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現代のビジネス環境では、効率的な情報管理と業務の自動化が求められていますよね。同じ情報を何度も入力するのは本当に大変です。
kintoneやオフィスステーションを使っている方の中には、それぞれのシステムに手動で同じデータを入力する手間に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
実はこの2つのツールを連携させることで、情報入力/更新の作業を自動化することができます。
業務のストレスを減らし、よりスムーズに仕事を進めてみませんか？
本記事では、kintoneにレコードが登録された際に自動でオフィスステーションに連携し、情報を同期する方法について詳しく解説します。
特に情報の一元管理を求める営業チームやプロジェクト管理者の方々にとって必見の内容です！
ノーコードでの連携方法をぜひご覧ください！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
ここからは、「kintoneにレコードが登録されたらオフィスステーションに連携する」フローをご紹介します。
始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
Yoomを初めて利用される方は、初めてのYoomをチェックしてみてください。
お使いのkintoneとオフィスステーションをマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック
kintoneのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からkintoneを選択
(2)kintoneマイアプリ登録方法を参考に、マイアプリ登録をしましょう
オフィスステーションのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からオフィスステーションを選択
(2)オフィスステーションの新規登録画面で、連携するアカウント情報を入力
(3)マイアプリ登録が完了
Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)kintoneと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「レコードが登録されたら」を選択
(5)次へをクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)サブドメイン名は、URL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の「●●●●●●」部分を入力
(8)アプリIDは、URL内の「/k/●●/」の「●●●●●●」部分を入力
(9)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)kintoneと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)実行アクションは「レコードを取得する」を選択
(5)データベースの連携はアプリIDに、URL内の「/k/●●/」の「●●●●●●」部分を入力
(6)次へをクリック
■データベース操作の詳細設定
(7)取得したいレコードの条件を任意で設定
(8)テストをクリック
※この時、アプリトリガーで取得した値(アウトプット)を追加したい場合は、「取得した値：アウトプット」を追加する方法を追加する方法を参考に、任意で設定してください。
(9)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3オフィスステーションと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「従業員台帳の登録」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)従業員番号は、アウトプットからkintoneの情報を紐づけるように設定
(ここでは、{{従業員番号}}を設定)
(7)生年月日は、アウトプットからkintoneの情報を紐づけるように設定
(ここでは、{{生年 月日}}を設定)
※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！
今回ご紹介したフロー以外にもkintoneやオフィスステーションのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
kintoneのレコードが更新されたらオフィスステーションに連携することも可能です。
kintoneで登録された従業員情報をもとにして自動登録を行い、入力作業を効率化することができます。
更新が自動反映されるため、二重入力の手間が省け、情報の不一致やヒューマンエラーを防げるようになるでしょう。
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保つことができます。
従業員情報が追加されたら、自動でオフィスステーションにもデータの追加を行うため、手作業によるミスを防ぎ情報の正確性を保てるでしょう。
従業員情報が登録されると自動でオフィスステーションにも登録することができるため、手動作業の効率化につながります。
複数のシステムに同じデータを入力するのは大きな負担ですよね。
kintoneとオフィスステーションを連携することで、一度の入力で両方のシステムにデータが反映されるため、入力ミスのリスクも減ります。
プロジェクト管理者にとって、最新の情報をリアルタイムで共有することはとても大切ですよね。
kintoneとオフィスステーションを連携すると、どちらのシステムでも最新の情報が常に反映されるため、チーム全体での情報共有がスムーズになります。
kintoneとオフィスステーションの連携は、データ入力の手間を削減し、リアルタイムでの情報共有を実現するための強力なツールです。
kintoneとオフィスステーションの連携は、業務の効率化に大いに貢献することがわかりましたね。
これにより、手作業でのデータ入力が減り、ミスのリスクも軽減されるでしょう。
Yoomを利用すれば、手軽にアプリの連携ができるので、ぜひこの機会に自動化の一歩を踏み出してみてください！
あなたの業務を支える心強いパートナーになってくれるはずです。
今なら2週間の無料トライアルを体験できるので、ぜひこのチャンスを試してみてくださいね。
自動化によって業務のストレスを軽減し、従業員がクリエイティブな業務に集中できる環境を整え、組織全体の成長を目指していきましょう！
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