問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
大量の問い合わせメールに対し、迅速に返信する必要がある場合などにおすすめのフローです。
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日々の業務で、受信したメールやフォームの回答を一つひとつ確認し、要点をまとめてからチームに共有していませんか？
「手動での作業は時間がかかるし、ミスも起こりがち…」
「もっと効率的に情報共有したいけど、どうすればいいか分からない」と感じている方も多いかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">受信内容の要約や整理、そしてチームへの通知までを自動でできる</span>としたらどうでしょうか。
面倒な作業から解放され、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーがなくなりそうですよね。
この記事では、ChatGPTをGmailと連携して、日々の業務を自動化する方法を、プログラミングの知識がなくてもわかるように解説します。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にChatGPTとGmailの連携が可能です。YoomにはあらかじめChatGPTとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
ChatGPTとGmailのAPIを連携すれば、ChatGPTのデータをGmailに自動的に連携することが可能になります！ 例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、毎回自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにChatGPTとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームの内容そのままではなく、要点だけ抽出してGmailで共有したいといった場合におすすめのフローです。
大量の問い合わせメールに対し、迅速に返信する必要がある場合などにおすすめのフローです。
それでは、さっそく実際にChatGPTとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでChatGPTとGmailの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はフォームの送信内容をChatGPTで要約し、Gmailで共有するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からChatGPTを検索してください。
「ChatGPTのマイアプリ登録方法」を参考にアカウント名とアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとChatGPTのマイアプリ連携が完了します。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。
（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
同様にGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
お使いのアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックしてログインを進めましょう。
※認証時にGmailの権限をすべて許可してください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「回答フォーム」をクリックしてください。
回答フォームを作成します。
名前やメールアドレス等の質問事項を選び、入力方法をプルダウンから選択してください。
フォームの基本設定・オプション設定について | Yoomヘルプセンター
「+質問を追加」から質問事項を追加することもできます。
また「+送信ボタン上のテキストを追加」をクリックすると、下図のようなテキストボックスが表示されるので任意のテキストを設定できます。
完了ページの設定も可能です。入力が終わったら「次へ」をクリックしてください。
プレビューページを確認して「保存する」をクリックしてください。
なお「取得した値」のテキストボックスに任意の内容を入力しておくこともできます。
この値は次のステップで動作のテストをする際に活用できます。
今回は下記のようにテスト内容を入力しました。
「回答内容を要約する」をクリックしてください。
タイトルは編集可能です。アクションは「テキストを生成」にし、アカウント名が正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
API接続設定の画面が表示されるので、まずテキストボックス内の例を参考にメッセージ内容を入力してください。
ステップ3で取得したアウトプットを利用して入力することもできます。
次に以下の必要事項を入力していきます。
ロールは「ユーザーと対話する際にGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
デフォルトでは「user」が指定されます。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
モデルは候補から選択してください。デフォルトでは「gpt-4o」を使用します。
入力後テストし、成功したら保存してください。
ここで取得したアウトプットの値も次のステップで活用できます。
「メールで共有する」をクリックしてください。
メールの設定を進めていきます。まずアカウントが正しいか確認してください。
次にメール内容を入力します。
Toにはようやく内容を送信したいメールアドレスを設定しましょう。
件名、本文はステップ3、4で取得したアウトプットを利用して入力することもできます。
取得した値＝アウトプットを用いて以下のように設定することで、フォームに回答が送信されるごとに要約された内容などを動的に反映できます。
なお、アウトプットを活用せず手入力すると、毎回同じ内容のメールが作成されてしまうため注意が必要です。
終わったら「次へ」をクリックしてください。
内容に誤りがないか確認してテストします。
成功したら保存してください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、フォームの送信内容をChatGPTで要約し、Gmailで共有する方法でした！
Gmailとの連携以外でも、ChatGPTのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
チャットツールの問い合わせ内容に自動応答したり、オンラインミーティングの文字起こしをAIで多言語に翻訳して共有したりします。
また、オンラインストレージにアップロードされた画像を解析して自動でフォルダ分けを行ったり、フォームの情報から請求書の草案を作成したりすることも可能です。
多岐にわたる業務を効率化しましょう。
受信したメールの内容をもとに、カレンダーにイベントを登録したり、添付ファイルを別のシステムにアップロードしてレコードと紐づけたりします。
また、緊急度の高いメールを受信したら、チャットツールの特定ユーザーに通知することも可能です。
これにより、情報共有やデータ管理の手間を削減し、業務効率を向上させます。
この記事では、ChatGPTをGmailと連携して、業務を自動化する方法について解説しました。
<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの要約やフォーム内容の整理、そして共有といった作業を自動化することで、日々の定型業務にかかる時間を削減</span>できます。
さらに、手動でのデータ入力によるミスや共有漏れといったヒューマンエラーもなくなり、迅速かつ正確な情報共有が可能になるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的に構築できます。
もし業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
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