Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneにレコード登録する

■概要

Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でkintoneに情報を転記する業務に手間を感じていませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、ファイル名やURLなどの情報をkintoneへ自動でレコード登録し、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxとkintoneを日常的に利用し、データ連携を手作業で行っている方
• ファイル管理業務における入力ミスや登録漏れをなくし、データの精度を向上させたい方
• 定型的なデータ入力作業を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動でkintoneにレコードが登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報を指定のkintoneアプリに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
• kintoneのオペレーション設定では、レコードを追加したいアプリのIDを指定し、どのフィールドにどのファイル情報を登録するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Box、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。