Gmailで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailで受信した請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でテキスト化し転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付された画像内の情報をAIがテキストに変換し、自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する画像ファイルの情報を手入力でデータ化している経理や営業担当の方
• OCRの技術を用いて、画像データの管理や活用を効率化したいと考えている方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで画像を受信するだけで自動でテキスト化され、指定のGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付された画像ファイルを読み取ります
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能でテキスト化した情報を指定のスプレッドシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定で、請求書の日付や金額、名刺の会社名など、画像ファイルからテキストとして抽出したい項目を任意で設定してください
• Google スプレッドシートのアクション設定で、抽出したデータを記録する対象のスプレッドシートIDとシート名を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。