「名刺交換後のデータ入力、手作業でやるのは面倒…」「展示会でもらった大量の名刺、入力だけで一日が終わってしまう…」
そんなふうに、名刺情報の管理に追われ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
手入力によるミスや、担当者によって管理方法がバラバラになってしまい、必要な情報が探し出せない…なんて場面もありますよね。
そこで便利なのが、受け取った名刺をAIが自動でデータ化し、必要な情報を抽出して各種ツールへスムーズに連携できる仕組み！
今回のフローを活用すれば、これまでの手間やストレスから解放され、顧客への迅速なアプローチや、より戦略的な営業活動に時間を使うことが可能になるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。本記事を参考に自動化を導入して、名刺管理をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには名刺の画像データからAIが情報を読み取り、活用する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
Google Driveに名刺がアップロードされたらAIで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
名刺をGoogle Driveにアップロードした後、その情報を手作業で入力したり、関係者に共有したりするのに手間を感じていませんか。
また、これらの作業は重要な情報を取り扱うため、ミスなく迅速に行う必要があります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされると、AIが自動で文字情報を読み取ります。
さらに、その内容をSlackへ通知するため、手作業による情報共有の手間を省き、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで名刺を管理し、Slackで情報共有を行っている方
- 手作業での名刺情報入力や関係者への通知に非効率を感じている方
- AIを活用した名刺管理の自動化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺がGoogle DriveにアップロードされるとAIが情報を読み取りSlackに自動通知するため、これまで手作業で行っていた入力や共有の時間を短縮できます。
- 手作業による名刺情報の転記ミスやSlackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーとして、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。ここで、名刺画像がアップロードされる監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した名刺ファイルを取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルからAIが文字情報を抽出します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した名刺情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、名刺に記載されている会社名や氏名、メールアドレスなど、抽出したい情報を任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に選択できることに加え、前段のオペレーションでAIが読み取った名刺情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺情報をAIで読み取り、各種ツールへ自動連携する方法
名刺をスキャンしたり写真を撮ったりした後、その情報を手入力するのは時間も手間もかかりますし、入力ミスも起こりがちです。
しかし、AIを活用すれば、名刺の画像データから必要な情報を自動で読み取り、普段お使いのチャットツールやメール、データベースなどに連携することが可能になります。
ここでは、名刺管理を効率化する業務自動化テンプレートの具体的な例をご紹介！気になるテンプレートがあれば、気軽にクリックして試してみてください。
アップロードされた名刺情報をAIで読み取り、チャットツールに通知する
Google Driveのようなストレージサービスに名刺の画像ファイルがアップロードされるとAIが自動で文字情報を抽出し、その内容をSlackなどのチャットツールに通知することができます。
チーム内での迅速な情報共有や、対応漏れを防止しつつ、手作業での確認や転記の手間を大幅に削減できます。空いた時間を他のコアな業務に充てることができるため、業務全体の効率化にも期待できるでしょう。
Google Driveに名刺がアップロードされたらAIで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
名刺をGoogle Driveにアップロードした後、その情報を手作業で入力したり、関係者に共有したりするのに手間を感じていませんか。
また、これらの作業は重要な情報を取り扱うため、ミスなく迅速に行う必要があります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされると、AIが自動で文字情報を読み取ります。
さらに、その内容をSlackへ通知するため、手作業による情報共有の手間を省き、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで名刺を管理し、Slackで情報共有を行っている方
- 手作業での名刺情報入力や関係者への通知に非効率を感じている方
- AIを活用した名刺管理の自動化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺がGoogle DriveにアップロードされるとAIが情報を読み取りSlackに自動通知するため、これまで手作業で行っていた入力や共有の時間を短縮できます。
- 手作業による名刺情報の転記ミスやSlackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーとして、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。ここで、名刺画像がアップロードされる監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した名刺ファイルを取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルからAIが文字情報を抽出します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した名刺情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、名刺に記載されている会社名や氏名、メールアドレスなど、抽出したい情報を任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に選択できることに加え、前段のオペレーションでAIが読み取った名刺情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
アップロードされた名刺情報をAIで読み取り、メールで通知する
Boxなどのストレージサービスに名刺画像が保存されたタイミングでAIが情報を読み取り、抽出したデータをGmailなどのメールツールへ自動で送信することも可能です。
これにより、関係者への情報共有をスムーズに行い、名刺情報を速やかに活用できる体制を整えられるはず！
Boxに名刺がアップロードされたらAIで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Boxに名刺がアップロードされるたびに、内容を確認して手作業で関係者に情報を共有するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxへの名刺ファイルアップロードをきっかけに、AIが自動で文字情報を読み取ります。
さらに、その内容をGmailで自動通知できるため、情報共有の非効率を解消する有用ツールとなるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした名刺情報を手作業で確認し、Gmailで通知している方
- 名刺情報の入力作業の効率化と、ヒューマンエラーの削減を目指している方
- AI-OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用事例を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへの名刺アップロードから情報抽出、Gmailでの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による名刺情報の転記ミスや、Gmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確な共有に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされたら」といったアクションを設定します。
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた名刺ファイルをYoomに取得します。
- 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した名刺情報を含めて指定した宛先に通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、名刺画像の中から会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- Gmailで通知を送るオペレーションでは、固定のテキストだけでなく、前のオペレーションで取得した名刺情報などの変数を埋め込んでカスタマイズできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
アップロードされた名刺情報をAIで読み取り、データベースへ登録する
Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされた名刺の画像からAIがテキスト情報を抽出し、その結果をNotionのようなデータベースサービスに自動で追加・記録することもできます。
手入力による手間やミスをなくしつつ顧客情報の一元管理を実現し、常に最新の状態を保ったデータ整理をサポートします。
Dropboxに名刺がアップロードされたらAIで読み取り、Notionに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに名刺をアップロードした後、その情報を手作業でNotionに入力する手間を非効率だと感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxに名刺ファイルがアップロードされると、AI機能が自動で文字情報を読み取ります。
さらに、Notionのデータベースへ情報が自動で追加されるため、手作業による負担やヒューマンエラーを減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを利用して名刺情報を管理しており、手入力の作業を効率化したい方
- 名刺情報の入力におけるヒューマンエラーを削減し、データの正確性を高めたいと考えている方
- 営業や顧客管理の場面で、入手した名刺情報を迅速かつ正確に共有・活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの名刺アップロードからNotionへの情報登録までが自動化され、手作業にかかる時間を短縮します。
- AIによる文字認識と自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomの「マイアプリ」にてDropboxとNotionをそれぞれ連携します。
- トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象フォルダを指定します。
- 次に、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを選択し、トリガーで検知した名刺ファイルをダウンロードします。
- 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」を設定し、抽出した名刺情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、名刺ファイルがアップロードされる特定のフォルダを指定してください。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど、どの項目を抽出対象とするかを任意で設定可能です。
- Notionの「レコードを追加する」では、抽出した情報をNotionデータベースのどのプロパティに紐付けるかを詳細にマッピング設定できます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
アップロードされた名刺をAIで読み取り、Slackに通知するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Google Driveに名刺の画像ファイルがアップロードされた際に、AIがその情報を読み取り、抽出結果をSlackに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
このフローを活用すれば、名刺情報を手動で確認し、Slackに情報を入力する手間を省くことができますよ！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとSlackのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定とOCR・Slackのアクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
Google Driveに名刺がアップロードされたらAIで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
名刺をGoogle Driveにアップロードした後、その情報を手作業で入力したり、関係者に共有したりするのに手間を感じていませんか。
また、これらの作業は重要な情報を取り扱うため、ミスなく迅速に行う必要があります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされると、AIが自動で文字情報を読み取ります。
さらに、その内容をSlackへ通知するため、手作業による情報共有の手間を省き、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで名刺を管理し、Slackで情報共有を行っている方
- 手作業での名刺情報入力や関係者への通知に非効率を感じている方
- AIを活用した名刺管理の自動化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺がGoogle DriveにアップロードされるとAIが情報を読み取りSlackに自動通知するため、これまで手作業で行っていた入力や共有の時間を短縮できます。
- 手作業による名刺情報の転記ミスやSlackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーとして、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。ここで、名刺画像がアップロードされる監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した名刺ファイルを取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルからAIが文字情報を抽出します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した名刺情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、名刺に記載されている会社名や氏名、メールアドレスなど、抽出したい情報を任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に選択できることに加え、前段のオペレーションでAIが読み取った名刺情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google DriveとSlackのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Google Driveのマイアプリ登録】
検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
【Slackのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓にSlackと入力し、表示された候補から選択します。
アクセス権限許可画面が表示されるので、Yoomと連携するチャンネルをプルダウンから選択しましょう。最後に「許可する」をクリックして、連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録方法について、詳細はこちらをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Google Driveに名刺がアップロードされたらAIで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
名刺をGoogle Driveにアップロードした後、その情報を手作業で入力したり、関係者に共有したりするのに手間を感じていませんか。
また、これらの作業は重要な情報を取り扱うため、ミスなく迅速に行う必要があります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされると、AIが自動で文字情報を読み取ります。
さらに、その内容をSlackへ通知するため、手作業による情報共有の手間を省き、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで名刺を管理し、Slackで情報共有を行っている方
- 手作業での名刺情報入力や関係者への通知に非効率を感じている方
- AIを活用した名刺管理の自動化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺がGoogle DriveにアップロードされるとAIが情報を読み取りSlackに自動通知するため、これまで手作業で行っていた入力や共有の時間を短縮できます。
- 手作業による名刺情報の転記ミスやSlackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーとして、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。ここで、名刺画像がアップロードされる監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した名刺ファイルを取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルからAIが文字情報を抽出します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した名刺情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、名刺に記載されている会社名や氏名、メールアドレスなど、抽出したい情報を任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に選択できることに加え、前段のオペレーションでAIが読み取った名刺情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
最初の設定です！
まずはGoogle Driveに特定のファイルがアップロードされたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されますよ！
ここで設定したフォルダ内にファイルがアップロードされると、フローボットが自動的に起動するようになるため、名刺データをアップロードするフォルダを設定するようにしましょう。
設定が完了したら、動作チェックのためのテストを行います。
先ほど「フォルダID」に設定したフォルダ内に、テスト用の名刺画像をアップロードしてください。
今回は下記のような名刺画像をアップロードしました！
名刺画像のアップロードが完了したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードした名刺画像のファイル情報が、アウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
内容を確認したら、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
ステップ4：Google Driveのファイルをダウンロードする設定
続いて、ステップ3で取得したファイル情報を使って、ファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
先ほどと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、「ファイルID」をアウトプットから設定します。
入力欄を押すとアウトプットが表示されるので、「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」内にある、「ファイルID」を選択してください。
設定後は「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、テスト用にアップロードした名刺画像のダウンロードボタンが表示されます。
「ダウンロード」を押して、先ほどアップした名刺画像がダウンロードできていることを確認してみてくださいね！
確認したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
ステップ5：AIを使った文字の読み取り設定
ここではAIを使って、ステップ4でダウンロードしたファイルから文字を読み取る設定をしていきます。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください。
タイトルは任意で編集し、アクションは変更せず「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
次に詳細を設定していきます。
・ファイルの添付方法：ステップ4でダウンロードしたファイルを使用するので、下図のように設定してください。
・追加で抽出したい項目：デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」のテキストを読み取って抽出するように設定されています。
これらの項目以外にも抽出したい項目があれば、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
今回は「郵便番号」を追加してみました。
活用シーンに合わせて、自由に設定してみてくださいね！
・使用するAI：文字の読み取りに使用するAIを選択します。
デフォルトではClaude_v2が設定されていますが、お好みで選択してください！
・言語：ファイルから文字を読み取る言語を設定します。
日本語の名刺から文字を読み取る場合は「日本語」を、英語の名刺の場合は「英語」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、名刺画像からテキストデータが正しく抽出されたことを確認してください。
確認後は「保存する」をクリックしてくださいね！
ステップ6：Slackへの通知設定
最後に、ステップ5で抽出したテキストデータを使って、Slackに通知する設定です。
「チャンネルのメッセージを送る」をクリックしてください。
これまでと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、「投稿先のチャンネルID」を入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
ここで設定したチャンネル宛に、自動で通知が届くようになりますよ！
最後に、「メッセージ」に、通知内容を設定していきましょう！
「名刺をAIで読み取りました」など、毎回同じテキストを使用する定型的な文章は直接入力します。
「会社名」や「氏名」など、名刺画像から読み取ったテキストデータを引用する部分は、アウトプットを使って設定してくださいね！
設定完了後は「テスト」をクリックし、実際にSlackに通知が届いているかチェックしてみましょう！
確認後、「保存する」を押して設定完了です！
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Google Driveに名刺の画像ファイルがアップロードされた際に、AIがその情報を読み取り、抽出結果をSlackに自動で通知する」フローの作成手順でした！
OCR機能を使ったその他の便利な自動化例
こちらも様々なツールと連携することができ、自動化できる業務フローは多岐に渡ります。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、実際の活用シーンに近いテンプレートを探して、最適なフローを作成してみてくださいね。
Dropboxにアップロードされた名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外の展示会などで受け取った名刺の管理に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業でのスキャンや外国語の翻訳、データ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、受け取った名刺画像をDropboxにアップロードするだけで、OCRによる読み取りからAIでの翻訳、Google スプレッドシートへのデータ追加までを自動化でき、名刺管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外で受け取った名刺の情報を手作業で翻訳し、データ入力している方
- DropboxとGoogle スプレッドシートを日常的に利用し、連携を効率化したい方
- 名刺情報のデータ化にかかる時間やヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxに名刺画像をアップロードするだけで、その後の翻訳や入力作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記や翻訳作業がなくなることで、入力間違いや翻訳ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードした名刺画像を読み取ります。
- 次に、AI機能の「翻訳する」アクションで、OCRで読み取ったテキストを翻訳します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、翻訳後のテキストから氏名や会社名などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「翻訳する」アクションでは、英語から日本語、中国語から英語など、翻訳元の言語と翻訳先の言語を自由に設定できます。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、氏名や会社名、役職など、テキストから抽出したい項目を任意でカスタム可能です。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、一つひとつ確認しながらMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用することで、Microsoft SharePointにファイルが格納されるとAI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelにデータを追加する一連の流れが自動化され、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとMicrosoft Excel間のデータ転記に手間を感じている方
- 請求書や申込書などの書類処理における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- OCRを活用した業務自動化の具体的な方法を探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル格納を起点にOCRでの読取りからExcelへの追加までが自動実行されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルのみ後続のアクションが実行されるように条件を指定します。
- Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- その後、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、処理対象とするファイルの条件を任意に設定してください。
- Microsoft SharePointの各アクションでは、自動化の対象としたいサイトID、ドライブID、アイテムIDなどを実際の環境に合わせて設定してください。
- OCR機能では、読み取るファイルの添付方法や、抽出したい項目、言語などを任意に設定してください。
- Microsoft Excelのアクションでは、レコードを追加したいファイルやシートを選択し、どのセルにどのOCRデータを追加するかを設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
- 無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する
試してみる
■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方
- 手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方
- 様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに情報を追加する
試してみる
◼️概要
フォームに添付された書類ファイルをOCRで読み取り、任意のテキスト項目を抽出します。
その後、抽出した情報をExcelに書き込むフローボットです。
請求書・発注書・契約書などの任意のPDFファイルをアップロードしてご利用ください。
OCRで抽出する項目は自由に設定が変更可能です。
情報を書き込むエクセルファイルをご用意いただき、設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・各アプリとの連携が必要となります。
・画像やファイルの読み取りが正確に実施されるかについては、実際のファイルを用いてテストを行ってください。
・事前に情報を蓄積するMicrosoft Excelシートをオンライン版のMicrosoft Excelで用意してください。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業担当者
・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方
・名刺情報の入力ミスを減らして顧客データベースの精度を高めたい方
・Notionで顧客情報を一元管理して検索や分析などを行い方
2.人事・総務担当者
・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方
・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
名刺交換はビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーション手段ですが、受け取った名刺を手作業でNotionのデータベースに入力するのは、入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することにより、AI-OCRが自動的に名刺情報を読み取り、Notionのデータベースへ必要な情報が追加されることで、手作業での入力作業が不要となり業務効率が大幅に改善します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より正確な顧客管理が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？名刺情報の管理をAIを活用して自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や確認、各種ツールへの転記といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーを大幅に削減し、貴重な時間を創出できるでしょう。
これにより、営業担当者は顧客とのコミュニケーションや戦略立案といった本来注力すべきコア業務に専念できるようになり、ビジネスチャンスを最大限に活かすことが可能になるはず！
Yoomを使えば、AIを活用した便利な自動化の仕組みがノーコードで簡単にできるのは魅力ですよね。
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業務効率を改善する1番の近道は小さな改善の積み重ね。
まずは1つ、本記事を参考に名刺管理の業務フローに自動化を取り入れて、効率化の第一歩を踏み出してみてください！
