Googleフォームでお問い合わせがあったら、インシデントを自動検知してNotionの管理ページに追加する

■概要

Googleフォームからのお問い合わせに対し、一件一件内容を確認し、インシデントと判断したものを手作業でNotionの管理ページに転記するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが内容を判断し、インシデントと判定された場合に自動でNotionへ情報を追加できるため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionを利用し、お問い合わせやインシデント管理をしている担当者
• 手作業による情報転記や、インシデントの見落としに課題を感じているチームの方
• 業務の自動化を進めたいが、具体的な実現方法を模索している情報システム担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、AIによる判断を経てNotionへ自動で情報が追加されるため、手作業の時間を削減し、迅速な対応が可能になります。
• 人の手による転記作業や判断が介在しないため、入力ミスやインシデントの見落としといったヒューマンエラーの防止に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、お問い合わせを受け付けるフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容からインシデントに該当するかを判定するよう指示します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AIの判定結果（例：インシデントである、インシデントではない）に応じて、その後の処理を分岐させます。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、インシデントと判定された場合に、指定のデータベースへ情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の設定では、インシデント判定のためのプロンプト（指示文）に、判定基準となるキーワードを固定値として入力したり、Googleフォームから取得した回答内容を変数として埋め込むなど、判定精度を高めるためのカスタムが可能です。
• 分岐機能の設定では、AIが生成したテキスト（判定結果）に基づいて、「特定のテキストを含む場合」や「特定のテキストと完全一致する場合」など、Notionへレコードを追加する条件を任意で設定できます。
• Notionへのレコード追加アクションでは、追加先のデータベースや各プロパティ（項目）に対してGoogleフォームの回答内容やAIの判定結果など、前段のフローで取得した値を割り当てる設定や、固定値を入力するなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。