボフローのグループ情報を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
コラボフローのグループ情報を定期的に更新する際、人事異動や組織変更のたびに手作業で対応していませんか？
件数が増えるほど作業は煩雑になり、入力ミスや更新漏れのリスクも高まります。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートの情報を基に、コラボフローのグループ情報の一括更新を自動化できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コラボフローのグループ情報を定期的に更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にGoogleスプレッドシートの情報を基に、コラボフローのグループ情報を一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[コラボフロー]/[Google スプレッドシート]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
コラボフローのグループ情報を定期的に更新する際、人事異動や組織変更のたびに手作業で対応していませんか？
件数が増えるほど作業は煩雑になり、入力ミスや更新漏れのリスクも高まります。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートの情報を基に、コラボフローのグループ情報の一括更新を自動化できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：コラボフローとGoogleスプレッドシートをマイアプリ連携
1.コラボフローのマイアプリ登録にはAPIキーが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得してください。詳しい取得方法はコラボフローのREST API クイックスタートからご確認ください。
2.右上の検索窓からコラボフローを検索してください。
コラボフローを選択できたら、アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
コラボフローのグループ情報を定期的に更新する際、人事異動や組織変更のたびに手作業で対応していませんか？
件数が増えるほど作業は煩雑になり、入力ミスや更新漏れのリスクも高まります。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートの情報を基に、コラボフローのグループ情報の一括更新を自動化できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
あらかじめ平日の９時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定することもできます。
詳しい設定方法はスケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：複数のレコードを取得する設定
フローに戻り、「複数のレコードを取得する」のアイコンをクリックします。
なお、今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを使用します。
事前に対象となるGoogle スプレッドシートを準備しておいてください。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
まず、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。
取得したいレコードの条件を設定します。
条件の内容は業務フローにあわせてカスタマイズしてください。
今回は、Google スプレッドシートで変更した親グループコードをコラボフローに反映することを想定し、「ステータス 等しい 変更」と設定にしました。
設定ができたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、取得した値にGoogle スプレッドシートで取得した情報が追加されます。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、繰り返し変更されたデータを取得したいので、以下のように設定しました。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：コラボフローのグループ情報を更新する設定
フローに戻り、「グループ情報の更新」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
インスタンス名は赤線の説明を参考に入力してください。
グループコードやグループ名、親グループコード、グループの説明は取得した値から設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
なお、今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←繰り返し処理のアウトプットを設定してください」など矢印以降の補足は削除して設定してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
コラボフローを確認すると調達部が営業部の傘下にはいったことがわかります。
ステップ7：レコードを更新する設定
フローに戻り、「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるのでステップ４で連携したスプレッドシートを候補から選択してください。
更新したいレコードは先ほどまで「修正」だったステータスを「修正済み」に変更したいので、以下のように設定しました。
変更を加えたくない場合は空白のまま「テスト」をクリックします。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
Google スプレッドシートを確認すると、ステータスが「修正済み」に変更されています。
(実際にフローを稼働すると、下記のように該当する分のレコードが更新されます。)
ステップ8：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
お疲れさまでした。
これでフローは完了です！
申請が行われたり、承認が完了したら、タスクを自動追加、チャットツールへ通知、帳票を出力しクラウドストレージに自動アップロード、レコードを更新します。
また、外部システムでの情報更新やユーザー登録をトリガーに、ワークフローシステムへ申請したり、ユーザー情報を自動登録することも可能です。
申請から後続タスクへの連携をスムーズにし、文書管理や情報転記の手間を解消します。
■概要
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaで取引先の案件管理を行なっている方
・営業担当やアシスタント
・案件チームのリーターや責任者
2.コラボフローで帳票類の発行を簡単に行いたい方
・業務自動化を目指している事務職員
・月末処理に活用している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
帳票類の作成をするためには多くの確認事項や入力項目があり、素早くミスなく作成することはとても困難なことです。
更に帳票作成の依頼者と作成者が違う場合はより一層注意が必要になり、手作業の場合は確認や訂正作業が何度も発生します。
入力の手間をなくし、帳票類の作成を登録してある内容を引用て自動で申請を完了したいと思う方にこのフローは最適です。フローを使用することで、Mazricaの登録内容を指定の箇所に入力し、自動で見積書を申請できます。
■注意事項
・Mazrica、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローボットです。
ステータスが更新されたレコード情報を取得して、コラボフローで申請書を自動的に申請します。
kintoneとコラボフローを連携して利用したい場合などにご活用ください。
■注意事項
・kintone、コラボフローそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Excelとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Microsoft Excelのレコードと連携させたい方
・承認完了後のMicrosoft Excelレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにMicrosoft Excelに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Microsoft Excelのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がMicrosoft Excelにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとMicrosoft Excelの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が行われたらGitHubにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・承認プロセスを自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.GitHubによるタスク管理を行う企業
・Issues機能を使ってタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務内容に合わせてフローを作成することで、変化の大きいビジネス環境に対応することができます。
さらにGitHubを併せて活用することでタスクが可視化され、チーム内への円滑な情報共有を行います。
しかしコラボフローの内容をGitHubにタスクごとに手入力することは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
チーム内への情報共有をスピーディーに行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで即座にGitHubにタスク追加を行い、素早い情報共有を行います。
また入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Trelloによるタスク管理を行う企業
・チームでプロジェクトを管理している部門の担当者
・チームメンバーでタスク共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務プロセスの可視化により透明性が高まり、業務進行をスムーズにするアプリです。
さらにTrelloを併せて活用することでプロジェクトの進捗を視覚的に把握することができます。
しかしコラボフローの内容を毎回Trelloに手作業で入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを活用することで自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
また内容を引用することで情報の正確性を保ち、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・コラボフロー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google Workspaceとコラボフローの両方にユーザー情報を手作業で登録するのは手間がかかる、といった課題はありませんか。このワークフローを活用することで、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、コラボフローへのユーザー情報登録が自動で実行されます。コラボフローとAPI連携することなく、手作業による二重入力の手間やヒューマンエラーを解消し、アカウント管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft Teamsでの情報共有は活発に行われる一方で、特定の投稿内容をもとにコラボフローへ手作業でユーザー情報を登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による入力ミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があった際に、コラボフローへのユーザー情報追加を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にSlackに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のチャンネルを設定します。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとSlackそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
■概要
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで、承認漏れや業務ミスを防ぐことができるアプリです。
さらにAsanaを併せて活用することで、タスクの管理精度を向上させます。
しかしコラボフローの内容をAsanaに手入力してタスク追加することは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
作業にかかる時間を省いて、コア業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで、手入力の手間を省きタスク追加を自動で行うことができます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務の効率化につながります。
■注意事項
・コラボフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
コラボフローのグループ情報更新を自動化することで、これまで組織変更のたびに手作業で行っていた面倒な更新作業の手間を削減し、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純な更新作業から解放され、常に最新の組織情報に基づいた正確なワークフローを維持できるため、より重要なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：データ不備などで更新が失敗した場合どうなりますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
Q：Google スプレッドシート以外のマスタからも更新できますか？
A：
はい、可能です。
今回のフローを修正する場合は、Google スプレッドシートのアクションを削除し、「+」からご利用のアプリを追加・連携してください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリから確認できます。
Q：定期実行だけでなく、手動で即時実行もできますか？
A：
はい、できます。
その場合、トリガーを一度削除し、手動軌道に変更してください。
