■概要

フォームで受け取った請求書や領収書などの書類情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに添付された書類をOCRで自動的に読み取り、Microsoft Excelへ情報を追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った書類の内容をMicrosoft Excelで管理している方
• 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間に課題を感じている方
• OCRを活用して、紙媒体やPDFからのデータ入力を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からOCRでの読み取り、Microsoft Excelへの情報追加までが自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付用の項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取った添付ファイルを読み取るアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームの入力項目は、業務内容に合わせて任意でカスタマイズすることが可能です。
• OCR機能では、読み取りたい書類（請求書、領収書など）に合わせて、抽出したいテキスト情報の項目を自由に設定できます。
• Microsoft Excelへの情報追加の際に、どの列にOCRで抽出したどのデータを割り当てるか、または固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924