Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
・OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
「請求書や領収書に記載された情報を一つひとつ手作業で入力している…」
「セミナーや会議で撮影したホワイトボードの画像を議事録に転記するのが面倒…」
このように、画像に含まれる文字情報を手作業でテキスト化する業務に、多くの時間や手間を取られていませんか？
もし、メールで受信した画像ファイルや、ストレージに保存された画像から自動で文字を抽出し、テキストデータ化したり、他のデータベースなどに記録できる仕組みがあれば、本来注力すべきコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには画像ファイルから自動で文字を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
・OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
画像のテキスト抽出を自動化する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、画像に含まれるテキスト情報を自動で抽出し、他のツールに連携する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この連携により、データ入力の自動化や情報共有の迅速化が実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した画像からテキストを抽出する
Gmailなどのメールツールで受信した画像ファイルから自動でテキストを抽出し、Google スプレッドシートなどの他ツールに情報を記録することができます。
請求書や領収書の処理といった定型業務を効率化し、手入力の手間やミスを削減できます！
Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
・OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
フォームで受け付けた画像からテキストを抽出する
Googleフォームなどのフォームツールで送信された画像からテキストを自動で読み取り、Notionなどのドキュメントツールに情報を保存可能です。
アンケートや申込書に添付された画像の情報を手動で転記する必要がなくなります。
Googleフォームで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った画像の内容を手作業でテキスト化し、Notionなどの別ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに送信された画像を自動で読み取り、テキスト情報に変換した上で、Notionのデータベースへ自動で追加するため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取った画像内の情報を手入力で転記している方
・AIを活用した技術で、文字起こし作業を自動化したいと考えている方
・Notionを情報集約のデータベースとして活用しており、入力作業を効率化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Notion、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ストレージサービス上の画像からテキストを抽出する
Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされた画像から自動でテキスト情報を抽出し、Slackなどのチャットツールに通知することで、チーム内での情報共有を迅速化し、確認漏れを防ぐことが可能です。
Dropboxで画像がアップロードされたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しSlackで通知する
試してみる
■概要
請求書や領収書などの画像ファイルをDropboxに保存した後、その内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxにアップロードされた画像からAIがテキストを自動的に読み取り、Slackに必要な情報を通知するまでの一連の流れを自動化できます。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに保存した画像やPDFの内容を手作業で転記している方
・AI技術で、請求書やアンケートなどのデータ化を効率化したい方
・Slackを活用した情報共有のスピードを上げ、確認漏れをなくしたいチームの方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
画像からテキストデータを抽出する連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、AIによる画像から文字を読み取る設定、Google スプレッドシートのアクション設定
- フローをONにし、テストする
Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
・OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ登録については、上記動画で解説しているのでそちらを参考にしてください。
それでは、Gmailアプリの登録方法を解説していきます。
Gmailのマイアプリ登録
アプリ一覧から選択すると、この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
・OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
記念すべき最初の設定です！
まずは「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。タイトルは、わかりやすものに任意で変更可能です。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続画面に移動します。
まずYoom側の操作の前にGmailのラベル設定をし、そのラベルに振り分けられるよう実際にGmailへメッセージを送信しましょう。
このフローは、特定のラベルに該当するメールを受信したら起動するトリガーになっているためです。
この際、テキストデータを抽出するファイルも添付してくださいね。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom」というラベルに振り分けられるように設定しました。
なお、この際に送信するメールはテスト用の架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
ラベルを作成して Gmail を整理する
メールのフィルタルールの作成
なお、今回添付した資料は下記のようなメニュー表です。次のステップで画像の文字をテキスト化する設定をしますので、文字が書かれた画像を添付してください。
文字が極端に小さい場合などはテキストデータがうまく抽出されない可能性があるため、注意しましょう。
Gmailの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
上手く候補が表示されない時は、前の画面に戻って連携しているアカウントを確認してみましょう。
入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存」をクリックしましょう。
ここで取得した値はテキストデータの抽出などを行う際に活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動します。
詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：AIによる画像からテキスト抽出設定
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
下記画像の赤枠「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRを活用するAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
なお、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えます。
下記のような画面になるので、タイトルは任意で修正してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
表記されている文字数の分だけ、この後のページでプロンプトが設定できます。
この文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
詳細設定画面に切り替わったら、下記を参考にそれぞれの項目を入力しましょう。
- ファイルの添付方法：あらかじめ設定されている通りでOKです。
- 抽出したい項目：Gmailに添付したファイルからどのようなデータを抽出したいのか入力しましょう。今回添付したファイルはメニュー表のため、下記のように抽出したいメニューの種類を記載しました。
例えば、名刺であれば名前、部署など、帳票であれば合計金額、商品名など、このフローを活用して抽出するファイルデータの種類を定めたうえで、抽出したい項目を入力しましょう。編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
- 使用するAI：プルダウンからAIを選択できます。
選択しない場合は自動でGeminiが設定されるので、特にこだわりがなければ選択せずに次へ進みましょう。
OCR：AIモデルの違いについて
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。成功すると「取得した値」欄に、抽出したい項目として定めたデータが添付ファイルから抽出されているはずです。
最後に、「保存」を押して次へ進んでください。
ステップ5：Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションを設定
最後の設定です！
「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
データベースの連携画面になるので、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートを準備していない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は下記のように、抽出したい項目として定めた列を作成済みのGoogle スプレッドシートを準備しました。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
スプレッドシートIDは、ボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
スプレッドシートのタブ名は、スプレッドシートIDを選択すると候補から選択できます。
テーブル範囲には、Google スプレッドシート対象範囲を英数字で入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
データベース操作の詳細設定画面になるので、追加するレコードの値を入力してください。
ボックスをクリックすることで、テキストデータとして「取得した値」を引用することが可能です。各ボックスに連動する取得した値を入力してください。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、毎回同じ内容がGoogle スプレッドシートへ追加されてしまうため注意が必要です。
今回は、それぞれの項目を下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Google スプレッドシートにレコードが追加されているはずなので確認してみてください。
下記のように指定した内容が追加されていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
すぐにフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしてみましょう。
OCRやGmailを使ったその他の自動化例
OCRやGmailのAPIを活用することで、書類処理やメール対応などの業務を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OCRを使った自動化例
OCRを利用することで、紙やPDFなどのファイルからテキストを自動で抽出し、他のアプリに連携できます。
契約書や請求書を扱うバックオフィス担当者や、日常的に文書を取り扱う企業に特に有効で、入力作業を省略しミス削減にもつながります！
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、DocuSignで完了した契約書類が即座に処理されます。
OCRで読み取った内容がMicrosoft Teamsに自動通知されるため、効率的に情報を共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを使用して契約書の取り交わしや管理を行っている方
・契約書が完了した際に迅速に内容を確認し、次のアクションを取りたいと考える方
・書類の内容を自動的にOCRで読み取り、社内で共有したい方
・コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを活用して、重要な通知をチームメンバーとスピーディに共有したい方
・現在手動で書類の確認や通知を行っていて、その手間を省きたいと感じている方
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
試してみる
■概要
「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する」ワークフローは、ドキュメント管理をスムーズにする自動化プロセスです。
手動でのデータ入力や情報整理の手間を省き、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用している方
・大量のファイルをDropboxに保存しており、内容の整理や検索に時間がかかっている方
・Airtableでデータ管理を行っている方
・Airtableを使ってデータベースを構築しているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
・業務効率化を目指しているチームリーダーや経営者
・ワークフローの自動化を通じて、チーム全体の作業効率をアップさせたいと考えている方
・OCR技術を活用して情報を整理したい方
・ファイル内のテキスト情報を自動的に抽出し、活用したい方
■注意事項
・Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その内容を確認して手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelへデータとして追加するため、こうしたデータ入力作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookに届く添付ファイルの内容をMicrosoft Excelへ手入力している方
・請求書や注文書などの定型的なデータ入力作業の効率化を目指している経理・営業事務担当者の方
・OCR機能を活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務の自動化を検討している方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
■概要
「Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する」フローは、Slackに送られたファイルを自動的にOCRで解析し、その内容に基づいてGoogle Apps Scriptを実行する業務ワークフローです。
日常業務でSlackを活用してファイル共有を行う際、手動で内容を確認しスクリプトを実行するのは時間と手間がかかります。
このワークフローを導入すれば、ファイルの自動解析とスクリプト実行が連携し、業務効率が大幅に向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで頻繁にファイルを共有し、その内容を自動で処理したいビジネスユーザーの方
・Google Apps Scriptを活用して定型業務を自動化したい開発者の方
・OCR機能を利用して画像やPDFから情報を抽出し、他のアプリと連携させたい方
・手動でのファイル処理に時間を取られ、業務効率化を図りたい企業担当者の方
・Yoomを活用して多様なSaaSアプリを連携させ、業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle ドキュメントに追加する」フローは、ドキュメント管理を自動化する業務ワークフローです。
OneDriveに保存された画像やPDFなどのファイルをYoomが自動的にOCRでテキスト化し、Google ドキュメントに追加します。
これにより、手間をかけずにデジタルデータを効率的に管理・活用できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle ドキュメントを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・OCRした文書や画像データを効率的にテキスト化したい事務担当者の方
・ドキュメント管理の自動化を図り、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・OCR機能を活用してデータの検索性や編集性を高めたい方
・手作業によるデータ入力の負担を減らしたい経営者の方
■注意事項
・OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailを使った自動化例
今回はメインにOCR機能を紹介しましたが、Yoomでは様々なSaaSツールを組み合わせた自動化テンプレートを用意しています。
ここでは一例として、今回のフローで活用したGmailの自動化例を紹介しましょう！
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
画像に含まれるテキスト情報を自動で抽出・連携することで、これまで手作業で行っていた請求書や領収書、名刺などの情報入力作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これにより、経理処理や顧客管理といった業務の初動をスピーディーにし、担当者はより付加価値の高い分析や企画業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：OCRで読み取れるファイル形式や文字の精度は？
A：OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Q：この連携は無料でどこまで使い続けられますか？
A：Yoomのフリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回解説したフローでは、
- 画像・PDFから文字を読み取る（5タスク）
- レコードを追加する（1タスク）
のアクションを使用するため、1回のフロー起動で計6タスクを消費します。
よって、月16件以上の特定ラベルがついたメールを受信する可能性があるのであれば、プランのアップグレードをおすすめします。
参照：料金プランについて／「タスク実行数」のカウント方法について
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
（コンタクトを重複で登録しようとする場合など、フローボットがエラーとなることがあります）
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