kintoneのレコード詳細ページから1クリックで帳票を作成する
kintoneのレコード詳細ページから1クリックで帳票を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
kintoneに登録された顧客情報や案件情報をもとに、都度Google スプレッドシートへ手作業で転記して帳票を作成するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード詳細ページから1クリックするだけで、必要な情報が反映された帳票を自動で作成できます。作成された帳票はGmailでの送付まで完結させることが可能なため、一連の帳票発行業務を効率化します。
このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード詳細ページから1クリックするだけで、必要な情報が反映された帳票を自動で作成できます。作成された帳票はGmailでの送付まで完結させることが可能なため、一連の帳票発行業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで管理している情報をもとに、手作業で見積書や請求書を作成している方
- 帳票作成時の転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
- kintoneを中心とした営業活動やバックオフィス業務のさらなる効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの画面から1クリックで帳票作成からメール送付までが完了するため、手作業での転記やファイル作成の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が減るため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定することで、kintoneの画面からフローボットを起動できるようにします。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコード情報を取得」「サブテーブルの明細項目を取得」アクションをそれぞれ設定し、帳票に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「帳票を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに帳票ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールで送付」アクションを設定し、作成した帳票を指定の宛先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 帳票作成に利用するGoogle スプレッドシートのテンプレートは、ユーザーが利用している任意のファイルに設定することが可能です。
- Gmailでメールを送付するオペレーションでは、宛先(To,CC,BCC)や件名、本文を任意の内容に設定できます。kintoneから取得した顧客名などを差し込むことも可能です。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
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