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「PDFで受け取った請求書や申込書、画像になっている部分のテキストを一つひとつ手で入力している…」
「スキャンされた書類のPDFから情報を転記する作業が面倒で、他の業務が進まない…」
このように、PDF内のテキスト情報の扱いに手間を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">PDFファイル内の画像から必要なテキスト情報だけを自動で読み取り、チャットツールに自動で通知できる仕組み</span>があればこれらのデータ入力作業をもっと簡単に行えるはずです。その結果、より重要な顧客対応や分析といったコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
PDF内からテキストを手動で転記している方は、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイル内の画像からテキスト情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールに保存されたPDFファイル内の画像から、テキスト情報を自動で読み取って業務を効率化する方法を具体的なテンプレートで紹介します。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">SalesforceのようなCRMサービスにアップロードされたPDFファイル内の画像から、OCR機能を用いてテキスト情報を自動で読み取る</span>フローです。顧客に関連する書類の情報を手入力する手間を省き、迅速かつ正確にデータを活用できます。
それではここから代表的な例として、Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しGoogle Chatに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Google Chat
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
マイアプリ連携方法はナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
※Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
※Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
はじめに、連携時に行うテスト用にSalesforceでPDFファイルをアップロードしましょう。
今回は例として名刺のサンプル画像をアップロードしました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にマイドメインURLを入力します。
マイドメインURLについてはボックス下部の注釈をご確認ください。
ここまで設定ができたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、Salesforceのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値をこの後の設定で活用します。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はこちらをご確認ください。
先ほど取得した内容をもとにファイルをダウンロードします。「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
ステップ3と同じく、再度マイドメインURLを入力してください。
コンテンツバージョンIDの欄にはSalesforceから取得した値が予め設定されているので、そのままテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
成功したら保存してください。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
先ほどダウンロードした画像ファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
上記2記事も併せてご参照ください。
ステップ3・4と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力しましょう。（例：会社名,名前,部署）
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIがPDFファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
先ほど抽出したテキスト情報をGoogle Chatで通知します。「メッセージを送信」をクリックしましょう。
これまでのステップと同様、アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずスペースのリソース名を候補から選択してください。
次にメッセージ内容を入力しましょう。
Salesforce・OCRから取得した値などを入力してカスタマイズしてください。なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
※メンションも可能です。設定方法はこちら。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
SalesforceにアップロードされたPDFファイルのテキスト情報が、Google Chatのスペースに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しGoogle Chatに通知する方法でした！
OCRやSalesforceのAPIを活用することで、書類処理や顧客管理に関する業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OCRを活用することで、紙やPDFのデータ入力を自動化できます。名刺や請求書などをスキャンしてデータ化し、管理ツールや通知ツールと連携すれば、入力作業の手間を削減し、確認漏れを防止できます。
特にバックオフィス業務や営業担当者に有効です！
Salesforceの自動化では、リードや商談の情報を他システムと連携することで、フォローアップや顧客対応が効率化されます。予定作成や見積書発行、メール送信を自動化すれば、営業活動に集中できる環境を整えられます。
営業チームやカスタマーサクセス部門で大きな効果を発揮します！
SalesforceにアップロードされたPDFファイル内の画像からテキストを自動で読み取ることで、<span class="mark-yellow">請求書や申込書などの書類情報を手入力する手間をなくし、ヒューマンエラーのない正確なデータ管理を実現</span>します。
これにより担当者は面倒な入力作業から解放され、顧客との関係構築といった本来の業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：どのようなPDFでも読み取れますか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。詳しくはこちらをご参照ください。
Q：Google DriveなどにアップロードしたPDFでも読み取れますか？
A：可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面でSalesforceのトリガーをGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、アクションを「ファイルをダウンロードする」等に変更してください。
Q：抽出したテキストを再度Salesforceに連携できますか？
A：可能です。Google ChatのアクションをSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを更新」など、ご自身の業務に合わせたアクションに変更して設定してください。
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