Gmailでお問い合わせを受信したら、インシデントを自動検知してGoogle スプレッドシートの管理シートに追加する
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■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの対応、特にその中から重要なインシデントを検知し、Google スプレッドシートの管理シートへ正確に記録する作業は、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがインシデントを自動で検知し、その内容をGoogle スプレッドシートへ追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで顧客からの問い合わせを受け付け、手作業で内容を確認し、Google スプレッドシートで管理している担当者
- 問い合わせメールからのインシデント特定や、Google スプレッドシートへの情報転記に時間と手間を感じている方
- インシデント管理の精度向上と、対応業務の効率化を目指しているチームリーダーやマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した問い合わせメールからAIがインシデントを自動検知し、Google スプレッドシートに記録するため、手作業による確認や転記の時間を削減できます。
- 手作業によるインシデントの見落としや、Google スプレッドシートへの入力ミス・漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容からインシデントを検知するためのプロンプトを記述します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、AIによるインシデント検知の結果に基づいて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、検知されたインシデント情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトに固定の指示を入れたり、Gmailトリガーで取得したメールの件名や本文などの値を変数として埋め込んだりすることが可能です。
- 分岐機能では、AIによるインシデント検知の結果（例えば、特定のキーワードが含まれているか否かなど）に応じて、処理を分岐させるための条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートに追加する項目に対して、固定のテキストを入力したり、前段のAI機能やGmailトリガーで取得した値を変数として埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
日々発生するインシデント情報の管理に手間や課題を感じていませんか？
「インシデント報告のメールを見落として対応が遅れてしまった…」
「発生したインシデント情報を手作業でスプレッドシートにまとめるのが大変で、入力ミスも心配…」などのように特に複数のチャネルからインシデント報告がある場合、情報の集約やトリアージ、担当者への適切な通知、そして対応状況の追跡といった一連のプロセスは煩雑になりがちです。
もし、様々なチャネルからのインシデント報告を自動的に検知し、リアルタイムで管理シートに集約、関係者へ通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、インシデントへのスピィーディーかつ正確な対応が可能になり、本来注力すべき問題解決や再発防止策の検討に時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してインシデント管理の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはインシデント情報を自動で検知・集約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでお問い合わせを受信したら、インシデントを自動検知してGoogle スプレッドシートの管理シートに追加する
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■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの対応、特にその中から重要なインシデントを検知し、Google スプレッドシートの管理シートへ正確に記録する作業は、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがインシデントを自動で検知し、その内容をGoogle スプレッドシートへ追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで顧客からの問い合わせを受け付け、手作業で内容を確認し、Google スプレッドシートで管理している担当者
- 問い合わせメールからのインシデント特定や、Google スプレッドシートへの情報転記に時間と手間を感じている方
- インシデント管理の精度向上と、対応業務の効率化を目指しているチームリーダーやマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した問い合わせメールからAIがインシデントを自動検知し、Google スプレッドシートに記録するため、手作業による確認や転記の時間を削減できます。
- 手作業によるインシデントの見落としや、Google スプレッドシートへの入力ミス・漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容からインシデントを検知するためのプロンプトを記述します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、AIによるインシデント検知の結果に基づいて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、検知されたインシデント情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトに固定の指示を入れたり、Gmailトリガーで取得したメールの件名や本文などの値を変数として埋め込んだりすることが可能です。
- 分岐機能では、AIによるインシデント検知の結果（例えば、特定のキーワードが含まれているか否かなど）に応じて、処理を分岐させるための条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートに追加する項目に対して、固定のテキストを入力したり、前段のAI機能やGmailトリガーで取得した値を変数として埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
インシデント管理を自動化する連携テンプレート紹介
普段お使いの様々なツールで受け付けたインシデント情報を、Google スプレッドシートなどの管理ツールへ自動で集約・記録する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
メールで受信した情報を基にインシデント管理を自動化する
Gmailなどのメールツールで特定条件のメールを受信した際に、その内容を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどの管理シートにインシデント情報として記録することができるので、メールの見落としによる対応漏れを防ぎ、リアルタイムで情報共有を実現できます。
Gmailでお問い合わせを受信したら、インシデントを自動検知してGoogle スプレッドシートの管理シートに追加する
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■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの対応、特にその中から重要なインシデントを検知し、Google スプレッドシートの管理シートへ正確に記録する作業は、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがインシデントを自動で検知し、その内容をGoogle スプレッドシートへ追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで顧客からの問い合わせを受け付け、手作業で内容を確認し、Google スプレッドシートで管理している担当者
- 問い合わせメールからのインシデント特定や、Google スプレッドシートへの情報転記に時間と手間を感じている方
- インシデント管理の精度向上と、対応業務の効率化を目指しているチームリーダーやマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した問い合わせメールからAIがインシデントを自動検知し、Google スプレッドシートに記録するため、手作業による確認や転記の時間を削減できます。
- 手作業によるインシデントの見落としや、Google スプレッドシートへの入力ミス・漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容からインシデントを検知するためのプロンプトを記述します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、AIによるインシデント検知の結果に基づいて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、検知されたインシデント情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトに固定の指示を入れたり、Gmailトリガーで取得したメールの件名や本文などの値を変数として埋め込んだりすることが可能です。
- 分岐機能では、AIによるインシデント検知の結果（例えば、特定のキーワードが含まれているか否かなど）に応じて、処理を分岐させるための条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートに追加する項目に対して、固定のテキストを入力したり、前段のAI機能やGmailトリガーで取得した値を変数として埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け付けた情報を基にインシデント管理を自動化する
Googleフォームなどで受け付けたお問い合わせや報告内容からインシデントを自動検知し、Notionなどのデータベースに情報を整理して記録することもできるます。フォームからの情報を手作業で転記する手間を削減し、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
Googleフォームでお問い合わせがあったら、インシデントを自動検知してNotionの管理ページに追加する
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■概要
Googleフォームからのお問い合わせに対し、一件一件内容を確認し、インシデントと判断したものを手作業でNotionの管理ページに転記するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが内容を判断し、インシデントと判定された場合に自動でNotionへ情報を追加できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionを利用し、お問い合わせやインシデント管理をしている担当者
- 手作業による情報転記や、インシデントの見落としに課題を感じているチームの方
- 業務の自動化を進めたいが、具体的な実現方法を模索している情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、AIによる判断を経てNotionへ自動で情報が追加されるため、手作業の時間を削減し、迅速な対応が可能になります。
- 人の手による転記作業や判断が介在しないため、入力ミスやインシデントの見落としといったヒューマンエラーの防止に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、お問い合わせを受け付けるフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容からインシデントに該当するかを判定するよう指示します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AIの判定結果（例：インシデントである、インシデントではない）に応じて、その後の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、インシデントと判定された場合に、指定のデータベースへ情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の設定では、インシデント判定のためのプロンプト（指示文）に、判定基準となるキーワードを固定値として入力したり、Googleフォームから取得した回答内容を変数として埋め込むなど、判定精度を高めるためのカスタムが可能です。
- 分岐機能の設定では、AIが生成したテキスト（判定結果）に基づいて、「特定のテキストを含む場合」や「特定のテキストと完全一致する場合」など、Notionへレコードを追加する条件を任意で設定できます。
- Notionへのレコード追加アクションでは、追加先のデータベースや各プロパティ（項目）に対してGoogleフォームの回答内容やAIの判定結果など、前段のフローで取得した値を割り当てる設定や、固定値を入力するなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
カスタマーサポートツールで発生した情報を基にインシデント管理を自動化する
Zendeskのようなカスタマーサポートツールで新しいチケットが作成された際に、その情報をインシデントとして自動でMicrosoft Excelなどのスプレッドシートに記録することも可能であり、サポート部門と開発部門間での情報連携をスムーズにし、対応の円滑化を図ることができます。
Zendeskでチケットが作成されたら、インシデントを自動検知してMicrosoft Excelの管理シートに追加する
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■概要
Zendeskで顧客からの問い合わせチケットが作成されるたび、インシデントとしてMicrosoft Excelの管理シートへ手作業で転記するのは手間がかかってしましますよね。時には対応の遅れや記録漏れに繋がるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をトリガーとしてインシデントを自動で検知し、Microsoft Excelの管理シートへ情報を追加することが可能になり、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとMicrosoft Excelを用いてインシデント管理を手作業で行っているカスタマーサポート担当者の方
- チケット対応とExcelへの情報更新作業の二度手間をなくし、より迅速な顧客対応を実現したいチームリーダーの方
- インシデント管理プロセスの自動化により、業務の効率化とサービス品質の向上を目指す運用管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskのチケット作成からMicrosoft Excelへのインシデント情報記録までが自動化されるため、手作業による転記時間を削減できます。
- AIによるインシデント検知とシステムによる自動記録により、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、チケット内容からインシデント情報を抽出、またはインシデントに該当するかを判断させます。
- オペレーションで分岐機能を設定し、AIの判断結果（インシデントに該当するか否かなど）に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、インシデントと判断された場合に指定の管理シートへ情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Zendeskのチケット内容からインシデントを正確に検知、または必要な情報を抽出できるように、プロンプトの内容をユーザーの業務に合わせて具体的にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、連携するデータベース（ファイル、シート）を指定し、チケット情報の中からどの値をExcelのどの列に追加するかを、実際の管理シートの項目に合わせて設定してください。
■注意事項
- Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートとGmailを連携しインシデント管理を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでお問い合わせメールを受信した際に、その内容からインシデントを自動で検知し、Google スプレッドシートの管理シートに情報を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでお問い合わせを受信したら、インシデントを自動検知してGoogle スプレッドシートの管理シートに追加する
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■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの対応、特にその中から重要なインシデントを検知し、Google スプレッドシートの管理シートへ正確に記録する作業は、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがインシデントを自動で検知し、その内容をGoogle スプレッドシートへ追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで顧客からの問い合わせを受け付け、手作業で内容を確認し、Google スプレッドシートで管理している担当者
- 問い合わせメールからのインシデント特定や、Google スプレッドシートへの情報転記に時間と手間を感じている方
- インシデント管理の精度向上と、対応業務の効率化を目指しているチームリーダーやマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した問い合わせメールからAIがインシデントを自動検知し、Google スプレッドシートに記録するため、手作業による確認や転記の時間を削減できます。
- 手作業によるインシデントの見落としや、Google スプレッドシートへの入力ミス・漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容からインシデントを検知するためのプロンプトを記述します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、AIによるインシデント検知の結果に基づいて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、検知されたインシデント情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトに固定の指示を入れたり、Gmailトリガーで取得したメールの件名や本文などの値を変数として埋め込んだりすることが可能です。
- 分岐機能では、AIによるインシデント検知の結果（例えば、特定のキーワードが含まれているか否かなど）に応じて、処理を分岐させるための条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートに追加する項目に対して、固定のテキストを入力したり、前段のAI機能やGmailトリガーで取得した値を変数として埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ登録
最初に「Google スプレッドシート」と「Gmail」のマイアプリ登録を行っていきます。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
まずは「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録です。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「アプリの一覧の検索窓から「Google スプレッドシート」を検索します。
「Google スプレッドシート」のアイコンをクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、「Sign with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択してください。
アカウントを選んだら、パスワードを入力しましょう。
以下画面が出てきたら、「次へ」をクリックしてログインです。
以上で「Google スプレッドシート」とマイアプリ登録完了です！
Gmailのマイアプリ登録
次に「Gmail」のマイアプリ登録です。
Google スプレッドシート同様、左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
アプリの一覧から検索窓から「Gmail」を検索します。
「Gmail」のアイコンをクリックしてください。
以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択しましょう。
アカウントを選んだ後、パスワードを入力して、Googleアカウントにログインです。
以上で「Gmail」のマイアプリ登録が完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから実際にフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
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Gmailで受信するお問い合わせメールの対応、特にその中から重要なインシデントを検知し、Google スプレッドシートの管理シートへ正確に記録する作業は、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがインシデントを自動で検知し、その内容をGoogle スプレッドシートへ追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで顧客からの問い合わせを受け付け、手作業で内容を確認し、Google スプレッドシートで管理している担当者
- 問い合わせメールからのインシデント特定や、Google スプレッドシートへの情報転記に時間と手間を感じている方
- インシデント管理の精度向上と、対応業務の効率化を目指しているチームリーダーやマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した問い合わせメールからAIがインシデントを自動検知し、Google スプレッドシートに記録するため、手作業による確認や転記の時間を削減できます。
- 手作業によるインシデントの見落としや、Google スプレッドシートへの入力ミス・漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容からインシデントを検知するためのプロンプトを記述します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、AIによるインシデント検知の結果に基づいて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、検知されたインシデント情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトに固定の指示を入れたり、Gmailトリガーで取得したメールの件名や本文などの値を変数として埋め込んだりすることが可能です。
- 分岐機能では、AIによるインシデント検知の結果（例えば、特定のキーワードが含まれているか否かなど）に応じて、処理を分岐させるための条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートに追加する項目に対して、固定のテキストを入力したり、前段のAI機能やGmailトリガーで取得した値を変数として埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
次に「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、API接続設定を行います。
まずはトリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択可能です！
プルダウンから選びましょう。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定するのがおすすめです！
今回は「5分」に設定しました。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点はチェックしてくださいね！
ラベルを指定しましょう。
今回は候補から選択してください。
指定した特定のラベルのメールを受信したら、トリガーが起動する設定です。
テストを行います。
テストを行う際に、まずはメールを送信しておく必要があります。
テスト成功画面を確認したら、取得した値を確認してください。
取得した値を使って、この先のフローボットを完成させていきますよ。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ステップ4：テキストを生成する
次に「テキストを生成する」をクリックしてください。
続いて、アクション選択をしましょう。
テキスト生成をプルダウンから選択します。
想定する文字数に合わせて、選ぶのがおすすめです。
今回は「1,000文字以内」を選びました。
選択したら、次に進みましょう。
続いて、詳細設定です。
プロンプトを設定します。
設定例を参考に入力してください。
お問合せ内容は必ず入れましょう。
取得した値から選択してくださいね！
出力したい言語がある場合は、言語欄に入力してください。
テストを行います。
テストが成功したら、取得した値を確認です。
生成結果が右側に表示され、取得できていれば、OKです！
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
ステップ5：分岐する
次に「コマンドオペレーション」をクリックです。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます
また、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください！
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
続いて、分岐条件を設定していきます。
分岐対象の取得した値が以下画面のように設定してあることを確認しましょう。
下にスクロールします。
分岐条件を設定します。
生成結果のインシデント（メールを受信した際に不具合やシステム障害などの緊急度の高いのこと）と判定されたものとそうでないもので分岐する設定です。
つまり、ここでの分岐条件はメールを受信後、緊急度の高いものとそうでないものを分岐してくれます。
ステップ6：レコードを追加する
次に「レコードを追加する」をクリックします。
今回はこちらのシートに情報を追加していきます！
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
Google スプレッドシートを指定していきます。
スプレッドシートIDを候補から選んでください。
タブを指定してください。
テーブル範囲を入力しましょう。
Google スプレッドシートの範囲の指定です。
ここまで設定したら、次に進みます。
続いて、データベース操作の詳細設定を行っていきます。
追加するレコードの値を設定します。
更新後の値を指定するイメージです。
日付は、手動で入れてもいいですが、自動化で挿入したい場合は、日付から選択しましょう。
メールアドレスは取得した値から選択してください。
件名も取得した値から選択します。
問い合わせ内容には、取得した値から本文を選択してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら「保存する」をクリックして、次に進みます。
対象のGoogle スプレッドシートに情報が追加されているか確認してみてください！
ステップ7：フローボットの自動化設定
最後に以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！お疲れ様でした！
インシデント管理するその他の自動化例
Yoomでは、インシデントや問い合わせ情報の記録・管理を自動化できるテンプレートも利用可能です。
たとえば、Zendeskでチケットが作成されたタイミングで、Google スプレッドシートに情報を自動追加することで、リアルタイムな状況把握やチーム間での情報共有をスムーズに行えます。
また、Gmailで受信した出張情報やセミナー案内を、NotionやGoogle スプレッドシートに蓄積・整理したり、Googleフォームで収集した勤怠情報をNotionで一元管理することも可能です。
情報の手入力をなくし、インシデントや関連情報の集計・可視化を自動化したい方におすすめです。
以下のテンプレートから、用途に合ったフローをご確認ください。
Gmailでセミナー情報を受け取ったら、Notionの管理ページに自動追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多数のセミナー情報、それらを一つ一つ確認しNotionの管理ページへ手作業で転記するのは手間がかかり、情報の見落としや入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけでAIがセミナー情報を自動で抽出しNotionへ追加するため、これらの課題を解消し、情報管理の効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するセミナー情報をNotionで管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
- セミナー情報の収集や管理業務において、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
- ルーティン化している情報収集業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したセミナー情報を自動でNotionに登録するため、手作業による転記時間を削減し、情報収集の迅速化に繋がります。
- AI機能がメール本文から必要な情報を抽出することで、手作業による入力ミスや情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文からセミナー名、開催日時、URLなどの情報を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したセミナー情報をNotionの指定したデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを処理対象とするか、任意で設定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文のどのような情報（例：セミナータイトル、開催日時、参加URLなど）を抽出するかを具体的に設定できます。
- Notionの「レコードを追加する」オペレーションでは、情報を追加するデータベースや各プロパティ（項目）に、AI機能で抽出したどの情報を割り当てるか、また固定値を入力するかなどを設定可能です。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで出張情報を受信したら、Google スプレッドシートの管理シートに自動追加する
試してみる
■概要
出張に関する連絡がGmailに届くたび、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに入力し管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に件数が増えると、入力漏れやミスのリスクも高まり、本来の業務への集中を妨げる要因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の出張情報メールを受信した際にAIが内容を解析しGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加するため、こうした手入力の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する出張情報をGoogle スプレッドシートで手作業管理している担当者
- 出張申請や手配のメールが多く、情報転記の作業負担を軽減したい方
- メールからの情報抽出と転記作業におけるヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した出張情報をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートに転記するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を向上させ、管理業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、出張関連のメールを識別できるようにします。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から出張者名、日程、目的地などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定の管理シートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、出張情報メールに付与するラベルを任意で設定してください。これにより、特定のメールのみを処理対象とすることができます。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：出張者氏名、出張期間、訪問先、交通手段、宿泊先など）や、抽出のための指示内容を具体的に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、抽出した情報を登録したいスプレッドシートおよびシートを選択してください。また、各列に対応する値を設定する際、AI機能で抽出した情報を変数として指定するだけでなく、固定のテキストや日付などを入力することもできます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで勤怠情報が送信されたら、Notionの管理ページに自動追加する
試してみる
■概要
日々の勤怠報告でGoogleフォームを利用し、その内容をNotionの管理ページに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいため、多くの担当者にとって悩みの種です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの勤怠情報送信をトリガーに、Notionのデータベースへ自動で情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Googleフォームで収集した勤怠情報をNotionで管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
- ・勤怠データの入力作業の効率化を目指す方
- ・日々のルーティン業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Googleフォームに勤怠情報が送信されると、自動でNotionのデータベースに情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- ・手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを選択し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得した回答内容をNotionの管理ページにマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのオペレーション設定では、Googleフォームから取得した各回答項目（例：出勤時刻、退勤時刻、休憩時間など）を、変数として用いて任意に指定できます。
■注意事項
Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・Zendeskで発生したチケットをGoogleスプレッドシートで一覧化・分析したい方
・チケット情報をZendeskとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をGoogleスプレッドシートで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をGoogleスプレッドシートに取り込み、詳細な分析を行いたい方
・チケットデータをグラフ化したり、ピボットテーブルで集計したりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポートを効率的に管理するための優れたツールですが、新しく作成されたチケットを手作業でGoogleスプレッドシートに転記するのは、転記ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することで、Zendeskで作成されたチケット情報をGoogleスプレッドシートのデータベースに追加することができます。
これにより、サポート担当者は手作業での入力作業を行う必要がなくなり、顧客対応などのより重要な業務に集中できます。また、データ入力のミスや情報の漏れを防ぎ効率的なチケット管理も可能になります。
■注意事項
・Zendesk、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskにチケットが作成されたら、Google スプレッドシートのデータベースに自動追加する
試してみる
■概要
Zendeskで管理しているお問い合わせを、都度Google スプレッドシートに手作業でコピーアンドペーストしていませんか？
この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zendeskの新規チケット作成時に、情報がGoogle スプレッドシートの指定したシートへ自動で追加されるため、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとGoogle スプレッドシート間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- カスタマーサポート業務等で、チケット情報の正確な記録と管理を効率化したい方
- 日々のデータ入力作業を自動化し、その他の業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskへのチケット作成後、Google スプレッドシートへ情報が自動で追加されるため、手作業による転記時間を削減できます。
- 手作業でのデータ入力に伴う転記ミスや漏れを防ぎ、データの正確性を高め、管理の質を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskの「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Zendeskから取得したチケット情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Zendeskのトリガーで取得したチケット情報（例：チケットID、件名、問い合わせ内容、作成日時など）を変数として利用し、スプレッドシートの特定の列に自動で記録するよう設定できます。
■注意事項
- Zendesk、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
インシデント管理のプロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の収集、転記、通知といった作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、インシデント発生時の初動対応がスムーズになり、関係者間での情報共有もスムーズに行えるため、問題解決までの時間を短縮し、顧客満足度の向上やビジネスリスクの低減に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますよ。
もしインシデント管理の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
