HubSpotで問い合わせを受けたら回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに自動通知する方法

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• HubSpot・Dify・Microsoft Teamsをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のHubSpotのトリガー設定と、その後のDify・Microsoft Teamsのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、HubSpot・Dify・Microsoft Teamsの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のHubSpotとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

こちらを参考に、会員登録かログインをお願いします。

続いてDifyと連携します。
表示された項目を設定しましょう。
詳しくはこちらを参考に入力してください。

続いてMicrosoft Teamsと連携しましょう。
メールアドレスとパスワードでログインをお願いします。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3つのアプリが連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームが送信されたら」を選択します。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

フォームIDまで設定が終わったら、テストします。
※サンプル問い合わせを送信しておくとスムーズです。
成功したら保存しましょう。

続いて「チャットメッセージを送信」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
queryにはアウトプットから選択しましょう。
※項目名は問い合わせフォームによって異なるので、問い合わせ内容に該当するアウトプットを選択してください。

userも注意事項に沿って設定しましょう。

こちらもテストし、以下のアウトプットが取得できたら保存します。

続いて「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、各IDを設定しましょう。

メッセージはアウトプットから設定しました。

赤枠はアウトプットから選択したものになります。

その他の項目は必要に応じて設定してくださいね。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

HubSpot・Dify・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはHubSpot・Dify・Microsoft Teamsを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答するフローです。

社内でのヘルプデスク対応におすすめです。
問題の切り分けなどを一次対応で行うだけでも、時間の削減につながりそうです。

2.チャネルトークでチャットが開始されたら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

こちらはオンラインショップなど、顧客からの問い合わせに便利です。
Microsoft Teamsを見れば、過去の回答が確認しやすくなります。

3.Hubspotにフォームが送信されたら、Google スプレッドシートに格納するフローです。

こちらはフォームの回答内容を自動転記してくれます。
他部署に回答内容を連携したいときに便利そうです。

まとめ

今回は「HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
HubSpot・Dify・Microsoft Teamsの連携により、問い合わせ対応の効率化と一貫性のあるサービス提供が期待できます。
また、自動化により手動作業が削減され、業務効率の向上とともにコスト削減にもつながります。
これにより、企業は顧客対応の質を高め、信頼性の向上も見込めます。

ぜひこの機会に、Yoomを使ったHubSpot・Dify・Microsoft Teamsの連携を検討してください。