フォームでCSVファイルが送信されたら、RPAでkintoneに読み込みレコード登録する

■概要

フォームで受け取ったCSVファイルの情報を、手作業でkintoneに登録する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、定期的に発生する業務の場合、その負担は無視できません。 このワークフローを活用すれば、フォームからCSVファイルが送信されると、RPAが自動でkintoneにデータを読み込みレコードを登録するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信したCSVファイルのデータを、kintoneへ手入力している担当者の方
• kintoneへのデータ登録時の転記ミスや、作業の抜け漏れを減らしたいと考えている方
• CSVファイルを用いた定型的なデータ登録業務を自動化し、作業時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにCSVファイルが添付・送信されると、RPAが自動でkintoneにデータを登録するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、CSVファイルを添付できる項目を作成します。
3. その後、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定します。このアクション内で、フォームから受け取ったCSVファイルのデータをkintoneの指定のアプリに読み込み、レコードとして登録する一連のブラウザ操作を設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能の設定では、送信フォームにどのような質問項目を設けるか、また添付されるCSVファイルの項目名などを任意で設定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、kintone内のどのアプリを対象とするか、CSVファイルのどの列のデータをkintoneのどのフィールドにマッピングして登録するかなど、実際の運用に合わせた詳細な操作内容を設定してください。

■注意事項

• kintoneとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のkintoneアプリやCSVファイルに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924