【ノーコードで実現】Microsoft SharePointとOCR機能を連携して業務を自動化する方法

多くの企業で、ファイル共有や情報管理の中心としてMicrosoft SharePointが活用されていますね。契約書、請求書、申込書など、日々たくさんの書類がMicrosoft SharePointにアップロードされていることでしょう。

ただ、アップロードされたファイルの内容を確認し、必要な情報を手作業で転記したり、関連部署に連絡したりする作業は、思った以上に時間がかかっていませんか？
特に、画像形式のPDFやスキャンされた書類だと、内容の把握や検索が難しく、業務が滞ってしまう原因になることもあります。

この記事では、Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCR技術で自動的に読み取り、その後の処理までスムーズに自動化する方法について解説しています。

手作業によるデータ入力の手間やミスを減らし、より効率的な業務フローを実現しませんか?

とにかく早く試したい方へ

「詳しい説明は後でいいから、まずは実際に試してみたい！」という方もいらっしゃるかもしれませんね。
Yoomには、Microsoft SharePointにアップロードされた任意のファイルから情報を読み取り、他ツールに連携する業務フローをすぐに試せる自動化テンプレートが用意されています。
以下のバナーをクリックして、自動化の世界を体験してみましょう！

Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、Microsoft SharePointにファイルがアップロードされると自動的にOCR技術を用いて内容を解析し、解析結果をSlackにリアルタイムで通知する業務ワークフローです。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、手作業による確認作業を大幅に削減できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを日常的に利用しているビジネスチームの方
・アップロードされたファイルの内容を迅速に共有したいと考えている管理者の方
・OCR機能を活用してドキュメントから自動的に情報を抽出したい方
・業務プロセスの自動化を進め、効率化を図りたい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointとOCRを組み合わせた様々な自動化の方法

Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCRで読み取るだけでなく、そのデータを様々なツールと連携させることで、業務効率化の可能性はさらに広がります。

例えば、読み取った内容をチャットツールに通知したり、メールで関係者に送信したり、カレンダーに予定を登録したり…
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？

チャットツールで通知する

Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取り、SlackやDiscordといったチャットツールに自動で通知する連携です。
関係者がファイルの内容をすぐに把握でき、スピーディーな対応が可能になります。
特に、チーム内で頻繁に書類を確認する必要がある場合に便利で、確認漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めるのに役立つでしょう。

Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する

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■概要
「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、Microsoft SharePointにファイルがアップロードされると自動的にOCR技術を用いて内容を解析し、解析結果をSlackにリアルタイムで通知する業務ワークフローです。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、手作業による確認作業を大幅に削減できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを日常的に利用しているビジネスチームの方
・アップロードされたファイルの内容を迅速に共有したいと考えている管理者の方
・OCR機能を活用してドキュメントから自動的に情報を抽出したい方
・業務プロセスの自動化を進め、効率化を図りたい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する

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■概要
「Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」ワークフローは、SharePointへのファイル管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルがSharePointにアップロードされる中、手動で内容を確認し、チームに共有するのは時間と労力がかかります。
特に、ファイルの内容を迅速に把握して共有する必要がある場合、効率的な方法が求められます。
このワークフローを活用すれば、SharePointにファイルがアップロードされた際に自動でOCR処理を行い、その内容をDiscordに通知します。
これにより、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が可能となり、業務の効率化を実現します。

■このフローをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して日常的にファイル管理を行っているビジネスユーザーの方
・Discordをチームのコミュニケーションツールとして使用している企業や団体
・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・OCR技術を利用してドキュメントの自動認識を導入したいIT担当者の方
・業務フローの自動化を検討しており、具体的なテンプレートを探している企業の経営者の方‍

■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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メールツールで通知する

こちらは、Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCR処理し、その内容をGmailやOutlookなどのメールツールで関係者に自動送信する連携方法です。
チャットツールを普段使わない部署や社外の関係者にも、書類の内容を確実に伝えられます。
メールとして記録が残るため、後から確認しやすいのもメリットです。

Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

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■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などの書類内容を確認し、関係者に都度通知する作業に手間を感じていませんか？
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、確認漏れや通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCRがファイル内容を自動で読み取り、その結果をGmailで指定の宛先に通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointで管理している書類の内容確認や通知を手作業で行っている方
・書類のOCR処理と関係者への情報共有を効率化したいと考えている経理や営業事務担当者の方
・手作業による通知漏れや内容の転記ミスを未然に防ぎたいと考えているチームリーダーの方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookで通知する

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■概要
「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookで通知する」ワークフローは、Microsoft SharePointに保存されたファイルをOCR技術で自動解析し、重要な情報をOutlookに通知します。
これにより、情報共有がスムーズになり、業務の効率化が図れます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理を行っている企業の担当者
・ファイル内容を迅速に共有したいと考えているチームリーダー
・手動でのデータ入力や通知作業を自動化したいと考えているIT管理者
・OCRを用いて文書のデータ化を行いたいユーザー

■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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スケジュールツールに予定を追加する

契約書や請求書など、特定の日付情報が含まれる書類がMicrosoft SharePointにアップロードされた際に、OCRで日付を読み取り、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーに自動で予定を登録します。
契約更新日や支払期日といった重要なスケジュールを自動でリマインド設定できるため、対応漏れを防ぎ、管理業務の負担を軽減することに繋がります。

Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Googleカレンダーに予定を追加する

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■概要
「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Googleカレンダーに予定を追加する」フローは、Microsoft SharePointに保存されたドキュメントを自動で解析し、重要な情報をGoogleカレンダーに反映する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力を減らし、スケジュール管理を効率化します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理を行っているが、情報の手動入力に手間を感じている方
・OCR技術を活用してドキュメントから自動的にデータを抽出したい方
・Googleカレンダーでのスケジュール管理をより効率的に運用したいチームリーダーや管理者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、日常業務の生産性向上を目指している方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookに予定を追加する

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■概要
Yoomを活用した「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookに予定を追加する」ワークフローは、Microsoft SharePointに保存されたドキュメントからテキスト情報を自動的に抽出し、Outlookカレンダーに予定として登録します。
この自動化により、手動でのデータ入力作業を削減し、業務の効率化を図ります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを日常的に利用し、ドキュメント管理を効率化したい方
・アップロードされた書類から自動的に予定を作成したいOutlookユーザー
・OCR技術を活用して書類情報をデジタル化し、業務プロセスを自動化したい方
・RPAやAIを導入し、業務の自動化を推進したいIT担当者

■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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アップロードされたファイルをOCRで読み取るフローを作ってみよう

ここでは、Yoomを使って「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」という自動化フローを作成する手順の概要をご紹介します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• Microsoft SharePointとSlackをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft SharePointのトリガー設定とSlackのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する

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■概要
「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、Microsoft SharePointにファイルがアップロードされると自動的にOCR技術を用いて内容を解析し、解析結果をSlackにリアルタイムで通知する業務ワークフローです。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、手作業による確認作業を大幅に削減できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを日常的に利用しているビジネスチームの方
・アップロードされたファイルの内容を迅速に共有したいと考えている管理者の方
・OCR機能を活用してドキュメントから自動的に情報を抽出したい方
・業務プロセスの自動化を進め、効率化を図りたい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1：Microsoft SharePointとSlackをマイアプリ連携

Microsoft SharePointとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、以下画像のようなファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしました。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointのアイコンを選択します。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

3.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Slackを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
表示された画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしてください。

次の画面で、「許可する」をクリックしてください。

うまくいかない場合、こちらを確認してください。

マイアプリにMicrosoft SharePointとSlackが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、Microsoft SharePointにファイルがアップロードされると自動的にOCR技術を用いて内容を解析し、解析結果をSlackにリアルタイムで通知する業務ワークフローです。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、手作業による確認作業を大幅に削減できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを日常的に利用しているビジネスチームの方
・アップロードされたファイルの内容を迅速に共有したいと考えている管理者の方
・OCR機能を活用してドキュメントから自動的に情報を抽出したい方
・業務プロセスの自動化を進め、効率化を図りたい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。

2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「サイトID」「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：Microsoft SharePointのファイルダウンロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「サイトID」「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。

「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3.詳細設定を行います。

「ファイルの添付方法」は、下記のように選択してください。
「抽出したい項目」は、以下画像のように入力しています。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
このアウトプットを、Slackに通知します。

アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

ステップ6：Slackの設定

1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにSlackに通知されます。

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

Microsoft SharePointとOCR機能を使ったその他の自動化例

Yoomでは、Microsoft SharePointを活用した、ほかにも様々な自動化テンプレートを提供しています!

ここでは、そのほかの便利な活用例をいくつかご紹介します。

Microsoft SharePointを使った便利な自動化例

取引先が作成されたらMicrosoft SharePointのフォルダを作成したり、ファイルがアップロードされたら他ツールに追加したり通知したりできます。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する」ワークフローを利用すると、作業の効率化が期待できます。
Microsoft SharePointへのファイルアップロードがGoogle Chatに通知されるため、情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル共有やコラボレーションを行っている方
・Microsoft SharePointにアップロードされたファイルを迅速にチームと共有したい方
・日常的にGoogle Chatを利用している企業やチーム
・ファイルがアップロードされた際に速やかにその情報を受け取りたい方
・手動でファイルアップロードの通知を行う手間を削減したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する

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■概要
「Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する」フローは、ファイル管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、SharePointに新しいファイルがアップロードされた際に、自動的にBoxにも同じファイルが追加されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用している企業のIT担当者
・ファイル管理の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
・業務プロセスの自動化を推進する経営者
・RPAやAIを活用した業務改善に関心がある方
・ドキュメントのセキュリティとバックアップを強化したい管理者

■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する」フローは、Googleフォームで収集した回答を自動的にPDF形式に変換し、Microsoft SharePointに保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ整理や保存作業の手間を省き、効率的なデータ管理が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して多数のデータを収集している方
・Microsoft SharePointでのデータ管理を強化したい方
・データの手動処理に時間を取られている業務担当者
・チーム内での情報共有を効率化したい方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者

■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceに取引先が登録されたらSharePointにフォルダを作成する

試してみる

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Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にSharePointにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに登録します。

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OCR機能を使った便利な自動化例

ファイルが格納されたらOCRで読み取り、他ツールに追加したり通知できます。
また、読み取った情報で経費申請を作成することも可能です。

Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

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■概要
「Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、Dropboxへのファイル保存をトリガーに新規ユーザーの追加が可能です。
手動作業の必要がなくなり、業務効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの保管や共有を行っている方
・Dropboxへの履歴書や雇用契約書の格納をトリガーとしてアクションを自動で実行したい方
・OCR技術を活用して迅速に書類の情報をデジタル化したい方
・Google Workspaceを活用している企業
・新規ユーザーの追加を効率的に行いたい方
・定型業務の自動化によって、手間を減らし業務効率を高めたいと考えている方

■注意事項
・DropboxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、帳票の情報が効率的に管理できます。
OCRで読み取った内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、手間が省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に使用して帳票管理を行っている方
・Google Driveにアップロードされた帳票を迅速に処理したい方
・OCR技術を活用して手書きの帳票をデジタル化したいと考えている方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っている方
・手入力の手間を省き、スピーディに帳票データを整理したい方

■注意事項
・Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで通知する

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■概要
「OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで通知する」フローは、OneDriveに新しいファイルが追加された際に自動でOCR処理を行い、その内容をMicrosoft Teamsに通知する業務ワークフローです。
ファイル内容の迅速な確認とチーム内での情報共有がスムーズに行え、日常業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを活用して多数のファイルを管理しているビジネスユーザーの方
・Microsoft Teamsでのチームコミュニケーションを強化したい方
・書類や画像からテキスト情報を自動で抽出したい方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者や業務改善担当者の方
・手動での情報共有に時間を取られているチームリーダーの方

■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Slackで領収書ファイルが投稿されたら、OCRで読み取りfreee会計で経費申請を作成する

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Slackでメッセージが投稿されたら自動的にfreee会計で経費を申請するフローです。

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名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する

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名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。

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まとめ

今回は、Microsoft SharePointとOCRを連携させて業務を自動化する方法についてご紹介しました。Microsoft SharePointにファイルをアップロードするという日常的な作業をきっかけに、OCRによるテキスト抽出、そしてチャットツールやメール、カレンダーへの連携まで、一連の流れを自動化できることをご理解いただけたのではないでしょうか。

手作業でのデータ確認や転記、関係者への連絡といった作業は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。
これらの作業を自動化することで、業務時間を削減できるのはもちろん、ミスを防ぎ、より正確でスピーディーな情報共有を実現できるはずです。

Yoomではプログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて、日々の業務フローを自動化することができます。

まずはテンプレートを使って、Microsoft SharePointとOCR連携による業務効率化を手軽に体験してみませんか？

きっと、あなたの働き方をよりスマートに、よりクリエイティブに変えるお手伝いができるはずです。

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