【ノーコードで実現】AIで名刺情報を読み取り、自動で管理・活用する方法

アップロードされた名刺情報をAIで読み取り、メールで通知する

<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに名刺画像が保存されたタイミングでAIが情報を読み取り、抽出したデータをGmailなどのメールツールへ自動で送信する</span>ことも可能です。

これにより、関係者への情報共有をスムーズに行い、名刺情報を速やかに活用できる体制を整えられるはず！

アップロードされた名刺情報をAIで読み取り、データベースへ登録する

<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされた名刺の画像からAIがテキスト情報を抽出し、その結果をNotionのようなデータベースサービスに自動で追加・記録する</span>こともできます。

手入力による手間やミスをなくしつつ顧客情報の一元管理を実現し、常に最新の状態を保ったデータ整理をサポートします。

アップロードされた名刺をAIで読み取り、Slackに通知するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、「Google Driveに名刺の画像ファイルがアップロードされた際に、AIがその情報を読み取り、抽出結果をSlackに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
このフローを活用すれば、名刺情報を手動で確認し、Slackに情報を入力する手間を省くことができますよ！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとSlackのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定とOCR・Slackのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：Google DriveとSlackのマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。

【Google Driveのマイアプリ登録】

検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。

「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。

【Slackのマイアプリ登録】

先ほど同様に、検索窓にSlackと入力し、表示された候補から選択します。

アクセス権限許可画面が表示されるので、Yoomと連携するチャンネルをプルダウンから選択しましょう。最後に「許可する」をクリックして、連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録方法について、詳細はこちらをご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

最初の設定です！
まずはGoogle Driveに特定のファイルがアップロードされたら、フローボットが起動するように設定していきます。

コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次に、トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されますよ！
ここで設定したフォルダ内にファイルがアップロードされると、フローボットが自動的に起動するようになるため、名刺データをアップロードするフォルダを設定するようにしましょう。

設定が完了したら、動作チェックのためのテストを行います。
先ほど「フォルダID」に設定したフォルダ内に、テスト用の名刺画像をアップロードしてください。
今回は下記のような名刺画像をアップロードしました！

名刺画像のアップロードが完了したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードした名刺画像のファイル情報が、アウトプットとして抽出されます。

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

内容を確認したら、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！

ステップ4：Google Driveのファイルをダウンロードする設定

続いて、ステップ3で取得したファイル情報を使って、ファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。

先ほどと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次に、「ファイルID」をアウトプットから設定します。
入力欄を押すとアウトプットが表示されるので、「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」内にある、「ファイルID」を選択してください。

設定後は「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、テスト用にアップロードした名刺画像のダウンロードボタンが表示されます。
「ダウンロード」を押して、先ほどアップした名刺画像がダウンロードできていることを確認してみてくださいね！

確認したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。

ステップ5：AIを使った文字の読み取り設定

ここではAIを使って、ステップ4でダウンロードしたファイルから文字を読み取る設定をしていきます。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。 
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください。

タイトルは任意で編集し、アクションは変更せず「次へ」をクリックします。

()内のタスクを消費するのでご注意ください。

次に詳細を設定していきます。

・ファイルの添付方法：ステップ4でダウンロードしたファイルを使用するので、下図のように設定してください。

・追加で抽出したい項目：デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」のテキストを読み取って抽出するように設定されています。
これらの項目以外にも抽出したい項目があれば、カンマ（,）区切りで入力しましょう。

今回は「郵便番号」を追加してみました。
活用シーンに合わせて、自由に設定してみてくださいね！

・使用するAI：文字の読み取りに使用するAIを選択します。
デフォルトではClaude_v2が設定されていますが、お好みで選択してください！

・言語：ファイルから文字を読み取る言語を設定します。
日本語の名刺から文字を読み取る場合は「日本語」を、英語の名刺の場合は「英語」を設定しましょう。

設定が完了したら「テスト」をクリックして、名刺画像からテキストデータが正しく抽出されたことを確認してください。

確認後は「保存する」をクリックしてくださいね！

ステップ6：Slackへの通知設定

最後に、ステップ5で抽出したテキストデータを使って、Slackに通知する設定です。
「チャンネルのメッセージを送る」をクリックしてください。

これまでと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次に、「投稿先のチャンネルID」を入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
ここで設定したチャンネル宛に、自動で通知が届くようになりますよ！

最後に、「メッセージ」に、通知内容を設定していきましょう！
「名刺をAIで読み取りました」など、毎回同じテキストを使用する定型的な文章は直接入力します。
「会社名」や「氏名」など、名刺画像から読み取ったテキストデータを引用する部分は、アウトプットを使って設定してくださいね！

設定完了後は「テスト」をクリックし、実際にSlackに通知が届いているかチェックしてみましょう！

確認後、「保存する」を押して設定完了です！

ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認

以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！

以上が、「Google Driveに名刺の画像ファイルがアップロードされた際に、AIがその情報を読み取り、抽出結果をSlackに自動で通知する」フローの作成手順でした！

OCR機能を使ったその他の便利な自動化例

こちらも様々なツールと連携することができ、自動化できる業務フローは多岐に渡ります。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、実際の活用シーンに近いテンプレートを探して、最適なフローを作成してみてくださいね。

まとめ

いかがでしたか？名刺情報の管理をAIを活用して自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や確認、各種ツールへの転記といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーを大幅に削減し、貴重な時間を創出できるでしょう。</span>

これにより、営業担当者は顧客とのコミュニケーションや戦略立案といった本来注力すべきコア業務に専念できるようになり、ビジネスチャンスを最大限に活かすことが可能になるはず！

Yoomを使えば、AIを活用した便利な自動化の仕組みがノーコードで簡単にできるのは魅力ですよね。
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まずは1つ、本記事を参考に名刺管理の業務フローに自動化を取り入れて、効率化の第一歩を踏み出してみてください！