フォームの情報をもとに、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する

■概要

フォームで集めた情報をMicrosoft Excelに転記する際、一件ずつ重複がないかを確認しながらの入力は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、Microsoft Excel内の既存データと照合し、重複がない場合のみ新しい情報を自動で追加します。手作業による入力の手間や、確認漏れによるデータ重複といった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで集めた顧客情報などをMicrosoft Excelで管理しているマーケティングや営業担当の方
• 手作業でのデータ転記と重複チェックに時間がかかり、非効率だと感じている業務担当者の方
• ヒューマンエラーによるデータの重複や入力ミスを防ぎ、リストの正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、Microsoft Excelへのデータ追加と重複チェックが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 自動処理によって、手作業で発生しがちな転記ミスや、同じデータを二重に登録してしまうといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションを設定して、フォームから送信された情報が既存データに存在するかを確認します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、前段のMicrosoft Excelでレコードが取得されなかった（重複がなかった）場合に、後続の処理に進むよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームから送信された情報を新しい行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、アンケートや問い合わせに必要な項目を任意で設定し、オリジナルの入力フォームを作成できます。
• Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象のファイルやシートを指定し、重複チェックの条件となる情報を任意で設定してください。フォームで取得した情報を変数として設定可能です。
• 分岐機能では、前段階で取得した情報をもとに、「重複データが存在しない場合のみ、後続の処理に進む」といった条件を任意で設定できます。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のファイルとシートを指定し、フォームのどの情報をどの列に登録するかを柔軟に割り当てられます。

■注意事項

• Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081