BoxにCSVファイルがアップロードされたら、RPAでkintoneに読み込みレコード登録する

■概要

BoxにアップロードされたCSVファイルを、手作業でkintoneに登録するのは時間がかかり、ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このような定型的ながらも重要な作業に追われ、本来注力すべき業務に手が回らないと感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、BoxへのCSVファイルアップロードをトリガーに、RPA機能が自動でkintoneへデータを読み込みレコード登録するため、これらの課題を解消し業務効率の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxとkintone間でCSVデータファイルの手動登録に手間を感じている業務担当者の方
• データの転記作業におけるヒューマンエラーを削減したいと考えているチームリーダーの方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務への集中を目指す情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルのアップロードからkintoneへのレコード登録までを自動化し、手作業によるデータ入力の時間を削減します。
• CSVデータファイルを再保存する際に伴うミスや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたCSVファイルをダウンロードします。
4. 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルをkintoneに登録するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意で指定することが可能です。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ダウンロードしたCSVファイルをkintoneのどのフィールドに登録するかといった指定や、登録先のkintoneアプリの指定などを、ユーザーの環境に合わせて設定してください。さらに、このRPA操作はkintoneに限らず、ユーザーが利用している他のSaaSアプリケーションへのレコード登録に応用することも可能です。

■注意事項

• Box、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のkintoneアプリやCSVファイルに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924