「顧客リストをMicrosoft Excelで管理しているけど、同じ情報が何度も入力されてしまう…」
「アンケート結果をMicrosoft Excelにまとめる際、重複回答を手作業で削除するのが大変…」
このようにMicrosoft Excelで大量のデータを扱う中で、重複した情報を効率的に整理できずに困っていませんか？
もし、様々なツールから収集したデータをMicrosoft Excelに自動転記し、重複データをチェックして除外できればデータ入力や整理にかかる時間を大幅に削減し、データの精度が保たれることで、分析やレポート作成など、本来注力すべき業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひこの機会に日々のMicrosoft Excel作業を効率化してみませんか
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelシート上で重複を除外して、データを整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで受信したメールをもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか。この作業は、データの重複チェックも必要で、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが情報を抽出してMicrosoft Excel内の重複を確認し、データがない場合のみ自動で追加します。面倒なリスト作成業務から解放され、より正確なデータ管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した情報を手作業でMicrosoft Excelへ転記している方
- 手作業によるデータ入力で、重複登録や入力ミスにお困りのデータ管理担当者の方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや、重複してデータを登録してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出したデータが既に存在しないか検索します。
- 分岐機能を設定し、重複データが存在しない場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で指定できます。
- AI機能では、受信したメールの本文など、前段階で取得した情報の中から抽出したい項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelでレコードを検索する際、どの列のデータと照合するかといった取得条件を任意で指定でき、前段階で取得した情報を変数として設定できます。
- 分岐機能では、前段階で取得した情報（重複チェックの結果など）をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、任意のファイルとシートを指定し、各項目にどの情報を割り当てるかなどを柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Microsoft Excelへのデータ転記と重複除外を自動化する様々な方法
日々の業務で利用する様々なツールからMicrosoft Excelへデータを自動で転記し、さらにその際に重複するデータを自動で除外する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、データ入力の手間や重複チェックの作業負荷を大幅に削減され、常に整理された最新のデータをMicrosft Excelで管理できるようになります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールで受信した情報をもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
OutlookやGmailで受信したメールの内容を抽出し、Microsoft Excelシートに転記する際に重複データを自動で除外することができます。
問い合わせメールや注文メールなどの情報を効率的にMicrosoft Excelで管理し、手作業による転記ミスや重複入力を防ぎましょう！
Outlookで受信したメールをもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか。この作業は、データの重複チェックも必要で、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが情報を抽出してMicrosoft Excel内の重複を確認し、データがない場合のみ自動で追加します。面倒なリスト作成業務から解放され、より正確なデータ管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した情報を手作業でMicrosoft Excelへ転記している方
- 手作業によるデータ入力で、重複登録や入力ミスにお困りのデータ管理担当者の方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや、重複してデータを登録してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出したデータが既に存在しないか検索します。
- 分岐機能を設定し、重複データが存在しない場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で指定できます。
- AI機能では、受信したメールの本文など、前段階で取得した情報の中から抽出したい項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelでレコードを検索する際、どの列のデータと照合するかといった取得条件を任意で指定でき、前段階で取得した情報を変数として設定できます。
- 分岐機能では、前段階で取得した情報（重複チェックの結果など）をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、任意のファイルとシートを指定し、各項目にどの情報を割り当てるかなどを柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Gmailで受信したメールをもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する問い合わせやセミナー申込などの定型メールを、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでAIが本文から必要な情報を抽出し、Microsoft Excelに重複がないかを確認した上でデータを自動で追加します。定型的なデータ入力作業から解放され、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く定型メールの情報をMicrosoft Excelへ手作業で転記している方
- メールからのデータ入力作業で発生する、入力ミスや重複登録に課題を感じている方
- 手作業でのリスト作成を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点にMicrosoft Excelへのデータ追加が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 自動処理によって、転記ミスや入力漏れ、データの重複登録といったヒューマンエラーを防ぎ、データリストの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」を設定し、追加先のシートから既存のデータを取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、3で抽出したデータが4で取得したデータの中に含まれていないかを確認する条件を設定します。
- 最後に、分岐条件に合致した場合（データが重複していない場合）のみ、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでデータを追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるアプリはGmailだけでなく、Outlookなど他のメールアプリにも変更可能です。
- AIで抽出するデータ項目は、メールの内容に応じて、氏名や会社名など業務に合わせて任意で設定可能です。
- データの追加先はMicrosoft Excelだけでなく、Google スプレッドシートやkintoneなど、他のデータベースアプリにも変更可能です。
- 分岐処理の条件は、メールアドレスでの重複チェックなど、管理したい内容に合わせて任意で設定可能です。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
フォームで受け付けた情報をもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
YoomのフォームやGoogleフォームで受け付けた回答データを、Microsoft Excelシートに自動で追加する際に重複チェックを行うことができます。
アンケート結果や申し込み情報などをMicrosoft Excelにまとめる作業を効率化し、重複回答の処理にかかる手間を削減できます！
フォームの情報をもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
試してみる
■概要
フォームで集めた情報をMicrosoft Excelに転記する際、一件ずつ重複がないかを確認しながらの入力は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、Microsoft Excel内の既存データと照合し、重複がない場合のみ新しい情報を自動で追加します。手作業による入力の手間や、確認漏れによるデータ重複といった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで集めた顧客情報などをMicrosoft Excelで管理しているマーケティングや営業担当の方
- 手作業でのデータ転記と重複チェックに時間がかかり、非効率だと感じている業務担当者の方
- ヒューマンエラーによるデータの重複や入力ミスを防ぎ、リストの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Microsoft Excelへのデータ追加と重複チェックが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 自動処理によって、手作業で発生しがちな転記ミスや、同じデータを二重に登録してしまうといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションを設定して、フォームから送信された情報が既存データに存在するかを確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、前段のMicrosoft Excelでレコードが取得されなかった（重複がなかった）場合に、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームから送信された情報を新しい行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、アンケートや問い合わせに必要な項目を任意で設定し、オリジナルの入力フォームを作成できます。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象のファイルやシートを指定し、重複チェックの条件となる情報を任意で設定してください。フォームで取得した情報を変数として設定可能です。
- 分岐機能では、前段階で取得した情報をもとに、「重複データが存在しない場合のみ、後続の処理に進む」といった条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のファイルとシートを指定し、フォームのどの情報をどの列に登録するかを柔軟に割り当てられます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Googleフォームの情報をもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申し込み情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。
一件ずつコピペしたり、重複がないかを目視で確認したりする作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけにExcel内のデータを自動で照合し、重複がない場合のみ新しいデータを追加できます。
面倒なデータ移管作業から解放され、常に最新のリストを維持することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- データの重複チェックと追加作業に時間を削減し、ヒューマンエラーを防止したい担当者の方
- フォームからのデータ登録業務を自動化して、コア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されるたびにExcelの重複を確認し自動でデータを追加するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや、重複したデータの登録といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで既存のデータ一覧を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの回答が既存のレコードに存在するかどうかを判定します。
- 最後に、重複がない場合にのみMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、新しいデータを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているGoogleフォームは、formrunやTypeformなど、Yoomが連携する他のフォーム作成ツールに変更して運用することも可能です。
- Microsoft Excelは、Google スプレッドシートやkintoneといった他のデータベースアプリにカスタマイズできます。
- 分岐処理の条件は、メールアドレスや電話番号など、業務内容に合わせて重複をチェックしたい項目を任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
データベース/CRMサービスのデータをもとに、Excelで重複を除外してデータを追加する
Google スプレッドシートやSalesforceなどのデータベース・CRMサービスに新しいデータが追加された際に、その情報をMicrosoft Excelシートに自動連携し、重複があれば除外することができます。
複数のツール間でデータを同期させる手間を省き、常に最新かつ重複のないデータをMicrosoft Excelで利用できます！
Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
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■概要
Googleスプレッドシートに蓄積されたデータを、定期的にMicrosoft Excelに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業での重複チェックは、ミスが発生しやすく、データの整合性を保つ上での課題になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleスプレッドシートに行が追加されるたびに、Microsoft Excel内のデータと照合し、重複がない場合のみ自動でデータを追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方で顧客情報や案件情報を管理している方
- 手作業によるデータ転記や重複確認に多くの時間を費やしているデータ管理担当者の方
- データの二重登録などのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleスプレッドシートへの行追加をきっかけに、重複チェックからMicrosoft Excelへのデータ追加までを自動化し、手作業の時間を削減できます。
- 自動で重複の有無を判定するため、データの二重登録といったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleスプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleスプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、追加されたデータが既にExcel内に存在するかを確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、前段階の取得結果をもとに、データが存在しない場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、新しいデータのみをシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleスプレッドシートのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のスプレッドシートとシートを指定してください。
- Microsoft Excelのレコード取得アクションでは、任意のファイルとシートを指定でき、検索条件も柔軟に設定することが可能です。Google スプレッドシートから取得した情報を変数として設定できます。
- 分岐機能では、前段階で取得した情報をもとに、後続のオペレーションをどの条件で実行するかを任意で設定できます。
- Microsoft Excelのレコード追加アクションでは、追加先のファイルとシートを指定し、各項目にどの情報を割り当てるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- Googleスプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Salesforceで新規リードが登録されたら、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
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■概要
Salesforceに新規リードが登録されるたび、手作業でMicrosoft Excelのリストに転記していませんか。
目視での重複確認は手間がかかる上に、見落としなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Microsoft Excel内の既存データとの重複を自動で確認し、重複がない場合のみ新しいリード情報を追加できます。
面倒な転記作業と目視確認から解放され、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとMicrosoft Excelでリード情報を管理し、手入力に手間を感じている方
- 手作業でのデータ転記による、入力ミスや重複登録をなくし、データの精度を高めたい方
- リード情報の管理を自動化し、より重要な営業活動や分析業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録からMicrosoft Excelへの追加までを自動化し、これまで手作業に費やしていた転記や確認の時間を短縮します。
- システムが自動で重複チェックを行うため、手作業による転記ミスや重複登録といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、重複を確認したい既存のリードリストを取得します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、Salesforceから取得した新規リード情報が、3で取得したリストに存在しない場合のみ処理が進むように条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、重複がなかった新規リード情報をリストに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるSalesforceは、HubSpotやkintoneなど、お使いの他の顧客管理ツールに変更することも可能です。
- データの追加先であるMicrosoft Excelは、Google スプレッドシートやAirtableといった他のデータベースアプリや表計算アプリに変更して設定できます。
- 重複を除外する際の分岐条件は、メールアドレスや会社名など、実際の業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Salesforceとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
メールを受信したら、重複を除外してMicrosoft Excelにデータを追加するフローを作ろう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定のメールを受信した際に、そのメールに含まれる情報を抽出し、Microsoft Excelの指定したシートに重複を除外して自動でデータを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定と分岐設定、Microsoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、テストメールを送信してフローが起動するかを確認
Outlookで受信したメールをもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか。この作業は、データの重複チェックも必要で、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが情報を抽出してMicrosoft Excel内の重複を確認し、データがない場合のみ自動で追加します。面倒なリスト作成業務から解放され、より正確なデータ管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した情報を手作業でMicrosoft Excelへ転記している方
- 手作業によるデータ入力で、重複登録や入力ミスにお困りのデータ管理担当者の方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや、重複してデータを登録してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出したデータが既に存在しないか検索します。
- 分岐機能を設定し、重複データが存在しない場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で指定できます。
- AI機能では、受信したメールの本文など、前段階で取得した情報の中から抽出したい項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelでレコードを検索する際、どの列のデータと照合するかといった取得条件を任意で指定でき、前段階で取得した情報を変数として設定できます。
- 分岐機能では、前段階で取得した情報（重複チェックの結果など）をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、任意のファイルとシートを指定し、各項目にどの情報を割り当てるかなどを柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1：OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
今回使用するアプリは、両方ともMicrosoft 社のものです。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）があります。Yoomを使うには法人向けプランの契約が必要な場合があり、個人向けプランをご利用中だと認証に失敗することがありますので、あらかじめご確認ください。
【Outlookのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にOutlookと入力し、選択します。
使用するアカウントでログインをし、連携完了です！
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
【Microsoft Excelのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「新規接続」をクリックしたあと、検索窓にMicrosoft Excelと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
マイアプリにOutlookとMicrosoft Excelが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで受信したメールをもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか。この作業は、データの重複チェックも必要で、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが情報を抽出してMicrosoft Excel内の重複を確認し、データがない場合のみ自動で追加します。面倒なリスト作成業務から解放され、より正確なデータ管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した情報を手作業でMicrosoft Excelへ転記している方
- 手作業によるデータ入力で、重複登録や入力ミスにお困りのデータ管理担当者の方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや、重複してデータを登録してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出したデータが既に存在しないか検索します。
- 分岐機能を設定し、重複データが存在しない場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で指定できます。
- AI機能では、受信したメールの本文など、前段階で取得した情報の中から抽出したい項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelでレコードを検索する際、どの列のデータと照合するかといった取得条件を任意で指定でき、前段階で取得した情報を変数として設定できます。
- 分岐機能では、前段階で取得した情報（重複チェックの結果など）をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、任意のファイルとシートを指定し、各項目にどの情報を割り当てるかなどを柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目には、ステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
タイトルは必要であればわかりやすいものに修正し、アクションは変更せずに次に進みましょう。
すると、アプリトリガーのAPI接続設定画面に遷移します。
まずは「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。なお、プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「メールフォルダID」は、以下の画像のように入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。
続いて、「キーワード」を設定しましょう。
メールに含まれる特定のキーワードがトリガーになります。今回は例として「問い合わせ」と設定しました。
すべて入力をしたら、指定したキーワードを含んだメールを仮で送信してから「テスト」をクリックしてください。
成功するとメールの内容がアウトプットに反映されます。表示されているアウトプットは、次の設定から使用するので確認しておきましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
トリガーの設定が完了したら、以下の赤枠をクリックします。
※このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
次に進むと以下の画面が表示されます。
「変更する」を選択して、テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
次に、詳細設定画面から「対象のテキスト」を入力します。
画像のようにアウトプットから選択することで、Outlookの情報を引用することができます。
下へ進み、抽出したい項目を確認の上、直接入力を行ってください。入力する際は、入力バー下の注釈を参照して入力しましょう。
今回はメールの本文から、会社名・氏名・メールアドレスを抽出することにします。設定をしたらテストを行ってください。
アウトプットが正しく表示されているか確認をしましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックして、データ抽出の設定は完了です。
ステップ5 : Microsoft Excelのレコードを取得する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
次に進むと以下の画面が表示されます。連携するアカウント情報が間違っていないか確認してください。
タイトルを任意編集し、アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう。
続いて、データベース連携の設定を行います。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
ファイルの保存場所を選択したら、ドライブID・アイテムID・シート名・テーブル範囲を入力バーをクリックして表示される候補から任意で選択してください。
以下の画像は、「シート名」の項目で、入力バーをクリックして表示される候補から設定したものです。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移したら、「取得したいレコードの条件」を設定します。
ここでは、Microsoft Excelにデータを追加する際に、重複を避けたい項目を設定しましょう。一番右枠は、プルダウンから選択します。
一番左枠は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを使って設定してください。今回は、以下のように設定しました。
設定が完了したら、テストを実行します。
テストに成功したら、「取得した値」に正しく表示されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：分岐の設定
以下の赤枠をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
以下の画面が表示されたら、オペレーションに「レコードを取得する」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、新規データの追加対象かどうかを判別する分岐設定のため、「取得した値が空」を選択しましょう。
※Microsoft Excelに指定した値のデータが既にある場合は、追加対象ではないと判断されます。一方で、既存データと重複しない場合は、情報が追加されます。
今回はテンプレートを活用しているため、すでに設定が完了しています。
設定が完了したら、保存をクリックしましょう！
クリックすると、以下の画面に移ります。
分岐設定を行ったことで、「その他」と「取得した値が空」に分岐しました。
今回、Outlookのトリガー設定で取得した情報が既に、Microsoft Excelに追加されている重複データだった場合は、次ステップの設定は不要になります。
新規データを追加する場合は、次のステップに進みましょう！
ステップ7：Microsoft Excelにレコードを追加する設定
いよいよ最後の設定です！
先ほど分岐設定を行い、Microsoft Excelに新規データを追加する場合は、以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、タイトルを任意で編集し、連携するアカウントを確認します。
アクションは変更せず、画面を下にスクロールしてください。
続いて、データベースの連携を行います。ファイルの保存場所：プルダウンから選択
-
サイトID：候補から選択
-
ファイル名（任意）：候補もしくは直接入力
-
アイテムID：候補から選択
-
シート名：候補から選択
-
テーブル範囲：直接入力
各項目の設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう！
※以下の画像は、「ドライブID」の項目で、入力欄をクリックして表示された候補から選択したものです。
続いて、データベース操作の詳細設定の画面に遷移したら、「追加するレコードの値」を入力します。
各項目は、入力欄をクリックして表示される「取得した値」から選択が可能です。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
エラーが表示されなければ、「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です！
ステップ8:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以上でフローボットの完成です！お疲れ様です！
最後にトリガーをONにします。
以上が、Outlookで受信したメールをもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する方法でした！
Microsoft Excelを活用したその他の自動化例
アンケート結果の集計や営業情報の記録、タスクの反映など、Microsoft Excelは多様な業務と相性抜群。
メール受信や社内ツールの更新をトリガーに、Microsoft Excelへのデータ追加や通知を自動化できるテンプレートを活用すれば、作業時間を大幅に短縮できます。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
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■概要
Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方
- 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。
- Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
試してみる
■概要
Notionでタスク管理をしつつ、進捗状況などをMicrosoft Excelで別途管理している場合、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちです。特に、複数のプロジェクトが同時に進行すると、情報の同期が追いつかなくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいタスクが登録されると、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、手作業による運用の手間やミスを解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方
- 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方
- チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。
■注意事項
- Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
試してみる
◼️概要
Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。
Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。
エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。
◼️注意事項
・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。
・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
- 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Microsoft Excelでの重複データ除外作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や重複チェックの手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、常に正確で整理されたデータを保つことができ、データ分析や意思決定の質を高めるための時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしMicrosoft Excel作業の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
