緊急度の高いGmailを受信したらMicrosoft Teamsの特定ユーザーにチャットする

■概要

緊急性の高いメールを見落としてしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。重要な連絡を見逃さないために、常にメールボックスを確認し続けるのは大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが内容を要約し、Microsoft Teamsへ自動で通知することが可能で、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する重要な連絡の見落としを防ぎたいと考えている営業担当者の方
• チーム内での情報共有の速度を上げ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
• Microsoft Teamsを中心としたコミュニケーションで、業務連絡の集約と効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のGmail受信をトリガーに自動で通知が飛ぶため、メールの見落としや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎます。
• メールボックスを常に確認する手間が不要になり、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を創出することができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで受信したメール本文の要約を生成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約内容を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
• AI機能の要約では、トリガーで取得したメールの内容から特定の情報やセクションを指定し、任意の条件で要約内容を調整することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意のものに変更したり、メッセージの内容を固定テキストだけでなく、前段階で取得した情報を組み合わせてカスタマイズできます。

■注意事項‍

• Gmail、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。