Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

■概要

Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、一つひとつ確認しながらMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用することで、Microsoft SharePointにファイルが格納されるとAI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelにデータを追加する一連の流れが自動化され、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMicrosoft Excel間のデータ転記に手間を感じている方
• 請求書や申込書などの書類処理における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
• OCRを活用した業務自動化の具体的な方法を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル格納を起点にOCRでの読取りからExcelへの追加までが自動実行されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルのみ後続のアクションが実行されるように条件を指定します。
4. Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
5. その後、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
6. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、処理対象とするファイルの条件を任意に設定してください。
• Microsoft SharePointの各アクションでは、自動化の対象としたいサイトID、ドライブID、アイテムIDなどを実際の環境に合わせて設定してください。
• OCR機能では、読み取るファイルの添付方法や、抽出したい項目、言語などを任意に設定してください。
• Microsoft Excelのアクションでは、レコードを追加したいファイルやシートを選択し、どのセルにどのOCRデータを追加するかを設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
• 無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。