■概要
HubSpotで商談が成立した際、関連部署へ迅速に情報を共有することは重要ですが、手作業での連絡は手間がかかり、対応の遅れや共有漏れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージが更新されると、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知が送信されます。これにより、手作業による情報共有の手間をなくし、迅速で確実な連携を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの商談情報を手作業でMicrosoft Teamsに共有している営業担当者の方
- 部署間の情報連携を効率化し、受注後のプロセスを円滑に進めたいと考えている方
- 手作業による連絡漏れを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの商談ステージが更新されると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知するため、連絡の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいステージ（例：「受注」）を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、HubSpotから取得した商談情報を含んだメッセージを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知先となるチームやチャネルは、任意のものを設定してください。
- 通知メッセージの内容は自由にカスタマイズでき、HubSpotの取引名や金額などの情報を含めることで、より具体的な内容を共有できます。
- メッセージに特定のメンバーやチャネルへのメンションを設定することで、担当者へ確実に情報を届けることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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