多くの企業で、ファイル共有や情報管理の中心としてMicrosoft SharePointが活用されていますね。契約書、請求書、申込書など、日々たくさんの書類がMicrosoft SharePointにアップロードされていることでしょう。
ただ、アップロードされたファイルの内容を確認し、必要な情報を手作業で転記したり、関連部署に連絡したりする作業は、思った以上に時間がかかっていませんか？
この記事では、Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCR技術で自動的に読み取り、その後の処理までスムーズに自動化する方法 について解説しています。
手作業によるデータ入力の手間やミスを減らし、より効率的な業務フローを実現しませんか?
とにかく早く試したい方へ 「詳しい説明は後でいいから、まずは実際に試してみたい！」という方もいらっしゃるかもしれませんね。
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度ファイルを開いて確認し、関係部署へ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をSlackへ即座に通知します。これにより、一連の確認・通知業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとSlackを利用し、ファイル内容の確認や共有作業に手間を感じている方 SharePointで管理する請求書や申込書の内容を、手作業で確認・転記している経理や営業事務の方 OCR機能を活用した業務自動化に興味があり、具体的な活用事例を探しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードだけでOCRによる文字抽出とSlack通知が完結するため、手作業での内容確認や情報転記にかかる時間を短縮できます。 手作業でのデータ確認や転記作業がなくなることで、金額の読み間違いや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、抽出した情報を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象とするサイトのURLやフォルダのパスを任意で指定することが可能です。 OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求書番号、会社名、金額など）を自由に設定し、特定の情報だけを抽出することができます。 Slackへの通知では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、本文にOCRで読み取った情報を組み込むなど、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft SharePointとOCRを組み合わせた様々な自動化の方法 Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCRで読み取るだけでなく、そのデータを様々なツールと連携させることで、業務効率化の可能性はさらに広がります。
例えば、読み取った内容をチャットツールに通知したり、メールで関係者に送信したり、カレンダーに予定を登録したり…
チャットツールで通知する Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取り、SlackやDiscordといったチャットツールに自動で通知する連携です。
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度ファイルを開いて確認し、関係部署へ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をSlackへ即座に通知します。これにより、一連の確認・通知業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとSlackを利用し、ファイル内容の確認や共有作業に手間を感じている方 SharePointで管理する請求書や申込書の内容を、手作業で確認・転記している経理や営業事務の方 OCR機能を活用した業務自動化に興味があり、具体的な活用事例を探しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードだけでOCRによる文字抽出とSlack通知が完結するため、手作業での内容確認や情報転記にかかる時間を短縮できます。 手作業でのデータ確認や転記作業がなくなることで、金額の読み間違いや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、抽出した情報を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象とするサイトのURLやフォルダのパスを任意で指定することが可能です。 OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求書番号、会社名、金額など）を自由に設定し、特定の情報だけを抽出することができます。 Slackへの通知では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、本文にOCRで読み取った情報を組み込むなど、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールツールで通知する こちらは、Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCR処理し、その内容をGmailやOutlookなどのメールツールで関係者に自動送信する連携方法です。
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などの書類内容を確認し、関係者に都度通知する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、確認漏れや通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCRがファイル内容を自動で読み取り、その結果をGmailで指定の宛先に通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで管理している書類の内容確認や通知を手作業で行っている方 書類のOCR処理と関係者への情報共有を効率化したいと考えている経理や営業事務担当者の方 手作業による通知漏れや内容の転記ミスを未然に防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロードから内容の読み取り、通知までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます 手動での確認やメール作成に伴う、見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を抑制します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGmailをYoomに連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションの分岐機能で、特定のファイルのみ後続の処理に進むよう条件を設定します 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをダウンロード」アクションで対象のファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションでOCRで読み取った内容とダウンロードしたファイルを関係者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます OCR機能では、画像やPDFファイルから読み取りたい項目（例：請求金額、会社名など）を任意で設定できます Gmailでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズでき、OCRで読み取った情報を本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookで通知する
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■概要
Microsoft SharePointに請求書や申込書といったファイルがアップロードされるたびに、内容を確認して関係者に通知する作業は、定型的でありながらも手間のかかる業務ですよね。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointへのファイルアップロード後の確認・通知作業を自動化したい方 書類の文字情報を手入力で転記しており、ヒューマンエラーや手間に課題を感じている方 Outlookを使った定型的な通知業務を効率化し、より重要な業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイル追加を起点にOCRでの読み取りから通知までを自動化し、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮します。 手作業による書類内容の確認漏れや、通知の宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メッセージを送信する」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDを任意で設定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や、読み取りたい項目、言語などを任意でカスタマイズしてください。 Outlookのメッセージ送信アクションでは、通知したい相手のメールアドレスや件名、メッセージの内容を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
スケジュールツールに予定を追加する 契約書や請求書など、特定の日付情報が含まれる書類がMicrosoft SharePointにアップロードされた際に、OCRで日付を読み取り、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーに自動で予定を登録します。
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Googleカレンダーに予定を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードした請求書や申込書などのファイル内容を手動で確認し、Googleカレンダーに予定を登録する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
SharePoint上の書類を基にGoogleカレンダーへ手動で予定を登録している方 ファイルの内容確認とデータ入力の二重作業に非効率を感じている業務担当者の方 書類管理からスケジュール管理までの一連の流れを自動化し、効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードからカレンダー登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業での情報転記が不要になるため、日付や内容の入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成（終日）」を設定し、OCRで読み取った情報を基に予定を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、自動化の対象とするサイトID、アイテムID、ドライブIDを任意で指定してください。 AI-OCR機能の設定では、文字を読み取るファイルの添付方法や、抽出したい項目、言語などを任意でカスタマイズしてください。 Googleカレンダーに予定を作成するアクションでは、登録先のカレンダーID、予定のタイトル、日付、説明などを任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookに予定を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でOutlookに予定を登録していませんか？この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類内容を自動で読み取り、Outlookに予定を登録するため、一連の作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとOutlookを利用し、書類管理やスケジュール調整を行っている方 請求書や申込書などのファイル内容を手作業で確認し、予定登録している管理部門の方 手入力による登録漏れや対応遅延を防ぎ、業務プロセスを改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードを起点に予定登録までを自動化し、手作業での確認や入力にかかっていた時間を削減します。 手作業での情報転記が不要になるため、日時の誤入力や件名の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで取得したファイルを指定します。 さらに、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションで、抽出した情報を基にイベントを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダパスを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたい項目（例：支払期日、会議名、会社名など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です。 Outlookへの予定登録では、登録先のカレンダーはもちろん、OCRで読み取った値を活用してイベントの件名や日時、場所などを動的に設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
アップロードされたファイルをOCRで読み取るフローを作ってみよう ここでは、Yoomを使って「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」という自動化フローを作成する手順の概要をご紹介します。こちら
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
Microsoft SharePointとSlackをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Microsoft SharePointのトリガー設定とSlackのオペレーション設定
トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度ファイルを開いて確認し、関係部署へ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をSlackへ即座に通知します。これにより、一連の確認・通知業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとSlackを利用し、ファイル内容の確認や共有作業に手間を感じている方 SharePointで管理する請求書や申込書の内容を、手作業で確認・転記している経理や営業事務の方 OCR機能を活用した業務自動化に興味があり、具体的な活用事例を探しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードだけでOCRによる文字抽出とSlack通知が完結するため、手作業での内容確認や情報転記にかかる時間を短縮できます。 手作業でのデータ確認や転記作業がなくなることで、金額の読み間違いや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、抽出した情報を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象とするサイトのURLやフォルダのパスを任意で指定することが可能です。 OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求書番号、会社名、金額など）を自由に設定し、特定の情報だけを抽出することができます。 Slackへの通知では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、本文にOCRで読み取った情報を組み込むなど、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft SharePointとSlackをマイアプリ連携 Microsoft SharePointとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
連携前に、以下画像のようなファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
3.続いてSlackをマイアプリ登録します。
次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
うまくいかない場合、こちら を確認してください。
マイアプリにMicrosoft SharePointとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度ファイルを開いて確認し、関係部署へ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をSlackへ即座に通知します。これにより、一連の確認・通知業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとSlackを利用し、ファイル内容の確認や共有作業に手間を感じている方 SharePointで管理する請求書や申込書の内容を、手作業で確認・転記している経理や営業事務の方 OCR機能を活用した業務自動化に興味があり、具体的な活用事例を探しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードだけでOCRによる文字抽出とSlack通知が完結するため、手作業での内容確認や情報転記にかかる時間を短縮できます。 手作業でのデータ確認や転記作業がなくなることで、金額の読み間違いや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、抽出した情報を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象とするサイトのURLやフォルダのパスを任意で指定することが可能です。 OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求書番号、会社名、金額など）を自由に設定し、特定の情報だけを抽出することができます。 Slackへの通知では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、本文にOCRで読み取った情報を組み込むなど、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定 ※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら 」をクリックしてください。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。こちら
4.「サイトID」「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。アウトプット
ステップ4：Microsoft SharePointのファイルダウンロード設定 1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード 」をクリックしてください。
2.API接続設定を行います。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定 1.「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、下記のように選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ6：Slackの設定 1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る 」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
2.API接続設定を行います。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする 以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Microsoft SharePointとOCR機能を使ったその他の自動化例 Yoomでは、Microsoft SharePointを活用した、ほかにも様々な自動化テンプレートを提供しています!
ここでは、そのほかの便利な活用例をいくつかご紹介します。
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例 取引先が作成されたらMicrosoft SharePointのフォルダを作成したり、ファイルがアップロードされたら他ツールに追加したり通知したりできます。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに重要なファイルがアップロードされても、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointをファイル共有のハブとして利用しているチームの方 Google Chatでの情報共有を効率化し、通知漏れを防ぎたいと考えている方 手作業によるファイル更新の連絡に手間を感じているプロジェクト管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルが追加されると自動でGoogle Chatに通知が飛ぶため、確認や連絡に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。 手動での連絡による通知漏れや、更新の見落としといったヒューマンエラーを防げます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するように設定します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定のスペースに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の監視対象としたいサイト・フォルダを指定してください。 分岐条件は作成・更新で処理を分けるだけでなく、ファイル名に特定の単語が含まれる場合のみ通知するといった設定も可能です。 Google Chatでの通知では、通知先スペースを指定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePointとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用しているものの、両方に同じファイルを都度アップロードする作業に手間を感じていませんか。手作業による二重入力は時間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると自動でBoxにもファイルが追加されます。これにより、ファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxの両方を利用し、ファイルを手動で同期している方 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理の煩雑さやミスをなくしたいと考えている方 ファイル共有のプロセスを自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でBoxに連携されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「新しいファイルが作成されたら」といったアクションを設定します。 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、トリガーで検知したファイルをダウンロードするアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダを指定したり、特定のファイルの種類で絞り込んだりすることが可能です。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、追加先のフォルダを任意で指定でき、ファイル名を変更したり、メタデータを入力したりすることも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する
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■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申請内容を、手作業でPDFに変換してMicrosoft SharePointに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、内容が自動でPDF化され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されるため、一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方 フォームからの申請や報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方 ペーパーレス化を推進し、社内の情報共有やファイル管理を円滑にしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信を起点に、PDF生成からSharePointへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手作業による転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を元にPDFを生成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローをご利用の際は、Microsoft SharePointとの連携に一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認ください。
Salesforceに取引先が登録されたらSharePointにフォルダを作成する
試してみる
◼️概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成し、作成したフォルダのURLをSalesforceに登録するフローボットで
す。
こちらのフローボットを利用することで、Salesforceに取引先が登録されたら自動的にフォルダを作成し、取引先に関連するファイルをSharePointで管理することが可能です。
設定内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとSharePointを併用しており、普段から頻繁に2つのアプリケーションを切り替えている方。
このフローボットを利用すると、Salesforce上でのイベントに応じてSharePointに任意のフォルダを作成することができます。
◼️注意事項
・SharePointとSalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceに取引先を登録してから5~15分後にフローボットが起動します。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCR機能を使った便利な自動化例
ファイルが格納されたらOCRで読み取り、他ツールに追加したり通知できます。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
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■概要
従業員の入社手続きなどで、Dropboxに格納された書類情報を元に、手作業でGoogle Workspaceのアカウントを発行していませんか。この作業は、情報の転記ミスが発生しやすく、時間も要する業務です。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、OCR機能が書類から文字情報を自動で読み取り、その内容を基にGoogle Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加します。手作業によるアカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとGoogle Workspaceを用いており、手作業でのアカウント発行に手間を感じている方 書類からの情報転記を手作業で行っており、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 従業員のオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
書類のアップロードからアカウント発行までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てられます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを処理できるようにします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を元にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取り対象の書類から抽出したい「氏名」や「メールアドレス」といった項目を任意で設定できます。 Google Workspaceに新規ユーザーを追加する際、OCR機能で読み取った情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
DropboxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
取引先から受領した請求書などの帳票をGoogle Driveに保存した後、内容を目視で確認しながらGoogle スプレッドシートに転記する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が帳票の文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした転記作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した請求書や注文書の内容を手作業で転記している経理や営業事務の方 紙やPDFの帳票からのデータ入力を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている方 毎月発生する定型的な書類管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りから転記までが自動処理されるため、手作業でのデータ入力時間を短縮できます。 目視確認や手入力による転記ミス・漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保することで、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した帳票ファイルをダウンロードします。 さらに、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから会社名や金額などの必要な情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のスプレッドシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。 OCR機能では、読み取りたい帳票のフォーマットに合わせて、日付や金額、発行元といった抽出項目を自由に設定できます。 Google スプレッドシートにデータを追加する際、記録先のシートや、OCRで読み取ったどの情報をどの列に記録するかのマッピングを任意で設定できます。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知する業務は手間がかかるものであり、確認漏れや転記ミスが発生する可能性もあります。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveで受領した請求書などの内容を、手作業で確認し共有している経理担当者の方 紙の申込書などをスキャンしてOneDriveで管理し、チームへの共有を行っている方 書類の確認から通知までの一連の業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロードから内容の読み取り、チームへの通知までが自動化されるため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うため、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで、必要に応じて「分岐機能」を設定し、特定のファイルのみを処理するなどの条件を指定します。 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を含めたメッセージを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションでは、ファイルのアイテムIDにトリガーで取得した値を設定してください。 分岐機能では、ファイル名など任意の条件を設定することが可能です。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、請求書番号や日付など、抽出したい項目を自由に設定できます。 Microsoft Teamsに送信するメッセージは、通知先のチャネルや本文の内容を任意で設定し、OCRで抽出した情報を含めることも可能です。 ■注意事項
OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Slackで領収書ファイルが投稿されたら、OCRで読み取りfreee会計で経費申請を作成する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有される領収書の経費申請を手作業で行う際に、入力の手間や転記ミスに課題を感じていませんか。このワークフローは、Slackの特定チャンネルに領収書ファイルが投稿されると、OCR機能が内容を自動で読み取り、freee会計に経費申請を作成します。日々の面倒な経費精算業務を自動化し、申請漏れやミスを防ぎ、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackとfreee会計を利用し、手作業での経費申請に手間を感じている方 領収書の転記作業における入力ミスをなくし、精算業務の正確性を高めたい経理担当者の方 経費精算フローを自動化し、組織全体の生産性を向上させたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿を起点にfreee会計への経費申請までを自動化し、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。 OCR機能が領収書情報を正確に読み取るため、手入力による金額や日付の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Slackとfreee会計をYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿された領収書ファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでfreee会計の「経費申請の作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元に申請を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、領収書が投稿される特定のチャンネルを指定したり、「#経費精算」といったキーワードを含む投稿のみを対象にしたりと、柔軟な設定が可能です。 OCR機能では、ご利用の領収書フォーマットに合わせて、金額や日付、支払先といった読み取り対象の項目を任意でカスタマイズできます。 freee会計への経費申請を作成する際、OCR機能で取得した情報の他に、勘定科目などを固定値として設定したり、申請内容を動的に割り当てたりすることが可能です。 ■注意事項
Slackとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業担当者
・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方
・名刺情報の入力ミスを減らして顧客データベースの精度を高めたい方
・Notionで顧客情報を一元管理して検索や分析などを行い方
2.人事・総務担当者
・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方
・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
名刺交換はビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーション手段ですが、受け取った名刺を手作業でNotionのデータベースに入力するのは、入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することにより、AI-OCRが自動的に名刺情報を読み取り、Notionのデータベースへ必要な情報が追加されることで、手作業での入力作業が不要となり業務効率が大幅に改善します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より正確な顧客管理が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ 今回は、Microsoft SharePointとOCRを連携させて業務を自動化する方法についてご紹介しました。Microsoft SharePointにファイルをアップロードするという日常的な作業をきっかけに、OCRによるテキスト抽出、そしてチャットツールやメール、カレンダーへの連携まで、一連の流れを自動化できることをご理解いただけたのではないでしょうか。
手作業でのデータ確認や転記、関係者への連絡といった作業は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。
Yoomではプログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて、日々の業務フローを自動化することができます。
まずはテンプレートを使って、Microsoft SharePointとOCR連携による業務効率化を手軽に体験してみませんか？
きっと、あなたの働き方をよりスマートに、よりクリエイティブに変えるお手伝いができるはずです。
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