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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackに通知する業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackに通知する」フローは、ファイル共有の効率化とチームコミュニケーションを向上させる業務ワークフローです。Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされると、自動的にSlackに通知が送信され、チーム全体で最新情報を迅速に共有できます。これにより、手動での通知作業を省き、スムーズな情報連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを活用しているが、通知作業に手間を感じているチームリーダーの方
・ファイル共有時に迅速な情報伝達を求めているプロジェクトマネージャーの方
・Microsoft SharePointでのファイル管理を効率化し、コミュニケーションの円滑化を図りたいIT担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している企業の管理者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Microsoft SharePointの更新情報、いちいちチェックするのが面倒…」
こんな悩み、誰しも一度は感じたことがあるのではないでしょうか？
膨大な情報が飛び交う中で、必要なデータを手動で追いかけるのは時間も手間もかかりますよね。
そこで、Microsoft SharePointのデータを自動で通知する方法を活用すれば、更新があったらすぐに把握できるようになります。
例えば、Microsoft SharePointでのファイル更新を、普段使っているSlackやメールで通知する設定をすれば、仕事の効率が格段に上がるはずです。
面倒な手間を省いて、ビジネスをスムーズに進めたいあなたにぴったりの自動化方法を、今回はいくつかご紹介します。
少しの設定で、日々の業務がぐっと楽になるので、ぜひ試してみてください！
Microsoft SharePointのデータを自動で通知する様々な方法
いろいろな方法で、Microsoft SharePointのデータを自動で通知することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft SharePointのデータを自動で通知することができます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft SharePointのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
Microsoft SharePointのデータ更新を、Slackなどのチャットアプリに自動で通知するフローです。
使い慣れたチャットアプリでデータ管理が行えるので便利です。
■概要
「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackに通知する」フローは、ファイル共有の効率化とチームコミュニケーションを向上させる業務ワークフローです。Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされると、自動的にSlackに通知が送信され、チーム全体で最新情報を迅速に共有できます。これにより、手動での通知作業を省き、スムーズな情報連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを活用しているが、通知作業に手間を感じているチームリーダーの方
・ファイル共有時に迅速な情報伝達を求めているプロジェクトマネージャーの方
・Microsoft SharePointでのファイル管理を効率化し、コミュニケーションの円滑化を図りたいIT担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している企業の管理者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されたら、Discordに通知する」ワークフローは、チームのコラボレーションを円滑に進めるための業務ワークフローです。Microsoft SharePointで新しいアイテムが追加されるたびに、自動的にDiscordに通知が送られるため、チームメンバー全員が迅速に情報を共有できます。これにより、情報の遅延や見落としを防ぎ、プロジェクトの進行管理がスムーズになります。特にリモートワークが増える現代において、効果的なコミュニケーションツールとして役立つことでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用して情報管理を行っているチームリーダーの方
・Discordを主なコミュニケーションツールとして活用している企業のIT担当者
・Microsoft SharePointとDiscordを連携させて業務効率化を図りたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・リストの更新情報を即座にチームに共有したいと考えている中小企業の経営者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointのデータをメールに自動で送信・転送する
Microsoft SharePointのデータ更新を、Gmaillなどのメールアプリに自動で通知するフローです。
メールで自動的に情報更新を把握できます。
■概要
Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加された際に、自動的にOutlookへ通知を送るワークフローは、チーム内の情報共有をスムーズにする業務ワークフローです
手動での確認作業や通知漏れといった課題を解消することで、業務効率を向上させることができます
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを日常的に利用しており、リスト管理を行っている方
・新しいアイテムの追加時にチームメンバーへ素早く通知を送りたいと考えている管理者
・通知業務を手動で行っているため、時間や労力の削減を図りたい方
・業務フローの自動化を通じて、チームの生産性を高めたいビジネスリーダー
■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft SharePointでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルがアップロードされるたびに関係者へ手動で通知するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でGmailによる通知が実行されるため、手作業による通知の手間や共有漏れのリスクを解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointでのファイル共有を頻繁に行い、関係者への通知に手間を感じている方
・手動でのメール通知による共有漏れや、宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・定型的なファイル共有の通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointのデータを自動で通知するフローを作ってみよう
それでは、実際にMicrosoft SharePointのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要
「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackに通知する」フローは、ファイル共有の効率化とチームコミュニケーションを向上させる業務ワークフローです。Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされると、自動的にSlackに通知が送信され、チーム全体で最新情報を迅速に共有できます。これにより、手動での通知作業を省き、スムーズな情報連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを活用しているが、通知作業に手間を感じているチームリーダーの方
・ファイル共有時に迅速な情報伝達を求めているプロジェクトマネージャーの方
・Microsoft SharePointでのファイル管理を効率化し、コミュニケーションの円滑化を図りたいIT担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している企業の管理者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft SharePointとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft SharePointとYoomのマイアプリ登録
Microsoft SharePointとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Microsoft SharePointにファイルをアップロードしておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルをアップロードしました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにMicrosoft SharePointとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackに通知する」フローは、ファイル共有の効率化とチームコミュニケーションを向上させる業務ワークフローです。Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされると、自動的にSlackに通知が送信され、チーム全体で最新情報を迅速に共有できます。これにより、手動での通知作業を省き、スムーズな情報連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを活用しているが、通知作業に手間を感じているチームリーダーの方
・ファイル共有時に迅速な情報伝達を求めているプロジェクトマネージャーの方
・Microsoft SharePointでのファイル管理を効率化し、コミュニケーションの円滑化を図りたいIT担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している企業の管理者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「サイトID」「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から下記のように選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
ステップ4：Microsoft SharePointのファイルのダウンロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「サイトID」「ドライブID」は先ほどと同様、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルがダウンロードできたら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Slackの設定
1.アプリと連携する「ファイルを送る」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルIDもしくはメンバーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「メッセージ」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにSlackに通知されます。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
以上が「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知する」フローでした!
Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
受信した添付ファイルやフォームの回答内容を自動で保存したり、他ツールの取引先登録をトリガーにフォルダ作成もできます。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■概要
Microsoft SharePointでリストに新しいアイテムが追加・更新された際に、Microsoft Teamsへ自動的に通知を送るワークフローです。
重要な更新情報をリアルタイムでメンバーに伝達し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してプロジェクト管理を行っており、情報共有をスムーズにしたい方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、通知機能を有効活用したいチームリーダー
・業務フローの自動化を検討中で、SharePointとTeamsの連携を図りたいIT担当者
・チームのコミュニケーションを強化したい経営者
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する」フローは、Googleフォームで収集した回答を自動的にPDF形式に変換し、Microsoft SharePointに保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ整理や保存作業の手間を省き、効率的なデータ管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して多数のデータを収集している方
・Microsoft SharePointでのデータ管理を強化したい方
・データの手動処理に時間を取られている業務担当者
・チーム内での情報共有を効率化したい方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にSharePointにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに登録します。
まとめ
自動化を活用することで、Microsoft SharePointのデータ更新を自動で通知してくれるため、これまで以上に効率的に業務をこなすことができます。
例えば、Slackやメールを通じて、必要な情報がすぐに手に入るため、手動で確認しに行く手間が省けるでしょう。
忙しいビジネスパーソンにとって、こうした自動通知機能は時間を節約し、重要な情報を見逃さないための強力な味方です。
ちょっとした設定で大きな効果を得られるので、ぜひ実践してみてください。
関連記事：【ノーコードで実現】Microsoft SharePointとOCR機能を連携して業務を自動化する方法
よくあるご質問
Q：Yoom連携に必要なMicrosoft SharePointアカウントの権限は何ですか？
Microsoft SharePointなどのMicrosoftサービス群とYoomの連携はOAuthにより認証されますが、このとき操作の権限範囲は原則的に連携したMicrosoftアカウントに依存します。
Microsoft SharePointとの連携では、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していないと認証に失敗する可能性があります。
Q：特定のフォルダだけを通知対象にできますか？
A：はい。可能です。
フローに「分岐」を設定することで、Microsoft SharePointで特定の条件を満たすフォルダだけを限定してSlackに通知させることも可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携エラーが起きた場合、どのように検知・対処できますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
