■概要
Boxに名刺がアップロードされるたびに、内容を確認して手作業で関係者に情報を共有するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxへの名刺ファイルアップロードをきっかけに、AIが自動で文字情報を読み取ります。
さらに、その内容をGmailで自動通知できるため、情報共有の非効率を解消する有用ツールとなるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした名刺情報を手作業で確認し、Gmailで通知している方
- 名刺情報の入力作業の効率化と、ヒューマンエラーの削減を目指している方
- AI-OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用事例を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへの名刺アップロードから情報抽出、Gmailでの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による名刺情報の転記ミスや、Gmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確な共有に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされたら」といったアクションを設定します。
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた名刺ファイルをYoomに取得します。
- 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した名刺情報を含めて指定した宛先に通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、名刺画像の中から会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- Gmailで通知を送るオペレーションでは、固定のテキストだけでなく、前のオペレーションで取得した名刺情報などの変数を埋め込んでカスタマイズできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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