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「kintoneへのデータ入力、毎日同じことの繰り返しで時間がもったいない…」
「RPAツールを導入したけど、kintoneとどう連携させていいか分からず、結局手作業のまま…」
このように、kintoneを利用した業務で、非効率な手作業や定型業務の負担に悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">kintone上の繰り返し作業をRPAで自動化し、日々の業務プロセスを効率化できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、データ入力ミスを減らし、より重要な戦略業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間も少ないので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと快適にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームで受け取ったデータをRPAでkintoneに自動登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
kintoneとRPAを連携させることで、日々の業務をどのように自動化できるのか、具体的なテンプレートを交えてご紹介します！
手作業の繰り返しや入力ミスにお悩みの方は、これらの自動化によって業務負担を軽減し、より創造的な仕事に時間を使えるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">問い合わせフォームやアンケートフォームなどで受け付けた情報を基に、RPAを使ってその内容をkintoneへ自動でレコード登録する</span>ことができるので、手入力による時間的コストや入力ミスを大幅に削減し、顧客対応やデータ分析の迅速化を実現します！
<span class="mark-yellow">Boxのようなストレージサービスに特定のCSVファイルがアップロードされた際に、RPAがそのファイルを自動で検知し、内容をkintoneに読み込んでレコード登録する</span>ため、これまで手動で行っていたファイルの確認からデータ入力までの一連の作業がなくなり、業務の正確性とスピードが向上します！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールサービスで特定の条件に合致するメール（例えば、特定の件名や送信元アドレスで、CSVファイルが添付されているメール）を受信した際に、RPAが添付ファイルを自動でkintoneに読み込みレコード登録する</span>ので、メールの見落としや対応漏れを防ぎつつ、kintoneへのデータ反映を迅速かつ正確に行い、業務効率を格段にアップさせます！
それではここから代表的な例として、フォームでCSVファイルが送信された際に、そのCSVファイル内の情報をRPAで読み込み、kintoneにレコードとして自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
kintoneの連携
1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
1.ブラウザ操作の設定を行う前に、Chrome拡張機能の追加と、マイアプリでアカウント情報の登録が必要です。
こちらのヘルプページを参考に、「事前準備」→「設定用のChrome拡張機能を追加し、シークレットモードでの実行を許可する」の順で進み、設定を完了させましょう。
今回は、下記のように登録を完了させました!
[注意事項]
2.事前準備が完了したら、フローボット画面に戻り以下の赤枠をクリックしましょう。
3.ここでは、kintoneにフォームで回答したCSVデータを書き込むための設定をしていきます。
まだ、対象kintoneアプリを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなkintoneアプリにデータを書き込むよう設定していきたいと思います。
kintoneの準備が出来たら、Yoom画面に戻りましょう。「タイトル」はお好きな名前に変更可能ですので、任意で修正してください。
ページを下に進み、設定が必要な項目について下記を参考にそれぞれ入力してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功すると、対象のkintoneアプリにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。
下記のように、フォームに添付したファイル内容が反映していればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
kintoneを使った自動化は、今回ご紹介したフォームでCSVファイルが送信されたら、RPAでkintoneに読み込みレコード登録する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
kintoneとRPAを連携して定型業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでkintone関連業務で発生していた手作業によるデータ入力や繰り返し作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
</span>これにより、担当者は単純作業から解放され、分析や改善提案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるようになり、組織全体の生産性向上にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作画面で簡単に業務フローを構築できるので、もしkintone業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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