Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたらHubSpotにコンタクトを作成する
Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたらHubSpotにコンタクトを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
HubSpot
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsのチャネルに投稿される問い合わせやリード情報を、都度HubSpotに手作業で登録する手間や、転記漏れに悩んでいませんか？こうした定型的な手作業は、対応の遅れやヒューマンエラーの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定メッセージからAIが自動で情報を抽出し、HubSpotへコンタクトを自動で作成できるため、こうした課題を解消し、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを顧客からの問い合わせ窓口としており、HubSpotへの手動登録を効率化したい方
- HubSpotへのコンタクト情報の入力を自動化し、営業やマーケティング活動を迅速化したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力や転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいチームの担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの特定メッセージをトリガーにHubSpotのコンタクトが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、入力間違いや重要なリード情報の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとHubSpotをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで取得したメッセージ本文から名前や連絡先などの必要な情報を抽出します。
- 次に、分岐機能を設定し、「特定のキーワードが含まれている場合のみ後続の処理を行う」といった条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとにコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視するチームやチャネル、また反応させたいメッセージの条件などを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージ本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由に指定できます。
- 分岐機能では、AIで抽出した情報をもとに、「特定のテキストが含まれていたら」といったフローの実行条件を任意で設定可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成する際に、前段のオペレーションで取得した値を引用し、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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