■概要

Notionに保存した請求書や議事録などの画像ファイルに含まれるテキスト情報を、手作業でコピー＆ペーストしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionにファイルが添付されたレコードが作成されると、自動で画像内のテキストをスキャンし、その内容をDiscordへ通知することが可能です。面倒なテキスト抽出作業を自動化し、業務効率の改善に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionに保存した画像からテキストを抽出する作業に手間を感じている方
• NotionとDiscordを連携させ、チームへの情報共有をよりスムーズに行いたいと考えている方
• 請求書や領収書などの画像データをNotionで管理しており、内容のテキスト化を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionにファイルが追加されると自動でテキストが抽出されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理が実行されるようにします
4. 次に、Notionの「ファイルをダウンロードする」アクションで、ページに添付されたファイルをダウンロードします
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションで、抽出したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください
• OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイルの種類や、抽出するテキストの項目などを任意で設定してください
• Discordでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDを任意で設定してください。また、メッセージ内容は、OCR機能で取得した値などを組み合わせて自由に設定することが可能です

■注意事項

• ‍‍Notion、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。