HubSpotで問い合わせを受けたら回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに自動通知する方法

問い合わせ対応は重要な業務ですが、件数が多かったり、内容が複雑なほど時間と労力がかかります。
そこでHubSpot・Dify・Microsoft Teamsを連携して、問い合わせ対応の効率化と一貫性のあるサービス提供を可能にしましょう。
本記事では、ノーコードツールYoomを活用して、HubSpotで受けた問い合わせをDifyで自動的に回答し、Microsoft Teamsに通知する方法を詳しく解説します。

[Yoomとは]

こんな方におすすめ

・HubSpotでのお問い合わせ対応を効率化したいカスタマーサポート担当者
・業務自動化で時間を節約し、他の業務に注力したい企業
・複数のツールを使用しているが、それぞれの連携に課題を感じている企業
・顧客対応の一貫性を確保したい企業のマネージャー
・業務のコスト削減を目指して自動化ツールを導入したい経営者

HubSpot・Dify・Microsoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1: 業務効率の向上

このフローを活用することで、手動での作業を減らし、入力ミスを削減できます。
例えば、カスタマーサポートチームがHubSpotでの問い合わせを受けた際、従来は問い合わせ内容を手動で確認し、適切な回答を準備して担当者に転送していました。
いくつかの問い合わせに対応していると、別の回答を誤って転送してしまう可能性があります。
しかし、自動化することで、HubSpotのお問い合わせ内容をDifyが解析し、適切な回答内容を自動で作成して、Microsoft Teamsに通知します。
これにより、担当者はその内容をすぐに確認し、対応することが可能です。
このプロセスの自動化により、入力ミスを防いだ効率的な対応が実現するでしょう。

メリット2: 一貫性のある対応

自動化を導入することで、業務の一貫性が保たれます。
例えば、企業がカスタマーサポートを行う際、異なる担当者が同じ問い合わせに対応すると、対応の質や回答内容に差が生じることがあります。
特に、手動で対応する場合、担当者の経験や知識によって回答が変わるため、顧客にとっては混乱を招く可能性があります。
ですが、Difyによる自動化された回答作成システムでは、あらかじめ学習した設定に基づいて回答が生成されるため、常に同じトーンでの回答が期待できます。
さらに、Microsoft Teamsに通知が届くことで、最新の進捗や対応状況をチーム全体で把握でき、部門間での情報の食い違いも防げるでしょう。
結果として、顧客に対しての対応スピードの向上も見込めます。

メリット3: コスト削減

このフローを活用することで、人員やリソースを最適化し、無駄なコストを削減することが期待できます。
例えば、カスタマーサポートチームで毎月数百件の問い合わせに対応している場合、従来は多くの手動作業が必要で、コストがかかっていました。
しかし、この自動化を導入することで、HubSpotでの問い合わせ内容を自動で抽出し、適切な回答を生成、通知する流れが確立が期待できます。
これにより、問い合わせ対応の時間が大幅に短縮され、1人のスタッフが対応できる件数が増加することが見込めます。
結果として、従業員の数を増やすことなく、対応件数を増加させることができ、同時に人件費を削減することができるでしょう。

HubSpotとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

ここまで、HubSpot・Dify・Microsoft Teamsの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを作成していきます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

HubSpot・Dify・Microsoft Teamsをマイアプリ連携する。
テンプレートをコピーする。
フロー起点のHubSpotのトリガー設定と、その後のDify・Microsoft Teamsのオペレーション設定を行う。
トリガーボタンをONにして、HubSpot・Dify・Microsoft Teamsの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のHubSpotとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

こちらを参考に、会員登録かログインをお願いします。

続いてDifyと連携します。
表示された項目を設定しましょう。
詳しくはこちらを参考に入力してください。

続いてMicrosoft Teamsと連携しましょう。
メールアドレスとパスワードでログインをお願いします。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3つのアプリが連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームが送信されたら」を選択します。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

フォームIDまで設定が終わったら、テストします。
※サンプル問い合わせを送信しておくとスムーズです。
成功したら保存しましょう。

続いて「チャットメッセージを送信」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
queryにはアウトプットから選択しましょう。
※項目名は問い合わせフォームによって異なるので、問い合わせ内容に該当するアウトプットを選択してください。

userも注意事項に沿って設定しましょう。

こちらもテストし、以下のアウトプットが取得できたら保存します。

続いて「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、各IDを設定しましょう。

メッセージはアウトプットから設定しました。

赤枠はアウトプットから選択したものになります。

その他の項目は必要に応じて設定してくださいね。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

HubSpot・Dify・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはHubSpot・Dify・Microsoft Teamsを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答するフローです。

社内でのヘルプデスク対応におすすめです。
問題の切り分けなどを一次対応で行うだけでも、時間の削減につながりそうです。

2.チャネルトークでチャットが開始されたら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

こちらはオンラインショップなど、顧客からの問い合わせに便利です。
Microsoft Teamsを見れば、過去の回答が確認しやすくなります。

3.Hubspotにフォームが送信されたら、Google スプレッドシートに格納するフローです。

こちらはフォームの回答内容を自動転記してくれます。
他部署に回答内容を連携したいときに便利そうです。

まとめ

今回は「HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
HubSpot・Dify・Microsoft Teamsの連携により、問い合わせ対応の効率化と一貫性のあるサービス提供が期待できます。
また、自動化により手動作業が削減され、業務効率の向上とともにコスト削減にもつながります。
これにより、企業は顧客対応の質を高め、信頼性の向上も見込めます。

ぜひこの機会に、Yoomを使ったHubSpot・Dify・Microsoft Teamsの連携を検討してください。