■概要

Gmailに届いた請求書や申込書などの添付ファイルを、都度手作業でSalesforceにアップロードしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの添付漏れや、紐付け先のレコードを間違えるといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで添付ファイルがSalesforceに自動でアップロードされ、関連するレコードに紐付けられるため、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した契約書などのファイルをSalesforceに手動で登録している営業担当者の方
• Salesforceでの顧客情報管理において、関連ファイルの紐付け作業を効率化したい方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をきっかけにファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業で行っていたファイル登録にかかる時間を短縮できます。
• 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの添付忘れや紐付け先のレコードを間違えるといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1. はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
2. 2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、フローボットを起動させるメールを指定します。
3. 3. 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションでGmailの添付ファイルをアップロードします。
4. 4. 続いて、「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」し、どのファイルかを特定します。
5. 5. その後、メールの件名などを基に、「リードオブジェクトのレコードを検索」アクションで紐付け先のレコードを特定します。
6. 6. 最後に、「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、アップロードしたファイルと特定したレコードを紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件（特定のラベル、差出人、件名など）を任意で設定してください。
• Salesforceのレコードを検索する際に、メールの件名や本文から取得したどの情報をキーとして検索するかを設定してください。また、紐付け先のオブジェクト（リード、取引先、商談など）も業務に合わせて変更が可能です。

■注意事項‍

• Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。