■概要
Webフォーム経由で送られてくる申込書や請求書などの書類。その内容を目で確認し、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付・送信されるだけで、OCR機能が書類の文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定したシートへ情報を追加します。これまで手作業で行っていた一連のデータ入力業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け付けた書類の情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 書類の目視確認やデータ入力におけるヒューマンエラーをなくし、業務を効率化したい方
- OCR機能を活用して、紙やPDF書類からのデータ抽出プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、添付書類のOCR処理からMicrosoft Excelへの情報追加までが自動で実行されるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付用の項目を含んだフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRで文字を抽出」アクションで、トリガーで添付されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を任意のシートや列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、氏名や会社名、ファイル添付欄など、取得したい情報に応じて入力項目を任意でカスタマイズしてください。
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに応じて、どの範囲のテキスト情報を抽出するかを任意で設定できます。
- Microsoft Excelへの情報追加の際に、どの列にどの情報（OCRで抽出した情報やフォームの入力値など）を紐付けるか、任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
