■概要
定期的にDropbox内のファイルを特定の相手にメールで送付する業務は、単純な作業でありながら手間がかかり、送信忘れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した時刻にDropboxの特定フォルダ内にあるファイルを自動でGmailから送信できるため、定例のファイル共有業務を効率化し、人的ミスを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日・毎週の定例報告などで、Dropbox上のファイルをGmailで共有している方
- 手作業でのファイル送付の手間を省き、業務を効率化したい方
- ファイルの送付忘れや添付ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業でのファイル送付に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先間違い、送信忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時（毎日、毎週、特定の日時など）を設定します。
- オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダ内のファイル一覧を取得する」アクションで、対象となるフォルダを指定します。
- 次に、繰り返し処理機能を追加し、取得したファイル一覧を一つずつ処理するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、各ファイルをダウンロードします。
- 最後にGmailの「メールを送る」アクションで、ダウンロードしたファイルを添付し、指定の宛先にメールを自動送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時や頻度（毎日、毎週、毎月など）を業務内容に合わせて自由に設定可能です。
- 繰り返し処理では、Dropboxから取得したファイル一覧の中から、特定の条件に合致するファイルのみを処理の対象とすることもできます。
- Gmailの送信アクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズでき、本文内にファイル名などの動的な情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Dropbox、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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