■概要

Microsoft SharePointで管理しているリストに新しいアイテムを追加した際、関係者への通知を手作業のメールで行っていませんか？手動での通知は、連絡漏れやタイムラグが発生しやすく、重要な情報の共有が遅れる原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されると自動でOutlookから通知メールを送信し、迅速で確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとOutlookを使い、手作業での情報共有に手間を感じている方
• リストの更新情報をチームへ迅速に共有し、プロジェクトの遅延を防ぎたいチームリーダーの方
• 手作業による通知漏れをなくし、確実な情報伝達の仕組みを構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointのリスト更新後、自動で通知が送信されるため、メール作成や送信の手間を省き、時間を短縮できます。
• 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の確実な伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「リストにアイテムが追加・更新されたら」アクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先へ通知メールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定できます。
• メールの件名や本文には、Microsoft SharePointのリストに追加されたアイテム情報（タイトルや担当者名など）を差し込んで、具体的な内容を通知することも可能です。

■注意事項‍

• Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。