■概要
Dropboxに名刺をアップロードした後、その情報を手作業でNotionに入力する手間を非効率だと感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxに名刺ファイルがアップロードされると、AI機能が自動で文字情報を読み取ります。
さらに、Notionのデータベースへ情報が自動で追加されるため、手作業による負担やヒューマンエラーを減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを利用して名刺情報を管理しており、手入力の作業を効率化したい方
- 名刺情報の入力におけるヒューマンエラーを削減し、データの正確性を高めたいと考えている方
- 営業や顧客管理の場面で、入手した名刺情報を迅速かつ正確に共有・活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの名刺アップロードからNotionへの情報登録までが自動化され、手作業にかかる時間を短縮します。
- AIによる文字認識と自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomの「マイアプリ」にてDropboxとNotionをそれぞれ連携します。
- トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象フォルダを指定します。
- 次に、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを選択し、トリガーで検知した名刺ファイルをダウンロードします。
- 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」を設定し、抽出した名刺情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、名刺ファイルがアップロードされる特定のフォルダを指定してください。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど、どの項目を抽出対象とするかを任意で設定可能です。
- Notionの「レコードを追加する」では、抽出した情報をNotionデータベースのどのプロパティに紐付けるかを詳細にマッピング設定できます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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