■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、JUST.DBに契約情報を手作業で転記・更新していませんか？ この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、JUST.DBのレコード情報を自動で更新できます。契約管理に関する一連の業務を効率化し、正確なデータ管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとJUST.DBを併用し、契約情報の二重入力に手間を感じている方
- 契約締結後のデータ更新を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている法務・営業担当者の方
- データベースの情報を常に最新の状態に保ち、管理業務の属人化を解消したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了後に自動でJUST.DBの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約データベースの情報の正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとJUST.DBをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションと「文書詳細情報を取得する」アクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードを編集する」アクションを設定し、GMOサインから取得した情報をもとにレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- JUST.DBの「レコードを編集する」アクションでは、GMOサインから取得した文書情報の中から、どの値をJUST.DBのどのフィールドに更新するかを自由に設定可能です
■注意事項
- GMOサイン、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
