Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
- OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで画像を受信するだけで自動でテキスト化され、指定のGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付された画像ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能でテキスト化した情報を指定のスプレッドシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、請求書の日付や金額、名刺の会社名など、画像ファイルからテキストとして抽出したい項目を任意で設定してください
- Google スプレッドシートのアクション設定で、抽出したデータを記録する対象のスプレッドシートIDとシート名を任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「請求書や領収書に記載された情報を一つひとつ手作業で入力している…」
「セミナーや会議で撮影したホワイトボードの画像を議事録に転記するのが面倒…」
このように、画像に含まれる文字情報を手作業でテキスト化する業務に、多くの時間や手間を取られていませんか？
もし、メールで受信した画像ファイルや、ストレージに保存された画像から自動で文字を抽出し、テキストデータ化したり、他のデータベースなどに記録できる仕組みがあれば、本来注力すべきコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには画像ファイルから自動で文字を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
- OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで画像を受信するだけで自動でテキスト化され、指定のGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付された画像ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能でテキスト化した情報を指定のスプレッドシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、請求書の日付や金額、名刺の会社名など、画像ファイルからテキストとして抽出したい項目を任意で設定してください
- Google スプレッドシートのアクション設定で、抽出したデータを記録する対象のスプレッドシートIDとシート名を任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
画像のテキスト抽出を自動化する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、画像に含まれるテキスト情報を自動で抽出し、他のツールに連携する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この連携により、データ入力の自動化や情報共有の迅速化が実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した画像からテキストを抽出する
Gmailなどのメールツールで受信した画像ファイルから自動でテキストを抽出し、Google スプレッドシートなどの他ツールに情報を記録することができます。
請求書や領収書の処理といった定型業務を効率化し、手入力の手間やミスを削減できます！
Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
- OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで画像を受信するだけで自動でテキスト化され、指定のGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付された画像ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能でテキスト化した情報を指定のスプレッドシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、請求書の日付や金額、名刺の会社名など、画像ファイルからテキストとして抽出したい項目を任意で設定してください
- Google スプレッドシートのアクション設定で、抽出したデータを記録する対象のスプレッドシートIDとシート名を任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで受け付けた画像からテキストを抽出する
Googleフォームなどのフォームツールで送信された画像からテキストを自動で読み取り、Notionなどのドキュメントツールに情報を保存可能です。
アンケートや申込書に添付された画像の情報を手動で転記する必要がなくなります。
Googleフォームで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しNotionに追加する
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■概要
Googleフォームで受け取った画像の内容を手作業でテキスト化し、Notionなどの別ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに送信された画像を自動で読み取り、テキスト情報に変換した上で、Notionのデータベースへ自動で追加するため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った画像内の情報を手入力で転記している方
- AIを活用した技術で、文字起こし作業を自動化したいと考えている方
- Notionを情報集約のデータベースとして活用しており、入力作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 画像からテキストへの変換とNotionへの転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailやGoogle スプレッドシートで利用しているGoogleアカウントと、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、画像ファイルから抽出したい項目（例：会社名、日付、金額など）を任意で設定してください。
- Notionにレコードを追加するアクション設定では、情報を追加したいデータベースのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ストレージサービス上の画像からテキストを抽出する
Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされた画像から自動でテキスト情報を抽出し、Slackなどのチャットツールに通知することで、チーム内での情報共有を迅速化し、確認漏れを防ぐことが可能です。
Dropboxで画像がアップロードされたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しSlackで通知する
試してみる
■概要
請求書や領収書などの画像ファイルをDropboxに保存した後、その内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxにアップロードされた画像からAIがテキストを自動的に読み取り、Slackに必要な情報を通知するまでの一連の流れを自動化できます。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した画像やPDFの内容を手作業で転記している方
- AI技術で、請求書やアンケートなどのデータ化を効率化したい方
- Slackを活用した情報共有のスピードを上げ、確認漏れをなくしたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- 画像のアップロードからOCR処理、通知までが自動化され、これまでデータ転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能でテキストを抽出する際に、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で設定してください。これにより、必要な情報だけを正確に抽出できます
- Slackでメッセージを送るアクションで、通知先としたいチャンネルを任意で設定してください。また、通知するメッセージの内容も、OCRで抽出した情報などを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
画像からテキストデータを抽出する連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、AIによる画像から文字を読み取る設定、Google スプレッドシートのアクション設定
- フローをONにし、テストする
Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
- OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで画像を受信するだけで自動でテキスト化され、指定のGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付された画像ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能でテキスト化した情報を指定のスプレッドシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、請求書の日付や金額、名刺の会社名など、画像ファイルからテキストとして抽出したい項目を任意で設定してください
- Google スプレッドシートのアクション設定で、抽出したデータを記録する対象のスプレッドシートIDとシート名を任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ登録については、上記動画で解説しているのでそちらを参考にしてください。
それでは、Gmailアプリの登録方法を解説していきます。
Gmailのマイアプリ登録
アプリ一覧から選択すると、この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
- OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで画像を受信するだけで自動でテキスト化され、指定のGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付された画像ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能でテキスト化した情報を指定のスプレッドシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、請求書の日付や金額、名刺の会社名など、画像ファイルからテキストとして抽出したい項目を任意で設定してください
- Google スプレッドシートのアクション設定で、抽出したデータを記録する対象のスプレッドシートIDとシート名を任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
記念すべき最初の設定です！
まずは「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。タイトルは、わかりやすものに任意で変更可能です。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続画面に移動します。
まずYoom側の操作の前にGmailのラベル設定をし、そのラベルに振り分けられるよう実際にGmailへメッセージを送信しましょう。
このフローは、特定のラベルに該当するメールを受信したら起動するトリガーになっているためです。
この際、テキストデータを抽出するファイルも添付してくださいね。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom」というラベルに振り分けられるように設定しました。
なお、この際に送信するメールはテスト用の架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
ラベルを作成して Gmail を整理する
メールのフィルタルールの作成
なお、今回添付した資料は下記のようなメニュー表です。次のステップで画像の文字をテキスト化する設定をしますので、文字が書かれた画像を添付してください。
文字が極端に小さい場合などはテキストデータがうまく抽出されない可能性があるため、注意しましょう。
Gmailの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
上手く候補が表示されない時は、前の画面に戻って連携しているアカウントを確認してみましょう。
入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存」をクリックしましょう。
ここで取得した値はテキストデータの抽出などを行う際に活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動します。
詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：AIによる画像からテキスト抽出設定
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
下記画像の赤枠「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRを活用するAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
なお、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えます。
下記のような画面になるので、タイトルは任意で修正してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
表記されている文字数の分だけ、この後のページでプロンプトが設定できます。
この文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
詳細設定画面に切り替わったら、下記を参考にそれぞれの項目を入力しましょう。
- ファイルの添付方法：あらかじめ設定されている通りでOKです。
- 抽出したい項目：Gmailに添付したファイルからどのようなデータを抽出したいのか入力しましょう。今回添付したファイルはメニュー表のため、下記のように抽出したいメニューの種類を記載しました。
例えば、名刺であれば名前、部署など、帳票であれば合計金額、商品名など、このフローを活用して抽出するファイルデータの種類を定めたうえで、抽出したい項目を入力しましょう。編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
- 使用するAI：プルダウンからAIを選択できます。
選択しない場合は自動でGeminiが設定されるので、特にこだわりがなければ選択せずに次へ進みましょう。
OCR：AIモデルの違いについて
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。成功すると「取得した値」欄に、抽出したい項目として定めたデータが添付ファイルから抽出されているはずです。
最後に、「保存」を押して次へ進んでください。
ステップ5：Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションを設定
最後の設定です！
「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
データベースの連携画面になるので、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートを準備していない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は下記のように、抽出したい項目として定めた列を作成済みのGoogle スプレッドシートを準備しました。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
スプレッドシートIDは、ボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
スプレッドシートのタブ名は、スプレッドシートIDを選択すると候補から選択できます。
テーブル範囲には、Google スプレッドシート対象範囲を英数字で入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
データベース操作の詳細設定画面になるので、追加するレコードの値を入力してください。
ボックスをクリックすることで、テキストデータとして「取得した値」を引用することが可能です。各ボックスに連動する取得した値を入力してください。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、毎回同じ内容がGoogle スプレッドシートへ追加されてしまうため注意が必要です。
今回は、それぞれの項目を下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Google スプレッドシートにレコードが追加されているはずなので確認してみてください。
下記のように指定した内容が追加されていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
すぐにフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしてみましょう。
OCRやGmailを使ったその他の自動化例
OCRやGmailのAPIを活用することで、書類処理やメール対応などの業務を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OCRを使った自動化例
OCRを利用することで、紙やPDFなどのファイルからテキストを自動で抽出し、他のアプリに連携できます。
契約書や請求書を扱うバックオフィス担当者や、日常的に文書を取り扱う企業に特に有効で、入力作業を省略しミス削減にもつながります！
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
そうして作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローなら、Dropboxに追加されたファイルをOCR機能で読み取り、抽出したデータをAirtableのデータベースに自動で追加できます。
ファイル管理の課題を解消し、定型業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方
- 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- DropboxとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。
- Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。
■注意事項
- Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方
- OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方
- SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードした請求書や議事録などのファイル内容を、都度開いて確認し手作業でGoogle ドキュメントに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーにOCRが自動で内容を読み取りGoogleドキュメントに追記するため、こうした定型業務を効率化して入力ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- 書類からのデータ入力における、入力ミスや確認漏れなどの課題を解消したい方
- 紙やPDFで受領した書類の情報をデータとして一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから文字の読み取り、転記までを自動化し、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- OneDriveとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定のファイル形式のみを処理対象とするなど実行条件を設定します。
- オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを任意のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- 分岐機能では、ファイル形式がPDFである場合のみ後続の処理に進むなど実行条件をカスタムすることができます。
- OCR機能では、読み取るファイルの中から抽出したいテキストの項目を自由に設定可能です。
- Googleドキュメントへの追加アクションでは、テキストを追記するファイルを任意で指定してください。
■注意事項
- OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailを使った自動化例
今回はメインにOCR機能を紹介しましたが、Yoomでは様々なSaaSツールを組み合わせた自動化テンプレートを用意しています。
ここでは一例として、今回のフローで活用したGmailの自動化例を紹介しましょう！
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
画像に含まれるテキスト情報を自動で抽出・連携することで、これまで手作業で行っていた請求書や領収書、名刺などの情報入力作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これにより、経理処理や顧客管理といった業務の初動をスピーディーにし、担当者はより付加価値の高い分析や企画業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：OCRで読み取れるファイル形式や文字の精度は？
A：OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Q：この連携は無料でどこまで使い続けられますか？
A：Yoomのフリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回解説したフローでは、
- 画像・PDFから文字を読み取る（5タスク）
- レコードを追加する（1タスク）
のアクションを使用するため、1回のフロー起動で計6タスクを消費します。
よって、月16件以上の特定ラベルがついたメールを受信する可能性があるのであれば、プランのアップグレードをおすすめします。
参照：料金プランについて／「タスク実行数」のカウント方法について
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
（コンタクトを重複で登録しようとする場合など、フローボットがエラーとなることがあります）
