Gmailでお問い合わせを受信したら、インシデントを自動検知してGoogle スプレッドシートの管理シートに追加する

■概要

Gmailで受信するお問い合わせメールの対応、特にその中から重要なインシデントを検知し、Google スプレッドシートの管理シートへ正確に記録する作業は、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがインシデントを自動で検知し、その内容をGoogle スプレッドシートへ追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで顧客からの問い合わせを受け付け、手作業で内容を確認し、Google スプレッドシートで管理している担当者
• 問い合わせメールからのインシデント特定や、Google スプレッドシートへの情報転記に時間と手間を感じている方
• インシデント管理の精度向上と、対応業務の効率化を目指しているチームリーダーやマネージャー

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した問い合わせメールからAIがインシデントを自動検知し、Google スプレッドシートに記録するため、手作業による確認や転記の時間を削減できます。
• 手作業によるインシデントの見落としや、Google スプレッドシートへの入力ミス・漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容からインシデントを検知するためのプロンプトを記述します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、AIによるインシデント検知の結果に基づいて処理を分岐させます。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、検知されたインシデント情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトに固定の指示を入れたり、Gmailトリガーで取得したメールの件名や本文などの値を変数として埋め込んだりすることが可能です。
• 分岐機能では、AIによるインシデント検知の結果（例えば、特定のキーワードが含まれているか否かなど）に応じて、処理を分岐させるための条件を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートに追加する項目に対して、固定のテキストを入力したり、前段のAI機能やGmailトリガーで取得した値を変数として埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。