■概要

Outlookで受信したメールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか。この作業は、データの重複チェックも必要で、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが情報を抽出してMicrosoft Excel内の重複を確認し、データがない場合のみ自動で追加します。面倒なリスト作成業務から解放され、より正確なデータ管理が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した情報を手作業でMicrosoft Excelへ転記している方
• 手作業によるデータ入力で、重複登録や入力ミスにお困りのデータ管理担当者の方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記による入力間違いや、重複してデータを登録してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 次に、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出したデータが既に存在しないか検索します。
5. 分岐機能を設定し、重複データが存在しない場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
6. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で指定できます。
• AI機能では、受信したメールの本文など、前段階で取得した情報の中から抽出したい項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）を任意で設定可能です。
• Microsoft Excelでレコードを検索する際、どの列のデータと照合するかといった取得条件を任意で指定でき、前段階で取得した情報を変数として設定できます。
• 分岐機能では、前段階で取得した情報（重複チェックの結果など）をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
• Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、任意のファイルとシートを指定し、各項目にどの情報を割り当てるかなどを柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081