■概要

Googleフォームで集めたアンケートや申し込み情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。
一件ずつコピペしたり、重複がないかを目視で確認したりする作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけにExcel内のデータを自動で照合し、重複がない場合のみ新しいデータを追加できます。
面倒なデータ移管作業から解放され、常に最新のリストを維持することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• データの重複チェックと追加作業に時間を削減し、ヒューマンエラーを防止したい担当者の方
• フォームからのデータ登録業務を自動化して、コア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されるたびにExcelの重複を確認し自動でデータを追加するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
• 手作業による転記ミスや、重複したデータの登録といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで既存のデータ一覧を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの回答が既存のレコードに存在するかどうかを判定します。
5. 最後に、重複がない場合にのみMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、新しいデータを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているGoogleフォームは、formrunやTypeformなど、Yoomが連携する他のフォーム作成ツールに変更して運用することも可能です。
• Microsoft Excelは、Google スプレッドシートやkintoneといった他のデータベースアプリにカスタマイズできます。
• 分岐処理の条件は、メールアドレスや電話番号など、業務内容に合わせて重複をチェックしたい項目を任意に設定することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081