■概要

Googleフォームで受け取った画像の内容を手作業でテキスト化し、Notionなどの別ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに送信された画像を自動で読み取り、テキスト情報に変換した上で、Notionのデータベースへ自動で追加するため、面倒な転記作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った画像内の情報を手入力で転記している方
• AIを活用した技術で、文字起こし作業を自動化したいと考えている方
• Notionを情報集約のデータベースとして活用しており、入力作業を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 画像からテキストへの変換とNotionへの転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailやGoogle スプレッドシートで利用しているGoogleアカウントと、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、画像ファイルから抽出したい項目（例：会社名、日付、金額など）を任意で設定してください。
• Notionにレコードを追加するアクション設定では、情報を追加したいデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。