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「請求書や領収書、アンケートの画像ファイルからテキストを手入力している…」
「手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力ミスも発生しがち…」
このように、画像ファイルに含まれる文字情報の扱いに手間を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">画像ファイルからテキストを自動で読み取り、その内容をチャットツールやデータベースに記録できる仕組み</span>があれば、面倒な手入力作業から解放されますね。そうすれば、入力ミスを防ぎながら、より重要なコア業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルからテキストをスキャンして読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携して、画像内のテキストを自動スキャンして活用する方法を具体的なテンプレートで紹介します。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームサービスで送信された画像ファイルをトリガーに、OCR機能でテキストを自動で読み取る</span>フローです。
アンケートの回答や問い合わせに添付された画像の情報を手入力する手間なく、迅速にテキストデータとして活用できます！
<span class="mark-yellow">NotionやAirtableなどのデータベースサービスに画像ファイルが追加されたことをトリガーに、自動でOCR処理を実行する</span>フローです。
データベースに集約された画像情報を効率的に管理・運用し、情報の検索性や活用度を向上させることができるでしょう。
それではここから代表的な例として、Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Googleフォーム、Google DriveとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
こちらはGmailの例ですが、GoogleフォームとGoogle Driveも同じ手順で連携できます。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まずは事前準備として、画像ファイルを添付できるフォームを作成して自分で回答しておきましょう。
今回は、下記のようなフォームを作成し、回答を送信しました。
今回は例として、以下の画像(写真風.png)を添付して回答しました。
添付するファイルは適当なファイルでOKですが、この後に画像内のテキストをスキャンするため、テキストが含まれている画像を添付してください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にフォームIDを入力してください。
入力が完了したら、テストしてください。
成功したら「取得した値」にデータが反映されていることを確認し、「保存」しましょう。
なお、今回は添付ファイルの情報が「取得した値」に反映されていなかったため、「+ 取得する値を追加」から以下の赤枠の項目を追加しました！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらをご参照ください。
取得する値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Googleフォームから取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
以下のように、ファイルIDの欄にGoogleフォームの「fileId」の取得した値を設定してください。
これでトリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
入力ができたら、テストしましょう。
下記のような成功画面になったら、「保存」してください。
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
先ほどダウンロードした添付ファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
上記2記事も併せてご参照ください。
ステップ3・4と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力しましょう。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してください。
テストして、成功したら保存しましょう。
AIが添付ファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
添付ファイルから抽出したテキストをSlackで送信します。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリック。
まずこちらを参考に、該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しましょう。
次に投稿先のチャンネルIDを候補から選択してください。
メッセージはあらかじめ設定されていますが、OCR機能から取得した値などの変数や固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
※メンションを活用したい場合はこちら。
設定が完了したらテストしましょう。
なお、「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。
そのため、テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存してください。
Googleフォームの添付ファイルから抽出したテキストがSlackに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をSlackに通知する方法でした！
今回ご紹介した自動化以外にも、OCRを活用した自動化のテンプレートを複数ご用意しています！
例えば、名刺データや書類ファイルから情報を自動的に抽出し、SalesforceやGoogleスプレッドシートに素早く反映させる自動化では、データ入力の手間を削減できます。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
画像ファイル内のテキスト読み取りを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字起こしや転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、紙媒体や画像データで受け取った情報を迅速かつ正確にデジタル化でき、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化ははノーコードツールYoomを使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCR機能の精度は？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
詳しくはこちらをご参照ください。
Q：読み取る項目を部分的に指定する具体例は？
A：例えば請求書の場合「会社名,取引日,品名,単価,数量,単位,金額,支払期限,備考」のように入力すると、それらの項目のみが抽出されます。
業務内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてください。
Q：Googleフォーム以外のツールでも使えますか？
A：可能です。
例えばGoogle Driveでのファイルアップロードをトリガーとしたい場合、連携アカウントとアクションを選択する画面でGoogleフォームのアクションをGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」などに変更してください。
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