Gmailで受信したメールをもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する

■概要

Gmailで受信する問い合わせやセミナー申込などの定型メールを、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでAIが本文から必要な情報を抽出し、Microsoft Excelに重複がないかを確認した上でデータを自動で追加します。定型的なデータ入力作業から解放され、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く定型メールの情報をMicrosoft Excelへ手作業で転記している方
• メールからのデータ入力作業で発生する、入力ミスや重複登録に課題を感じている方
• 手作業でのリスト作成を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点にMicrosoft Excelへのデータ追加が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 自動処理によって、転記ミスや入力漏れ、データの重複登録といったヒューマンエラーを防ぎ、データリストの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」を設定し、追加先のシートから既存のデータを取得します。
5. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、3で抽出したデータが4で取得したデータの中に含まれていないかを確認する条件を設定します。
6. 最後に、分岐条件に合致した場合（データが重複していない場合）のみ、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでデータを追加するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるアプリはGmailだけでなく、Outlookなど他のメールアプリにも変更可能です。
• AIで抽出するデータ項目は、メールの内容に応じて、氏名や会社名など業務に合わせて任意で設定可能です。
• データの追加先はMicrosoft Excelだけでなく、Google スプレッドシートやkintoneなど、他のデータベースアプリにも変更可能です。
• 分岐処理の条件は、メールアドレスでの重複チェックなど、管理したい内容に合わせて任意で設定可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081