Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft Excelで重複を除外してデータを追加する

■概要

Googleスプレッドシートに蓄積されたデータを、定期的にMicrosoft Excelに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業での重複チェックは、ミスが発生しやすく、データの整合性を保つ上での課題になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleスプレッドシートに行が追加されるたびに、Microsoft Excel内のデータと照合し、重複がない場合のみ自動でデータを追加できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方で顧客情報や案件情報を管理している方
• 手作業によるデータ転記や重複確認に多くの時間を費やしているデータ管理担当者の方
• データの二重登録などのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleスプレッドシートへの行追加をきっかけに、重複チェックからMicrosoft Excelへのデータ追加までを自動化し、手作業の時間を削減できます。
• 自動で重複の有無を判定するため、データの二重登録といったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleスプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleスプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、追加されたデータが既にExcel内に存在するかを確認します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、前段階の取得結果をもとに、データが存在しない場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
5. 最後に、オペレーションで再度Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、新しいデータのみをシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleスプレッドシートのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のスプレッドシートとシートを指定してください。
• Microsoft Excelのレコード取得アクションでは、任意のファイルとシートを指定でき、検索条件も柔軟に設定することが可能です。Google スプレッドシートから取得した情報を変数として設定できます。
• 分岐機能では、前段階で取得した情報をもとに、後続のオペレーションをどの条件で実行するかを任意で設定できます。
• Microsoft Excelのレコード追加アクションでは、追加先のファイルとシートを指定し、各項目にどの情報を割り当てるかを自由にカスタムできます。

■注意事項

• Googleスプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081