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「新入社員の情報を人事労務システムに手入力するのが大変…」
「入社案内のメールに添付された書類からの転記作業でミスが起きてしまう…」
このように、従業員情報の登録といった定型的ながらも重要な業務に多くの時間を費し、本来集中すべきコア業務に手が回らないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">入社案内のメールを受信した際に、添付された書類から情報を自動で読み取り、人事労務システムに従業員情報を登録してくれる仕組み</span>があれば、こうした手作業による負担やヒューマンエラーのリスクから解放され、より戦略的な人事労務業務に時間を使うことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">人事労務システムに従業員情報を自動で登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと人事労務システムを連携させ、従業員情報の登録などを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付された書類から情報を読み取り、freee人事労務などの人事労務ツールに従業員情報を自動で登録する</span>ことができるため、これまで手作業で行っていた入社手続きに伴う情報登録業務を効率化し、担当者の負担を削減できます。
それではここから代表的な例として、Gmailで入社案内のメールを受信したら、添付ファイルをOCRで読み取り、freee人事労務に従業員情報を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee人事労務／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【freee人事労務のマイアプリ連携】
先ほどと同様に検索窓にfreee人事労務と入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「許可する」をクリックしてください。以上で、freee人事労務のマイアプリ連携が完了しました。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「Gmailで入社案内のメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee人事労務に従業員を登録する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。
後ほどの設定でfreee人事労務に登録するため、添付ファイルには従業員情報を記載しましょう。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
続いて、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐の条件を指定していきます！
まずは、「タイトル」を必要に応じて修正します。
「分岐対象の取得した値」の「オペレーション」は、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのトリガー設定で取得した「添付ファイル1」を選択しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
今回はトリガー設定で取得した「添付ファイル1」が「空ではない」場合に分岐するように設定しました。
こちらは用途に合わせて設定を変更できます。
最後に「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
赤枠で囲まれた「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
※なお、本機能のアクションは以下のようになっており、それぞれできることと消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
次に、PDFから情報を読み取る設定を行います！
使用するAIと言語を任意で選択します。プルダウンから選択してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行します。
すると、OCRで読み取った情報が取得した値に表示されました！
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、ファイルから文字を読み取る設定が完了しました！
いよいよ最後の設定です。ここでは、freee人事労務に従業員を登録する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、連携するアカウントを確認しましょう。
タイトルを任意で修正し、アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
次に、API接続設定の画面で必須項目を設定していきます！
他の項目を任意で設定したら、テストをクリックしましょう！
取得した値が表示されたら、確認をします。
freee人事労務の画面に移り、実際に登録されているか確認をしましょう。
確認後、Yoomの画面に戻り、「保存」をクリックしましょう！
以上が【Gmailで入社案内のメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee人事労務に従業員を登録する】方法でした！
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回ご紹介した連携以外でも、freee人事労務のAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、勤怠の修正申請後に承認した情報をfreee人事労務に反映させ、Google Chatに通知する機能を活用することで、素早い情報更新が可能となります。
また、フォームから送信された従業員情報をfreee人事労務やオフィスステーションに自動で追加することにより、情報の一元管理が進み、従業員管理の手間を削減できるでしょう。
人事労務システムと各種ツールをAPI連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた従業員情報の登録業務を自動化し、転記ミスの防止や工数の大幅な削減を実現できます。</span>
これにより、人事労務担当者は煩雑なデータ入力作業から解放され、採用活動や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携処理の途中でエラーが出たらどうなりますか？
A：Yoomのフローボットでは、処理中にエラーがおきた場合、ダッシュボード上で詳細が確認でき、設定次第ではSlackやメールで通知も可能です。
自動再実行は行われませんが、実行履歴から手動で再実行できるため、すぐに対応できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
それでも解決しない場合は、Yoomお問い合わせ窓口よりお問い合わせください。
Q：freee人事労務以外の労務管理ソフトでも連携できますか？
A：はい、可能です。
YoomはSmartHRやKING OF TIMEなどの労務管理ツールと連携させることができます。
たとえば、SmartHRで登録された従業員情報を自動でGoogle スプレッドシートにまとめ、別システムへ通知するといった自動化も実現可能です。
柔軟なフロー設計で業務をスムーズにつなげられるのがYoomの強みです。
ぜひ以下をご覧ください。
Q：GmailではなくOutlookでも同じ自動化は可能ですか？
A：はい、可能です。
YoomではOutlookの連携にも対応しているため、トリガー設定でOutlookを設定すれば、同じようにフローを動かせます。
本文の条件指定（件名や本文に特定のキーワードを含むなど）や添付ファイルの処理も、Gmailのときと同様に設定できます。
詳しくは以下をご確認ください。
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