■概要

メールでの有給休暇の申請は一般的ですが、その内容をfreee人事労務へ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailの特定のメール内容をAIが自動で読み取り、APIを利用してfreee人事労務へ有給申請を作成するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで有給休暇の申請を行っており、その内容をfreee人事労務で管理したい企業の方
• API連携の利用により、手作業による転記の手間や入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
• 定型的な申請業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの内容をもとにfreee人事労務で申請が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや申請漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、有給休暇の申請メールに付与されるラベルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、メール本文から希望日などのデータを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでfreee人事労務の「有給申請を作成」を設定し、AIが抽出した情報を基に申請を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：取得希望日、理由など）を任意で設定してください。
• freee人事労務で有給申請を作成する際に、日付や申請理由などの項目へ、前段のAI機能で抽出した値を動的に埋め込むといった設定が可能です。

■注意事項

• Gmail、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
• freee人事労務は、申請者本人のアカウントと連携する必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。