【簡単設定】kintoneのデータをBacklogに自動的に連携する方法

「あれ、このタスク…Backlogに登録し忘れてた？」
そんなヒヤリとした経験、ありませんか？案件や進捗をkintoneで管理していても、Backlogへの反映を手動で行っていると、うっかりミスや情報の抜け漏れが発生しがち…。タスクの登録・更新・削除などの作業をいちいち手動で行うのは正直手間ですよね。そんな時はkintoneとBacklogを連携することで、このような煩わしさを解消することができます。たとえば、レコードの登録・更新・削除に応じて、Backlogの課題を自動で同期できるとしたらどうでしょうか？
この記事では、kintoneとBacklogを連携してできることや、具体的な設定方法について詳しくご紹介します。業務を自動化したいと悩んでいる方には必見の内容になっているので、ぜひ最後までご覧ください！

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとBacklogの連携が可能です。
YoomにはあらかじめkintoneとBacklogを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

kintoneとBacklogを連携してできること

kintoneとBacklogのAPIを連携すれば、kintoneのデータをBacklogに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。

kintoneにレコードが登録されたら、Backlogに課題を作成する

kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的にBacklogに対応する課題を作成するフローです。
案件やタスクの管理を一元化し、スムーズな業務進行とチームの生産性向上が期待できます。

kintoneでステータスが更新されたら、Backlogで課題の状態を更新する

kintoneのステータスが更新されると、自動的にBacklogの該当課題の状態も更新するフローです。
業務の進捗を素早く反映し、タスク管理の一元化やチームの作業効率向上が期待できます。

kintoneのレコードが削除されたら、Backlogの課題を削除する

kintoneのレコードが削除されると、自動的にBacklogの対応する課題も削除するフローです。不要なタスクを整理し、管理の手間を削減することで、業務の効率化が期待できます。

kintoneとBacklogの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとBacklogを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとBacklogの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Backlog
[Yoomとは]
今回はkintoneにレコードが登録されたら、Backlogに課題を作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

ステップ1：kintoneとBacklogをマイアプリ連携

【kintone】
以下の手順をご参照ください。

【Backlog】
以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：kintoneでレコードが登録されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー レコードが登録されたら」をクリックしてみましょう！

2) アクションは「レコードが登録されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3) WebhookURLをコピーします。

4) kintoneのアプリ設定ページで、Webhookを選択します。

完了したら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

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ステップ4：kintoneでレコードを取得するアクションを設定

1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを取得する」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。

3) 取得したいレコードの条件を入力します。
ここでは、データベースから該当するレコードを絞り込みたいので、アイテムIDとレコードIDが同様ということが前提で、「アイテムID＝レコードID」とします。
レコードIDは取得した値から選択できます。

選択できたら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。

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ステップ5：Backlogに課題を追加するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する 課題の追加」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「課題の追加」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。

課題の件名の入力には先ほど取得したkintoneの値を選択できます。
該当する項目を取得した値から選択してください。

選択できたら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。

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これで【kintoneにレコードが登録されたら、Backlogに課題を作成する】というフローが完成です。

ステップ6：テストと確認       

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Backlogの情報をkintoneに連携したい場合

今回はkintoneからの問い合わせをBacklogに登録する方法をご紹介しましたが、逆にBacklogの情報をkintoneに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

ステップ1:Backlogで新しい課題が追加されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「新しい課題が追加されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Backlogと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「新しい課題が追加されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔、ドメイン、プロジェクトIDを設定してください。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
プロジェクトIDは入力欄をクリックすると表示される候補から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ2:kintoneにレコードを追加する設定

1.最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックしてください。

2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「レコードを追加する」を選択します。

3.データベースの連携を入力してください。
アプリIDの入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から該当するものを選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

4.追加するレコードの値を設定してください。
各項目の入力欄をクリックすると、先ほどBacklogから取得した情報が表示されます。
例えば、以下の画面だとBacklogの情報を引用して課題キーを挿入しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

5.これで、【Backlogで課題が追加されたらkintoneにレコードを追加する】というフローが完成しました。

ステップ3:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

kintoneやBacklogのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneやBacklogのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

kintoneを使った自動化例

kintoneのレコード登録にあわせてフォルダを自動作成することや、Salesforceの新規リード情報をkintoneに自動反映することが可能です。

Backlogを使った自動化例

課題の追加・更新にあわせてコミュニケーションツールへ自動通知を送ったり、ステータスの変更に応じて自動で課題追加をすることが可能です。

Backlogとkintoneの連携のメリットと具体例

メリット1:ヒューマンエラーの削減

手作業でのデータ転記は、どうしても入力ミスが発生するリスクを伴います。
特に、同じデータを複数のシステム間で何度も入力する場合、タイピングミスや入力漏れが発生する可能性が高まります。
このようなミスは、後々大きな問題につながってしまう恐れがあります。
例えば、品質管理部門がBacklogに記録した不具合情報を、開発部門が使うkintoneに転記する際、課題IDや課題名、不具合の深刻度、報告者を手作業で入力する必要がある場合があります。
しかし、手動入力ではタイプミスや情報の入力漏れが発生する可能性が避けられません。
特に、不具合の件数が多く詳細な情報を入力する場合、入力ミスが起こりやすくなります。
自動化により、Backlogで課題が追加されるとでkintoneに自動でレコードが追加されるため、人為的なミスを削減できます。
これにより、ヒューマンエラーによる情報の不一致が減り、正確な情報に基づいた迅速な対応が可能になるでしょう。

メリット2:担当者の負担軽減

手作業によるデータ転記は、担当者にとって大きな負担となり、本来注力すべき業務時間を圧迫する要因となり得ます。
特に、複数のシステムに同じデータを入力する必要がある場合、その負担は増大します。
例えば、広報チームがBacklogでプレスリリース作成の進捗を記録し、kintoneを使って他の部署と共有する場合、データを一つ一つ手動で入力する必要が出てくることがあります。このような作業は、時間や手間がかかり、他の重要な業務への影響を及ぼす可能性があります。
特に、複数のリリースを同時進行している場合、担当者はデータ入力に追われ、本来の業務である情報発信やメディア対応に十分な時間を割くことが難しくなるかもしれません。
Backlogで課題が更新されると、必要な情報がkintoneに自動的に反映されるようになることで、担当者はデータ入力作業から解放されます。
これにより、例えば広報担当者は、情報共有のために費やしていた時間をメディア戦略の立案や、リリース後の効果測定といった付加価値の高い業務に充てることが可能になります。
結果として、担当者が本来の業務に集中できる環境を整える助けとなり、組織全体の業務効率向上が期待できます。

メリット3:情報共有のタイムラグを軽減

手作業によるデータ転記では、情報共有にタイムラグが発生する可能性があります。
例えば、人事部門がBacklogで管理している採用候補者の進捗状況を、選考担当者が利用するkintoneの採用管理台帳へ反映する際、時間がかかってしまうことがあります。
書類選考を通過した応募者の情報がkintoneに反映されるのが遅れた場合、面接日程の調整が滞ることがあります。
Backlogとkintoneを連携することで、情報共有のタイムラグを解消し、業務効率を向上させることが期待できます。
自動化により、情報共有のスピードが向上し、関係者間の認識のズレを防ぐことができます。
課題がkintoneにすぐに反映されるため、対応すべきタスクがすぐに可視化されるようになります。
さらに、最新の情報を迅速に把握できるようになることで、他の関係者にも適切に対応できる環境が整うでしょう。
結果として、担当者は常に最新の情報を確認でき、迅速な対応が可能となるでしょう。

終わりに

いかがでしたか？
kintoneとBacklogを連携すれば、「タスク登録の手間を省きたい」「進捗管理の抜け漏れを防ぎたい」「チームの情報共有をもっとスムーズにしたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。
今回のフローは、レコードの登録・更新・削除に応じて課題が自動で反映されるため、業務の効率化と精度アップに期待できます。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にkintoneとBacklogの連携を実現できます！
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