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kintoneとGmailを連携することで、業務効率の向上や手動入力の削減が期待できます。
kintoneはカスタマイズ性の高い業務管理プラットフォームで、Gmailは世界的に利用されるメールサービスです。この2つを連携することで、データの一元管理や請求書発行の簡素化など、多くのメリットが得られるでしょう。
本記事では、Yoomを活用してkintoneから1クリックで請求書を発行し、Gmailで送付する方法を紹介します。この自動化フローにより、請求書作成時の人的ミスを防ぎ、業務の信頼性を向上させることが可能となるでしょう。
kintoneとGmailの連携により、手動でのデータ入力や転記作業が減少するでしょう。例えば、kintoneの情報を基に請求書を自動で作成し、Gmailで送付します。これにより、宛先の入力ミスや添付漏れといったトラブルが発生しにくくなり、作業の正確性が高まることで、業務の信頼性向上が期待できます。
自動化されたプロセスにより、作業に費やす時間が削減され、他の重要な業務にリソースを集中させることが可能となるでしょう。
kintoneとGmailを連携することで、顧客情報とメールのやり取りがGmailで一元管理できます。これにより、過去のメール履歴や関連する顧客データをスピーディーに参照できるため、担当者は的確な対応が可能となるでしょう。さらに、フォーマットが固定されることによって誰が見てもわかりやすい請求書となり、進捗管理がしやすくなるため、業務の効率化と精度の向上が期待できます。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「kintoneから1クリックで請求書を発行しGmailで送付する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、kintoneをクリックします。
(3)kintoneの新規登録画面が出るので、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの3箇所を入力し、追加をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法は下記のサイトをご確認ください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
(4)以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。
(5)次はGmailをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からGmailをクリックします。
(6)「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください
連携が完了するとYoomのマイアプリにkintoneとGmailが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
アプリトリガーの「レコード詳細ページから起動」をクリックします。
(2)kintoneの「拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択」画面から、kintoneと連携するアカウント情報を確認し、拡張機能から起動する際のアクションは「レコード詳細ページから起動」のままで、「次へ」をクリックします。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記のサイトをご参照ください。
(3)「拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定」画面から、起動ページのURLサンプルにURLを入力し、「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次は、kintoneからレコードを取得します。
「レコードを取得する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままで「次へ」をクリックします。アプリIDは候補から選択します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコードの条件をアウトプットより選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次は、kintoneから特定のレコードのサブテーブル（テーブル）の複数行を取得します。
「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する（最大500件）」をクリックします。
(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する（最大500件）」のままにします。
アプリIDとサブテーブル フィールドコードは候補から選択してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①対象のレコードの条件と②取得したいサブテーブル（テーブル）の行の条件をアウトプットから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次は、Google スプレッドシートと連携して書類を発行します。
「書類を発行する」をクリックします。
(2)Google スプレッドシートの「書類の連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
スプレッドシートのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名はアウトプットから選択します。今回のように日付＋企業名＋固定文字も可能です。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から、下記のサイトの手順に従い雛形書類の作成が完了したら、「置換条件を取得」をクリックしてください。
書類の内容を更新したい場合は、「置換条件を再取得」ボタンを押してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次は、Gmailと連携してメール送信設定を行います。
「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、メール内容を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「kintoneから1クリックで請求書を発行しGmailで送付する」フローボットの完成です。
Chrome拡張機能を使うと、kintone内から簡単にフローを起動できるので、毎回手動で探す手間が省けて作業が捗りそうですね！
Yoomでは他にもkintoneとGmailを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.kintoneから1クリックで見積書を発行しGmailで送付する
このフローを活用することで、kintoneの情報を引用して自動で見積書を作成し、Gmailで送付されます。これにより、見積書の作成から送付までの一連の作業を自動化することで、手作業の手間を削減できるでしょう。
2.kintoneのレコード詳細ページから1クリックで帳票を作成する
このフローを活用することで、kintoneの情報を引用して自動で帳票が作成されます。この自動化により、固定のフォーマットと手動入力を減らすことができるため、正確性の高い帳票の作成が可能となるでしょう。
3.kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信する
例えば、打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る際に、このフローを使うことで手間を省くことができるでしょう。他にも、顧客への毎月の連絡など、メール内容は自由に設定することができます。頻繁に顧客へ連絡される方におすすめです。
さらに、kintoneとGmailを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
kintoneとGmailの連携は、業務の効率化と正確な情報管理を実現する有効な手段となりそうですね！
1クリックでの請求書送付や、メールと顧客情報の一元管理により、日常業務がより簡潔になるでしょう。また、手作業によるミスを防ぎ、信頼性の高い業務運営をサポートします。
この連携により、作業時間が短縮され、チーム全体の生産性向上にも寄与するでしょう。
本記事を読んでkintoneとGmailの連携に興味を持たれた方は、ぜひこの連携を試してみてください。
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