■概要
日々大量に届く問い合わせメールへの返信対応に、多くの時間を費やしていないでしょうか。一つひとつ内容を確認し、返信文を作成するのは手間がかかる業務です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際にOpenAIが返信文の草案を自動で作成し、Microsoft Teamsへ通知します。OpenAIによるメール対応の自動化を実現し、重要な業務に集中できる環境を構築しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしており、効率化を検討している方
- OpenAIを活用した自動化で、メール返信業務の生産性を高めたいと考えている方
- Microsoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、OpenAIが返信文案を自動で作成するため、定型的なメール対応に費やす時間を短縮できます。
- 担当者のスキルに依存せず、常に一定の品質で返信文案が生成されるため、対応品質のばらつきを防ぎ業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、OpenAI、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定します。トリガーで取得したメール内容を基に、返信文案を作成するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで生成されたテキストを任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールのキーワード（「問い合わせ」「資料請求」など）を任意で指定できます。
- OpenAIにテキスト生成を依頼する際のプロンプト（指示文）は自由にカスタマイズ可能です。受信メールの本文などの情報を変数として活用し、より精度の高い返信文案を作成できます。
- Microsoft Teamsへの通知先チャネルやメッセージ内容は任意で設定できます。OpenAIが生成したテキストだけでなく、元のメールの件名などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Gmail、OpenAI、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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