Airtableにファイルがアップロードされたら、OCRを行い結果をLINE WORKSで通知する

■概要

Airtableにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業で確認・入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Airtableにファイルが登録されると自動でOCRが画像内のテキストをスキャンし、その結果をLINE WORKSに通知するため、手作業による確認や入力の手間を省き、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableで画像やPDF形式の書類を管理しており、内容の確認や転記作業に課題を感じている方
• OCRの技術を活用し、手作業でのデータ入力を自動化したいと考えている方
• AirtableとLINE WORKSを連携させて、チーム内の情報共有を迅速に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableへのファイルアップロードを起点に、テキストの抽出から通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCR機能が自動で画像からテキストを読み取るため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとLINE WORKSをYoomに連携します。
2. トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」を設定します。
3. 次に、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう、分岐処理を設定します。
4. 続いて、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、抽出した内容を任意のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、自動化の対象としたいベースIDおよびテーブルIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、画像やPDFファイルから読み取りたい項目を任意で設定してください。
• LINE WORKSへの通知設定では、メッセージを送信するボットIDやトークルームIDを任意で指定し、通知メッセージもOCRで取得した情報などを用いて自由に作成してください。

■注意事項

• ‍‍AirtableとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。