フォームで受け付けた情報をもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する
<span class="mark-yellow">YoomのフォームやGoogleフォームで受け付けた回答データを、Microsoft Excelシートに自動で追加する際に重複チェックを行う</span>ことができます。
アンケート結果や申し込み情報などをMicrosoft Excelにまとめる作業を効率化し、重複回答の処理にかかる手間を削減できます！
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「顧客リストをMicrosoft Excelで管理しているけど、同じ情報が何度も入力されてしまう…」
「アンケート結果をMicrosoft Excelにまとめる際、重複回答を手作業で削除するのが大変…」
このようにMicrosoft Excelで大量のデータを扱う中で、重複した情報を効率的に整理できずに困っていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々なツールから収集したデータをMicrosoft Excelに自動転記し、重複データをチェックして除外できれば</span>データ入力や整理にかかる時間を大幅に削減し、データの精度が保たれることで、分析やレポート作成など、本来注力すべき業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひこの機会に日々のMicrosoft Excel作業を効率化してみませんか
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Excelシート上で重複を除外して、データを整理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の業務で利用する様々なツールからMicrosoft Excelへデータを自動で転記し、さらにその際に重複するデータを自動で除外する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">データ入力の手間や重複チェックの作業負荷を大幅に削減され、常に整理された最新のデータをMicrosft Excelで管理できるようになります。</span>気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">OutlookやGmailで受信したメールの内容を抽出し、Microsoft Excelシートに転記する際に重複データを自動で除外する</span>ことができます。
問い合わせメールや注文メールなどの情報を効率的にMicrosoft Excelで管理し、手作業による転記ミスや重複入力を防ぎましょう！
<span class="mark-yellow">YoomのフォームやGoogleフォームで受け付けた回答データを、Microsoft Excelシートに自動で追加する際に重複チェックを行う</span>ことができます。
アンケート結果や申し込み情報などをMicrosoft Excelにまとめる作業を効率化し、重複回答の処理にかかる手間を削減できます！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートやSalesforceなどのデータベース・CRMサービスに新しいデータが追加された際に、その情報をMicrosoft Excelシートに自動連携し、重複があれば除外する</span>ことができます。
複数のツール間でデータを同期させる手間を省き、常に最新かつ重複のないデータをMicrosoft Excelで利用できます！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信した際に、そのメールに含まれる情報を抽出し、Microsoft Excelの指定したシートに重複を除外して自動でデータを追加するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
今回使用するアプリは、両方ともMicrosoft 社のものです。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）があります。Yoomを使うには法人向けプランの契約が必要な場合があり、個人向けプランをご利用中だと認証に失敗することがありますので、あらかじめご確認ください。
【Outlookのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にOutlookと入力し、選択します。
使用するアカウントでログインをし、連携完了です！
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
【Microsoft Excelのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「新規接続」をクリックしたあと、検索窓にMicrosoft Excelと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
マイアプリにOutlookとMicrosoft Excelが表示されていれば、登録完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう。
最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目には、ステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
タイトルは必要であればわかりやすいものに修正し、アクションは変更せずに次に進みましょう。
すると、アプリトリガーのAPI接続設定画面に遷移します。
まずは「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。なお、プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「メールフォルダID」は、以下の画像のように入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。
続いて、「キーワード」を設定しましょう。
メールに含まれる特定のキーワードがトリガーになります。今回は例として「問い合わせ」と設定しました。
すべて入力をしたら、<span class="mark-yellow">指定したキーワードを含んだメールを仮で送信してから「テスト」をクリックしてください。</span>
成功するとメールの内容がアウトプットに反映されます。表示されているアウトプットは、次の設定から使用するので確認しておきましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
トリガーの設定が完了したら、以下の赤枠をクリックします。
※このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
次に進むと以下の画面が表示されます。
「変更する」を選択して、テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
次に、詳細設定画面から「対象のテキスト」を入力します。
画像のようにアウトプットから選択することで、Outlookの情報を引用することができます。
下へ進み、抽出したい項目を確認の上、直接入力を行ってください。入力する際は、入力バー下の注釈を参照して入力しましょう。
今回はメールの本文から、会社名・氏名・メールアドレスを抽出することにします。設定をしたらテストを行ってください。
アウトプットが正しく表示されているか確認をしましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックして、データ抽出の設定は完了です。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次に進むと以下の画面が表示されます。連携するアカウント情報が間違っていないか確認してください。
タイトルを任意編集し、アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう。
続いて、データベース連携の設定を行います。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
ファイルの保存場所を選択したら、ドライブID・アイテムID・シート名・テーブル範囲を入力バーをクリックして表示される候補から任意で選択してください。
以下の画像は、「シート名」の項目で、入力バーをクリックして表示される候補から設定したものです。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移したら、「取得したいレコードの条件」を設定します。
ここでは、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelにデータを追加する際に、重複を避けたい項目を設定しましょう。</span>一番右枠は、プルダウンから選択します。
一番左枠は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを使って設定してください。今回は、以下のように設定しました。
設定が完了したら、テストを実行します。
テストに成功したら、「取得した値」に正しく表示されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
以下の画面が表示されたら、オペレーションに「レコードを取得する」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、新規データの追加対象かどうかを判別する分岐設定のため、「取得した値が空」を選択しましょう。
※Microsoft Excelに指定した値のデータが既にある場合は、追加対象ではないと判断されます。一方で、既存データと重複しない場合は、情報が追加されます。
今回はテンプレートを活用しているため、すでに設定が完了しています。
設定が完了したら、保存をクリックしましょう！
クリックすると、以下の画面に移ります。
分岐設定を行ったことで、「その他」と「取得した値が空」に分岐しました。
今回、Outlookのトリガー設定で取得した情報が既に、Microsoft Excelに追加されている重複データだった場合は、次ステップの設定は不要になります。
新規データを追加する場合は、次のステップに進みましょう！
いよいよ最後の設定です！
先ほど分岐設定を行い、Microsoft Excelに新規データを追加する場合は、以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、タイトルを任意で編集し、連携するアカウントを確認します。
アクションは変更せず、画面を下にスクロールしてください。
続いて、データベースの連携を行います。ファイルの保存場所：プルダウンから選択
各項目の設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう！
※以下の画像は、「ドライブID」の項目で、入力欄をクリックして表示された候補から選択したものです。
続いて、データベース操作の詳細設定の画面に遷移したら、「追加するレコードの値」を入力します。
各項目は、入力欄をクリックして表示される「取得した値」から選択が可能です。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
エラーが表示されなければ、「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です！
以上でフローボットの完成です！お疲れ様です！
最後にトリガーをONにします。
以上が、Outlookで受信したメールをもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する方法でした！
アンケート結果の集計や営業情報の記録、タスクの反映など、Microsoft Excelは多様な業務と相性抜群。
メール受信や社内ツールの更新をトリガーに、Microsoft Excelへのデータ追加や通知を自動化できるテンプレートを活用すれば、作業時間を大幅に短縮できます。
Microsoft Excelでの重複データ除外作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や重複チェックの手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、常に正確で整理されたデータを保つことができ、データ分析や意思決定の質を高めるための時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしMicrosoft Excel作業の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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