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「請求書や領収書に記載された情報を一つひとつ手作業で入力している…」
「セミナーや会議で撮影したホワイトボードの画像を議事録に転記するのが面倒…」
このように、画像に含まれる文字情報を手作業でテキスト化する業務に、多くの時間や手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した画像ファイルや、ストレージに保存された画像から自動で文字を抽出し、テキストデータ化したり、他のデータベースなどに記録できる仕組み</span>があれば、本来注力すべきコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルから自動で文字を抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、画像に含まれるテキスト情報を自動で抽出し、他のツールに連携する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この連携により、データ入力の自動化や情報共有の迅速化が実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで受信した画像ファイルから自動でテキストを抽出し、Google スプレッドシートなどの他ツールに情報を記録する</span>ことができます。
請求書や領収書の処理といった定型業務を効率化し、手入力の手間やミスを削減できます！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールで送信された画像からテキストを自動で読み取り、Notionなどのドキュメントツールに情報を保存可能です。</span>
アンケートや申込書に添付された画像の情報を手動で転記する必要がなくなります。
<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされた画像から自動でテキスト情報を抽出し、Slackなどのチャットツールに通知する</span>ことで、チーム内での情報共有を迅速化し、確認漏れを防ぐことが可能です。
それでは、さっそく実際にGmailとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は「Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ登録については、上記動画で解説しているのでそちらを参考にしてください。
それでは、Gmailアプリの登録方法を解説していきます。
アプリ一覧から選択すると、この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
記念すべき最初の設定です！
まずは「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。タイトルは、わかりやすものに任意で変更可能です。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続画面に移動します。
まずYoom側の操作の前にGmailのラベル設定をし、そのラベルに振り分けられるよう実際にGmailへメッセージを送信しましょう。
このフローは、特定のラベルに該当するメールを受信したら起動するトリガーになっているためです。
この際、テキストデータを抽出するファイルも添付してくださいね。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom」というラベルに振り分けられるように設定しました。
なお、この際に送信するメールはテスト用の架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
ラベルを作成して Gmail を整理する
メールのフィルタルールの作成
なお、今回添付した資料は下記のようなメニュー表です。次のステップで画像の文字をテキスト化する設定をしますので、文字が書かれた画像を添付してください。
文字が極端に小さい場合などはテキストデータがうまく抽出されない可能性があるため、注意しましょう。
Gmailの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
上手く候補が表示されない時は、前の画面に戻って連携しているアカウントを確認してみましょう。
入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存」をクリックしましょう。
ここで取得した値はテキストデータの抽出などを行う際に活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動します。
詳しくは、こちらをご参照ください。
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
下記画像の赤枠「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRを活用するAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
なお、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えます。
下記のような画面になるので、タイトルは任意で修正してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
表記されている文字数の分だけ、この後のページでプロンプトが設定できます。
この文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
詳細設定画面に切り替わったら、下記を参考にそれぞれの項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。成功すると「取得した値」欄に、抽出したい項目として定めたデータが添付ファイルから抽出されているはずです。
最後に、「保存」を押して次へ進んでください。
最後の設定です！
「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
データベースの連携画面になるので、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートを準備していない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は下記のように、抽出したい項目として定めた列を作成済みのGoogle スプレッドシートを準備しました。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
スプレッドシートIDは、ボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
スプレッドシートのタブ名は、スプレッドシートIDを選択すると候補から選択できます。
テーブル範囲には、Google スプレッドシート対象範囲を英数字で入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
データベース操作の詳細設定画面になるので、追加するレコードの値を入力してください。
ボックスをクリックすることで、テキストデータとして「取得した値」を引用することが可能です。各ボックスに連動する取得した値を入力してください。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、毎回同じ内容がGoogle スプレッドシートへ追加されてしまうため注意が必要です。
今回は、それぞれの項目を下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Google スプレッドシートにレコードが追加されているはずなので確認してみてください。
下記のように指定した内容が追加されていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
すぐにフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしてみましょう。
OCRやGmailのAPIを活用することで、書類処理やメール対応などの業務を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OCRを利用することで、紙やPDFなどのファイルからテキストを自動で抽出し、他のアプリに連携できます。
契約書や請求書を扱うバックオフィス担当者や、日常的に文書を取り扱う企業に特に有効で、入力作業を省略しミス削減にもつながります！
今回はメインにOCR機能を紹介しましたが、Yoomでは様々なSaaSツールを組み合わせた自動化テンプレートを用意しています。
ここでは一例として、今回のフローで活用したGmailの自動化例を紹介しましょう！
画像に含まれるテキスト情報を自動で抽出・連携することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた請求書や領収書、名刺などの情報入力作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。</span>
これにより、経理処理や顧客管理といった業務の初動をスピーディーにし、担当者はより付加価値の高い分析や企画業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRで読み取れるファイル形式や文字の精度は？
A：OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Q：この連携は無料でどこまで使い続けられますか？
A：Yoomのフリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回解説したフローでは、
のアクションを使用するため、1回のフロー起動で計6タスクを消費します。
よって、月16件以上の特定ラベルがついたメールを受信する可能性があるのであれば、プランのアップグレードをおすすめします。
参照：料金プランについて／「タスク実行数」のカウント方法について
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
（コンタクトを重複で登録しようとする場合など、フローボットがエラーとなることがあります）
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