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日々発生するインシデント情報の管理に手間や課題を感じていませんか？
「インシデント報告のメールを見落として対応が遅れてしまった…」
「発生したインシデント情報を手作業でスプレッドシートにまとめるのが大変で、入力ミスも心配…」などのように特に複数のチャネルからインシデント報告がある場合、情報の集約やトリアージ、担当者への適切な通知、そして対応状況の追跡といった一連のプロセスは煩雑になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">様々なチャネルからのインシデント報告を自動的に検知し、リアルタイムで管理シートに集約、関係者へ通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、インシデントへのスピィーディーかつ正確な対応が可能になり、本来注力すべき問題解決や再発防止策の検討に時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してインシデント管理の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">インシデント情報を自動で検知・集約する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールで受け付けたインシデント情報を、Google スプレッドシートなどの管理ツールへ自動で集約・記録する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定条件のメールを受信した際に、その内容を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどの管理シートにインシデント情報として記録する</span>ことができるので、メールの見落としによる対応漏れを防ぎ、リアルタイムで情報共有を実現できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けたお問い合わせや報告内容からインシデントを自動検知し、Notionなどのデータベースに情報を整理して記録する</span>こともできるます。フォームからの情報を手作業で転記する手間を削減し、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
<span class="mark-yellow">Zendeskのようなカスタマーサポートツールで新しいチケットが作成された際に、その情報をインシデントとして自動でMicrosoft Excelなどのスプレッドシートに記録する</span>ことも可能であり、サポート部門と開発部門間での情報連携をスムーズにし、対応の円滑化を図ることができます。
それではここから代表的な例として、Gmailでお問い合わせメールを受信した際に、その内容からインシデントを自動で検知し、Google スプレッドシートの管理シートに情報を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
最初に「Google スプレッドシート」と「Gmail」のマイアプリ登録を行っていきます。
まずは「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録です。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「アプリの一覧の検索窓から「Google スプレッドシート」を検索します。
「Google スプレッドシート」のアイコンをクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、「Sign with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択してください。
アカウントを選んだら、パスワードを入力しましょう。
以下画面が出てきたら、「次へ」をクリックしてログインです。
以上で「Google スプレッドシート」とマイアプリ登録完了です！
次に「Gmail」のマイアプリ登録です。
Google スプレッドシート同様、左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
アプリの一覧から検索窓から「Gmail」を検索します。
「Gmail」のアイコンをクリックしてください。
以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択しましょう。
アカウントを選んだ後、パスワードを入力して、Googleアカウントにログインです。
以上で「Gmail」のマイアプリ登録が完了です！
ここから実際にフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、API接続設定を行います。
まずはトリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択可能です！
プルダウンから選びましょう。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定するのがおすすめです！
今回は「5分」に設定しました。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点はチェックしてくださいね！
ラベルを指定しましょう。
今回は候補から選択してください。
指定した特定のラベルのメールを受信したら、トリガーが起動する設定です。
テストを行います。
テストを行う際に、まずはメールを送信しておく必要があります。
テスト成功画面を確認したら、取得した値を確認してください。
取得した値を使って、この先のフローボットを完成させていきますよ。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
次に「テキストを生成する」をクリックしてください。
続いて、アクション選択をしましょう。
テキスト生成をプルダウンから選択します。
想定する文字数に合わせて、選ぶのがおすすめです。
今回は「1,000文字以内」を選びました。
選択したら、次に進みましょう。
続いて、詳細設定です。
プロンプトを設定します。
設定例を参考に入力してください。
お問合せ内容は必ず入れましょう。
取得した値から選択してくださいね！
出力したい言語がある場合は、言語欄に入力してください。
テストを行います。
テストが成功したら、取得した値を確認です。
生成結果が右側に表示され、取得できていれば、OKです！
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
次に「コマンドオペレーション」をクリックです。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます
また、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください！
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
続いて、分岐条件を設定していきます。
分岐対象の取得した値が以下画面のように設定してあることを確認しましょう。
下にスクロールします。
分岐条件を設定します。
生成結果のインシデント（メールを受信した際に不具合やシステム障害などの緊急度の高いのこと）と判定されたものとそうでないもので分岐する設定です。
つまり、ここでの分岐条件はメールを受信後、緊急度の高いものとそうでないものを分岐してくれます。
次に「レコードを追加する」をクリックします。
今回はこちらのシートに情報を追加していきます！
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
Google スプレッドシートを指定していきます。
スプレッドシートIDを候補から選んでください。
タブを指定してください。
テーブル範囲を入力しましょう。
Google スプレッドシートの範囲の指定です。
ここまで設定したら、次に進みます。
続いて、データベース操作の詳細設定を行っていきます。
追加するレコードの値を設定します。
更新後の値を指定するイメージです。
日付は、手動で入れてもいいですが、自動化で挿入したい場合は、日付から選択しましょう。
メールアドレスは取得した値から選択してください。
件名も取得した値から選択します。
問い合わせ内容には、取得した値から本文を選択してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら「保存する」をクリックして、次に進みます。
対象のGoogle スプレッドシートに情報が追加されているか確認してみてください！
最後に以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！お疲れ様でした！
Yoomでは、インシデントや問い合わせ情報の記録・管理を自動化できるテンプレートも利用可能です。
たとえば、Zendeskでチケットが作成されたタイミングで、Google スプレッドシートに情報を自動追加することで、リアルタイムな状況把握やチーム間での情報共有をスムーズに行えます。
また、Gmailで受信した出張情報やセミナー案内を、NotionやGoogle スプレッドシートに蓄積・整理したり、Googleフォームで収集した勤怠情報をNotionで一元管理することも可能です。
情報の手入力をなくし、インシデントや関連情報の集計・可視化を自動化したい方におすすめです。
以下のテンプレートから、用途に合ったフローをご確認ください。
インシデント管理のプロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の収集、転記、通知といった作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
</span>これにより、インシデント発生時の初動対応がスムーズになり、関係者間での情報共有もスムーズに行えるため、問題解決までの時間を短縮し、顧客満足度の向上やビジネスリスクの低減に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますよ。
もしインシデント管理の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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