Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、HubSpotにチケットを作成する
Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、HubSpotにチケットを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsでの顧客からの問い合わせや社内依頼が、他のメッセージに埋もれてしまい対応が遅れた経験はありませんか？また、その内容をHubSpotへ手作業で転記し、チケットを作成するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されると、自動でHubSpotにチケットが作成されるため、対応漏れを防ぎ、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを顧客対応窓口としており、HubSpotで案件管理を行っている方
- 社内の問い合わせ対応を効率化し、対応漏れをなくしたいと考えている情報システム部門の方
- 手作業でのチケット作成に時間がかかり、本来の業務に集中できていないチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージをもとに自動でHubSpotのチケットが作成されるため、手作業での転記や作成の手間を省き、時間を短縮できます。
- メッセージの見落としやチケットの作成漏れを防ぎ、転記ミスなどのヒューマンエラーをなくすことで、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「チケットを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容などをチケットの情報として紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成する際に、チケットの件名や内容、担当者などの各項目に、Microsoft Teamsから取得した情報を自由に設定することができます。
■注意事項
- Microsoft Teams、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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