■概要
Gmailで受信した会議やアポイントの案内メールを、手作業でOutlookのカレンダーに登録していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでAIが内容を読み取りOutlookのカレンダーへ自動でイベントを登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した予定をOutlookのカレンダーに手作業で転記している方
- 複数のツールをまたいで発生する定型業務の効率化を目指している方
- 手作業による入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけでOutlookに予定が自動登録され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションではAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から予定の日時や件名などの情報を抽出します。
- 最後に、Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を元にカレンダーへイベントを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメールの本文から、どのような情報を抽出したいか（例：日時、場所、会議名など）を任意に設定してください。
- Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」では、イベントのタイトルや場所などの項目に、前段のAI機能で抽出したデータを動的に紐づけたり、固定のテキストを入力したりといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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