Microsoft SharePointのデータをメールに自動で送信・転送する
Microsoft SharePointのデータ更新を、Gmaillなどのメールアプリに自動で通知するフローです。
メールで自動的に情報更新を把握できます。
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YoomにはMicrosoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackに通知する業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
「Microsoft SharePointの更新情報、いちいちチェックするのが面倒…」
こんな悩み、誰しも一度は感じたことがあるのではないでしょうか？
膨大な情報が飛び交う中で、必要なデータを手動で追いかけるのは時間も手間もかかりますよね。
そこで、Microsoft SharePointのデータを自動で通知する方法を活用すれば、更新があったらすぐに把握できるようになります。
例えば、Microsoft SharePointでのファイル更新を、普段使っているSlackやメールで通知する設定をすれば、仕事の効率が格段に上がるはずです。
面倒な手間を省いて、ビジネスをスムーズに進めたいあなたにぴったりの自動化方法を、今回はいくつかご紹介します。
少しの設定で、日々の業務がぐっと楽になるので、ぜひ試してみてください！
いろいろな方法で、Microsoft SharePointのデータを自動で通知することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft SharePointのデータを自動で通知することができます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft SharePointのデータ更新を、Slackなどのチャットアプリに自動で通知するフローです。
使い慣れたチャットアプリでデータ管理が行えるので便利です。
Microsoft SharePointのデータ更新を、Gmaillなどのメールアプリに自動で通知するフローです。
メールで自動的に情報更新を把握できます。
それでは、実際にMicrosoft SharePointのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft SharePointとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Microsoft SharePointにファイルをアップロードしておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルをアップロードしました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにMicrosoft SharePointとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「サイトID」「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から下記のように選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「サイトID」「ドライブID」は先ほどと同様、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルがダウンロードできたら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルを送る」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルIDもしくはメンバーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「メッセージ」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにSlackに通知されます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
以上が「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知する」フローでした!
受信した添付ファイルやフォームの回答内容を自動で保存したり、他ツールの取引先登録をトリガーにフォルダ作成もできます。
自動化を活用することで、Microsoft SharePointのデータ更新を自動で通知してくれるため、これまで以上に効率的に業務をこなすことができます。
例えば、Slackやメールを通じて、必要な情報がすぐに手に入るため、手動で確認しに行く手間が省けるでしょう。
忙しいビジネスパーソンにとって、こうした自動通知機能は時間を節約し、重要な情報を見逃さないための強力な味方です。
ちょっとした設定で大きな効果を得られるので、ぜひ実践してみてください。
関連記事：【ノーコードで実現】Microsoft SharePointとOCR機能を連携して業務を自動化する方法
Q：Yoom連携に必要なMicrosoft SharePointアカウントの権限は何ですか？
Microsoft SharePointなどのMicrosoftサービス群とYoomの連携はOAuthにより認証されますが、このとき操作の権限範囲は原則的に連携したMicrosoftアカウントに依存します。
Microsoft SharePointとの連携では、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していないと認証に失敗する可能性があります。
Q：特定のフォルダだけを通知対象にできますか？
A：はい。可能です。
フローに「分岐」を設定することで、Microsoft SharePointで特定の条件を満たすフォルダだけを限定してSlackに通知させることも可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携エラーが起きた場合、どのように検知・対処できますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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