Salesforceで新規リードが登録されたら、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する

■概要

Salesforceに新規リードが登録されるたび、手作業でMicrosoft Excelのリストに転記していませんか。
目視での重複確認は手間がかかる上に、見落としなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Microsoft Excel内の既存データとの重複を自動で確認し、重複がない場合のみ新しいリード情報を追加できます。
面倒な転記作業と目視確認から解放され、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとMicrosoft Excelでリード情報を管理し、手入力に手間を感じている方
• 手作業でのデータ転記による、入力ミスや重複登録をなくし、データの精度を高めたい方
• リード情報の管理を自動化し、より重要な営業活動や分析業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのリード登録からMicrosoft Excelへの追加までを自動化し、これまで手作業に費やしていた転記や確認の時間を短縮します。
• システムが自動で重複チェックを行うため、手作業による転記ミスや重複登録といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、重複を確認したい既存のリードリストを取得します。
4. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、Salesforceから取得した新規リード情報が、3で取得したリストに存在しない場合のみ処理が進むように条件を設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、重複がなかった新規リード情報をリストに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるSalesforceは、HubSpotやkintoneなど、お使いの他の顧客管理ツールに変更することも可能です。
• データの追加先であるMicrosoft Excelは、Google スプレッドシートやAirtableといった他のデータベースアプリや表計算アプリに変更して設定できます。
• 重複を除外する際の分岐条件は、メールアドレスや会社名など、実際の業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Salesforce、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Salesforceとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
  その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081