Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をSlackに通知する

■概要

Googleフォームでファイルが送信されるたびに、手作業で内容を確認しSlackに通知するのは手間がかかるのではないでしょうか？特にファイルの内容を目で追って転記する作業は、時間もかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をトリガーに、添付されたファイルをAIが自動で文字認識し、その結果をSlackへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容確認と共有に手間を感じている方
• 手作業での文字起こしやSlackへの通知作業の効率化を目指す業務担当者の方
• ファイル内の情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームからのファイル送信後、AIによる文字認識とSlackへの通知が自動で行われるため、手作業による確認や転記にかかる時間を短縮できます。
• 手作業での文字起こしや情報伝atalgに伴う、誤認識や通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Gmail、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、フォームの回答情報（添付ファイルIDなど）を取得します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルIDを元にファイルをダウンロードします。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、Googleフォームの回答から取得するファイルのIDを動的に指定してください。
• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、対象となるファイルのIDや添付方法（例：前のステップでダウンロードしたファイルオブジェクトなど）を適切に指定する必要があります。
• Slackの「メッセージを送る」アクションでは、通知するメッセージの文面や、通知先のチャンネルIDを運用に合わせて設定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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