2024/11/26
アプリ同士の連携方法

KING OF TIME×Microsoft Teams連携で打刻漏れを自動通知!

k.hieda
KING OF TIMEとMicrosoft Teamsの連携イメージ

目次

KING OF TIMEは勤怠管理に特化したツールとして、多くの企業に採用されています。その機能をさらに便利に活用できるのが、Microsoft Teamsとの連携です。<span class="mark-yellow">「KING OF TIMEでの打刻漏れが自動で検知できるといいのに」と思ったことは、ありませんか?</span>

当社では、Microsoft Teamsと連携させ打刻漏れを自動で検知し、通知する仕組みを開発しました。従来、このような仕組みを構築するにはプログラミングが必要でしたが、<span class="mark-yellow">フローボットテンプレートならプログラミング不要で簡単に設定可能です。</span>

本記事では、具体的な設定方法、メリットと活用方法について解説します。最後までお読みください。

こんな方におすすめ

今回ご紹介するフローボットは、以下のような方にぴったりです。

  • 給与計算のトラブルを防ぎたい方
  • 労働基準法に準拠した適切な管理を目指す方
  • 打刻ミスをすぐに修正し不安なく業務に集中したい方
  • KING OF TIMEとMicrosoft Teamsを使用しており、勤怠管理の効率化を各アプリの連携で実現したい方

KING OF TIMEで前日の打刻ミスを自動検知しMicrosoft Teamsに通知するメリットと具体的な活用シーン3選

経理部門の管理者、法務部門の責任者、そして現場の従業員、それぞれの視点でこの自動化がもたらすメリットを考察しました。

1.給与計算の正確性向上

<span class="mark-yellow">KING OF TIMEで打刻漏れを検知し、Microsoft Teamsに通知することで、記録ミスや漏れを防ぎます。</span>これにより、過剰支払いや不足支払を未然に防ぎ、正確な給与計算が可能になります。

通知を受け取ることで、経理部門の管理者は打刻漏れを早期に把握し、給与計算に必要な勤怠データの修正に取り掛かることができるでしょう。これにより、過剰支払いや不足支払といったトラブルを防ぎ、正確な予算配分が可能になるかもしれません。また、確認作業にかかる時間が短縮され、月末の給与計算業務を滞りなく進められる環境を整えられそうです。

2.コンプライアンス強化

<span class="mark-yellow">KING OF TIMEとMicrosoft Teamsを連携させることで、勤怠データが正確に記録・管理され、労働基準法の遵守が徹底されます。</span>これにより、監査対応の負担も軽減されます。

通知を利用することで、法務部門の責任者は、打刻漏れや記録ミスを迅速に把握し、問題が発生する前に適切な対応を取りやすくなります。この仕組みは、従業員からのクレームや労働基準法違反の指摘を未然に防ぐ場面で役立つでしょう。また、監査時には正確な勤怠データをスムーズに提供することが期待されます。こうした仕組みが従業員や外部からの信頼を高め、コンプライアンス違反のリスクを抑える手助けになります。

3.従業員の満足度向上

<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsへの通知により、従業員の打刻ミスが早期に検知・修正されます。</span>これにより、正確な勤怠データが確保され、給与計算への不安を解消します。

通知が来ることで、従業員は打刻が正常にできていなかったことをすぐに把握できます。その結果、迅速に修正依頼を行ったり、上司へ相談したりすることで、不安を早期に解消する手助けとなります。こうした仕組みが整うことで、勤怠に関する問題が最小限に抑えられ、業務への集中度が高まる職場環境を作りやすくなるでしょう。

ここからは、<span class="mark-yellow">「KING OF TIMEに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。</span>

[Yoomとは]

連携プロセス

  • Yoomへマイアプリ登録(KING OF TIMEとMicrosoft Teams)
  • テンプレートをコピー
  • アプリトリガーの設定とアプリ連携
  • トリガーボタンをオンにし、連携動作を確認

※ご案内

  • 分岐機能をご利用いただくにはミニプラン以上の有料プランが必要です。フリープランでは、設定されたフローボットの操作(オペレーション)に制限がありますので、ご了承ください。
  • 有料プランでは、2週間の無料トライアルが利用可能です。期間中は、制限されるアプリやAI機能(オペレーション)もご利用いただけます。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

KING OF TIMEとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携に必要なものをリストアップしました。

KING OF TIME(OAuth)

  • KING OF TIMEのログイン情報
  • アクセストークン >ヘルプ:取得方法(マイアプリ登録方法
    • KING OF TIMEの管理画面から操作して取得できます。

Microsoft Teams

  • Microsoft365のログイン情報(メール・電話番号・SkypeID、パスワード)
  • チャットID
    • 通知を送るチャット上で右クリックし、「リンクをコピーを選択します。IDはコピーしたURLから取得できます。
  • このリンク内に「19: ~ .space」と記載された部分がチャットIDです。

ステップ1 マイアプリ連携の設定

ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で+新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧と検索窓が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを探し、マイアプリ登録を進めます。

KING OF TIME

検索結果からKING OF TIMEを選択すると、事前に取得した値を入力する画面が表示されます。

  • アカウント名
    • 任意の文字列(メールアドレスなど)をご入力ください。
  • アクセストークン
    • KING OF TIMEの管理画面から取得した値を入力してください。
    • >ヘルプ:取得方法(マイアプリ登録方法

必須項目を入力し右下の追加ボタンをクリックで、KING OF TIMEのマイアプリ登録が完了します。

Microsoft Teams

検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。こちらの画面に遷移しますので、Microsoft365のログイン情報を入力します。

ログインができたら、Microsoft Teamsのマイアプリ登録が完了します。

ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3 スケジュールトリガー「毎日9時になったら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。こちらは事前設定済みのため、水色アイコン(設定完了の証)が点灯していますが、今回はフローボットの起動間隔設定を解説します。

(1/1)実行時間の指定

今回は曜日タブから全曜日を指定し、9:00に起動する設定です。繰り返す曜日や時間の変更は、この画面から設定できます。
定休日が曜日で決まっている場合、その曜日の次の曜日のチェックを外してください。
もっと複雑なタイミングの設定は、Cronの設定タブから可能です。

>もっと詳しく:Cron設定方法

起動間隔をご確認いただいたら、保存するをクリックして次に進みます。

ステップ4 アプリと連携する「従業員の打刻データを取得」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

こちらでは、KING OF TIME で従業員を指定し、前日の打刻データを取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • KING OF TIMEと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

  • 従業員識別キー
    • 編集欄をクリックすると、従業員の一覧が表示されます。通知をする従業員を選ぶと、識別キーが引用されます。
  • 取得する期間の開始日
    • 事前設定では前日が指定されています。欄をクリックすると、日付の引用コードを選択でき前日以外の日付も選択が可能です。
  • 取得する期間の終了日
    • 事前設定では前日が指定されています。欄をクリックすると、日付の引用コードを選択でき前日以外の日付も選択が可能です。

→テストをクリックします。 →成功 アウトプットでは、出勤、退勤、休憩時間、休憩終了 ぞれぞれの項目が取得できます。

→保存するをクリックします。

ステップ5 分岐「コマンドオペレーション」

テンプレートの3つ目の工程をクリックします。こちらも事前設定済みで、水色アイコンが点灯しています。

この工程では、前日の打刻の有無によって通知に進むかどうかを判断します。

(1/1)分岐条件を指定

この設定では、出勤の打刻の有無が対象になっています。例えば退勤の打刻をよく失念してしまう従業員に向けた設定の場合、アウトプットに「退勤」を選択すると効果的です。

保存するをクリックします。

ステップ6 アプリと連携する「メッセージを送る」

テンプレートの4つ目の工程をクリックします。

こちらでは打刻ができていなかった場合の定型文を作成しMicrosoft Teamsに送る設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

  • チームID
    • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携したMicrosoft Teamsのスペース名が表示されます。メッセージを送るスペースを選択すると、IDが引用されます。
  • チャンネルID
    • 編集欄をクリックするとプルダウンが開きます。チャンネルの候補の中から選ぶと、IDが自動で引用されます。

  • メッセージ内容
    • 送信するメッセージの定型文を作ります。
  • 編集欄をクリックすると、日付の引用コードを選択できます。また、グループに通知する場合は、メンションを設定するとより伝わりやすくなります。

→テストをクリックします。 →成功 

→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ7 アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えられます。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>Microsoft Teamsで、通知が確認できました。

今回使用したテンプレートは、こちらです。

もっと活用!KING OF TIMEを使った自動化3選

KING OF TIMEはMicrosoft Teamsとの連携だけでなく、他のアプリとも連携し、自動化活用の幅をさらに広げることができます。

1. kintoneの更新情報をKING OF TIMEに自動反映

kintoneに登録された従業員情報が、自動でKING OF TIMEに追加されます。手入力の負担が減り、登録後すぐに勤怠情報を活用することで、給与計算や勤怠データの分析がスピーディーに進みます。

2.  kintoneの登録情報をKING OF TIMEへスムーズ反映

kintoneに登録された従業員情報が、自動でKING OF TIMEに追加されます。これにより、登録後すぐに勤怠管理や給与計算に利用できます。手入力のミスが減り、データ更新作業がシンプルになります。

3. KING OF TIMEの勤怠データをMicrosoft Excelに自動転記

毎月のKING OF TIMEの勤怠データをMicrosoft Excelに自動追加します。これにより、転記作業の負担がなくなり、勤怠データをすぐに分析や報告に活用できる環境が整います。

まとめ

この記事では、プログラミング不要で簡単に設定できるフローボットの設定方法を解説しました。

この自動化を活用することで、打刻漏れの早期発見と迅速な通知が実現します。これにより、給与計算の正確性向上や労務トラブルのリスク軽減につながり、従業員の不安解消にも役立ちます。勤怠に関する対応を迅速化することで、企業全体の運営がスムーズになるでしょう。

ぜひ下のバナーをクリックし、このフローボットの導入を試してみてください。<span class="mark-yellow">直感的な操作で簡単に始められるので、勤怠管理の課題の解決にすぐにお役立ていただけます。</span>

では、またお会いしましょう!

この記事を書いた人
k.hieda
Webプランナー・ディレクター歴10年目。Web制作会社勤務時代は、クライアントへ改修と運用プランの提案と制作進行がメインでした。現在はパラレルワーカーです。Yoomのコンテンツ事業部でブログの制作、個人事業では企業の外部広報案件を受けています。民泊を始めるのでルーチンワーク効率化の徹底を目指しています!
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
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